Инвентаризация материалов и учет ее результатов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация материалов и учет ее результатов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Наказание конкретно за непроведение инвентаризации в общем случае законом не предусмотрено. Пострадать здесь могут только отдельные компании, которые занимаются некоторыми «специфическими» видами деятельности.
Как провести инвентаризацию и оформить ее результаты
Подготовка к инвентаризации
На этом этапе нужно принять решение об инвентаризации, назначить инвентаризационную комиссию и собрать исходные документы.
Решение об инвентаризации и состав комиссии необходимо утвердить приказом руководителя (форма ИНВ-22). Этот приказ нужно зарегистрировать в специальном журнале учета (форма ИНВ-23).
Здесь и далее будем приводить коды форм документов в соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Эти бланки с 2013 года не обязательны для применения, и организация имеет право утвердить свои формы. Но на практике большинство компаний при проведении инвентаризации продолжают использовать привычные бланки.
Инвентаризационная комиссия должна состоять не менее, чем из двух человек. Как правило, в нее входят представители администрации компании и финансовых служб. Если в организации есть подразделение внутреннего аудита, то его представитель обязательно участвует в инвентаризациях. С учетом специфики проверяемых объектов в комиссию могут быть включены и другие сотрудники: технические специалисты, юристы и т.д.
Поводы для назначения инвентаризации
В соответствии с законодательными документами инвентаризация непременно назначается к проведению организациями независимо от их формы собственности в следующих обстоятельствах:
- при реализации, покупке либо сдаче в аренду материального имущества;
- если организация реорганизуется или официально ликвидируется;
- когда на том или ином участке сменяется лицо, несущее материальную ответственность;
- в случаях, когда муниципальная организация или госпредприятие преобразовываются в другую форму собственности;
- при констатации совершения фактов воровства (хищения), нарушения условий хранения, перемещения и отпуска товаров, выявления злоупотреблений и пр.;
- после окончания действия внезапно наступивших экстремальных условий – аварийных происшествий, стихийных бедствий, катастроф, иных чрезвычайных ситуаций;
- при любых обстоятельствах, минимум 1 раз в год перед оформлением годового отчета по бухгалтерии (если инвентаризацию проводили после 01 октября текущего года, этого достаточно).
К СВЕДЕНИЮ! Если материальную ответственность несет не отдельное лицо, а группа, например, бригада, то поводом для инвентаризации может стать как смена руководителя этой группы (бригадира) или более половины ее состава, так и просьба любого члена группы.
Недостающие материальные ценности учитываются по фактической себестоимости, а основные средства – по остаточной.
В налоговом учете потери от недостачи и порчи товарно-материальных ценностей при их хранении и транспортировке в пределах норм естественной убыли считаются материальными расходами. Но только в случае утверждения этих норм в порядке, который установлен постановлением Правительства от 12 ноября 2002 г. № 814. Если это сделано раньше, то на сумму недостач уменьшать облагаемую прибыль нельзя.
Пример
В производственном отделе аптеки в ходе инвентаризации выявлена недостача этилового спирта в количестве 0,2 л на сумму 108 руб. Она образовалась при изготовлении лекарственных средств.
Приказом Минздрава от 20 июля 2001 г. № 284 норма естественной убыли по спирту этиловому равна 1,9 процента к его количеству, реализованному за период между инвентаризациями.
Для установления нормативного количества спирта бухгалтер сделал расчет.
С момента предыдущей инвентаризации при изготовлении лекарств использовано 11 л спирта, поэтому на затраты можно списать 0,209 л (11 л х 1,9%) спирта.
Таким образом, на расходы по производству можно списать недостачу в полном объеме (0,2
В учете сделаны проводки:
Дебет 94 Кредит 10-1
– 108 руб. – выявлена недостача спирта;
Дебет 20 Кредит 94
– 108 руб. – списана на расходы недостача в пределах норм естественной убыли.
Поскольку данная норма утверждена до установления порядка Правительства (до 12 ноября 2002 г.), в налоговом учете сумма недостачи не уменьшает налогооблагаемую прибыль.
–конец примера–
В учете недостача сверх норм и при их отсутствии отражается проводками:
Дебет 94 Кредит 01, 04, 10, 40, 43
Дебет 19 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– восстановлен ранее зачтенный НДС по недостающему имуществу;
Дебет 94 Кредит 19
– включен в стоимость недостающих ценностей восстановленный НДС;
Дебет 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94
– отнесена на счет виновного лица недостача (включая НДС);
Дебет 70 Кредит 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»
– удержана из зарплаты работника сумма недостачи.
Обратите внимание: размер удержания из зарплаты работника при каждой ее выплате ограничен 20 или 50 процентами (ст. 138 ТК).
Если виновники недостачи не установлены или суд отказал в ее взыскании, то убытки списываются в дебет счета 91-2 «Прочие расходы». В налоговом учете на основании подпункта 5 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса эти убытки признаются внереализационными расходами. Но только при наличии документа из милиции, подтверждающего отсутствие виновных.
В ходе инвентаризации бывают ситуации, когда у материально ответственного лица одновременно выявляются недостача и излишки. Если это материальные ценности одного наименования, то возникшую пересортицу можно исправить в учете, сделав зачет излишков и недостач. Причем только в равных количествах.
Обратите внимание: взыскание недостачи с виновного лица, списание ее на расходы, зачет излишков и недостач производятся по письменному распоряжению руководителя фирмы.
Законодатель отмечает в числе первоочередных целей инвентаризации урегулированиерасчетов с банком по кредитам: краткосрочным и долгосрочным (сч. 66, 67 бухгалтерского учета). Инвентаризируют обязательства в разрезе каждого заключенного кредитного договора, по видам займов, по заимодавцам (банкам и иным учреждениям). Проверяется правомерность отнесения кредитов и займов на соответствующий счет по срокам погашения: более года либо менее года. Сверяются расчеты по начисленным организации процентам. Такие расчеты должны быть учтены отдельно от сумм основного кредита, займа. Отдельно должны отражаться в учете и просроченные, неоплаченные в установленные сроки кредиты и займы.
Инвентаризация расчетов с бюджетом по налогам (сч. 68) и по страховым суммам (сч. 69) означает прежде всего сверку сумм по соответствующим субсчетам и данных, декларируемых организацией при сдаче отчетности: по каждому виду налога, страхового взноса. Члены инвентаризационной комиссии обязаны обратить внимание на своевременность сдачи отчетности (т.е. декларирования задолженности) и перечисления средств. При обнаружении задолженности по указанным счетам также обращается внимание на дату, когда она образовалась.
При работе с расчетами, обязательствами покупателей и заказчиков (сч. 62) активно применяются акты сверок с ними. Аналитический учет ведется по контрагентам – отражается задолженность, как правило, выделяются полученные от них авансы.
Указанные данные должны в ходе инвентаризации выявить:
- задолженность, с которой деловые партнеры согласны;
- несогласованную задолженность;
- безнадежную задолженность, по которой срок исковой давности истек (3 года с момента образования), либо должник неплатежеспособен.
Обращают внимание на соблюдение всех законных процедур, документирование при списании безнадежной задолженности: наличие письменного обоснования, приказа руководителя на списание.
Важно! Долг неплатежеспособного партнера еще 5 лет учитывают за балансом на счете 007, чтобы истребовать его, если финансовое положение должника улучшится.
Инвентаризация расчетов с поставщиками, подрядчиками (сч. 60) в основном делается по тем же принципам – в разрезе контрагентов, выделяются выданные им авансы, анализируется целесообразность их выдачи. Проверяется соответствие сверенных данных по двусторонним актам с поставщиками и данных бухгалтерского учета.
В результате инвентаризации определяется:
- задолженность, согласованная с кредиторами;
- суммы задолженности, с которыми кредиторы не согласны;
- суммы, по которым срок взыскания истек.
Если «кредиторка» списывалась, проверяются правильность оформления документов по списанию.
Инвентаризируя средства, выданные под отчет (сч. 71), обращают внимание на:
- соблюдение сотрудниками порядка возврата выданных сумм, сдачи авансовых отчетов;
- соблюдение порядка выдачи – деньги должны выдаваться только сотрудникам, внесенным в соответствующий приказ;
- соблюдение порядка использования выданных средств – не передавались ли они после выдачи под отчет другому лицу.
Подотчетные суммы выдаются по распоряжению руководителя или по заявлению подотчетного лица на каждую сумму. Эти документы подлежат обязательной проверке.
По расчетам с персоналом (сч. 70, 73) в первую очередь инвентаризируется оплата труда – сверкой первичных ведомостей с данными бухгалтерских регистров; устанавливается правильность набора и переноса данных. При обнаружении переплат анализируются причины таких нетипичных явлений. Выявляются депонированные суммы и принимаются решения об их перечислении либо устранении задолженности иным способом.
Прочие расчеты с работниками, не связанные с подотчетом и зарплатой, тоже проверяются. Это могут быть расчеты по займам работникам, по добровольному возмещению материального ущерба, иные расчеты организации с персоналом. Инвентаризируются эти обязательства по видам, проверяются документы, подтверждающие правомерность расчетов, например: акты о браке, приказы, договоры займа.
Порядок проведения инвентаризации материально-производственных запасов
Все его положения и особенности регламентированы вышеназванными методическими указаниями, утвержденными 13 07 95 Минфином РФ. В соответствии с ними выделяют такие этапы:
1. Подготовка – опломбирование хранилищ и складов, сбор расписок и отчетов от материально ответственных лиц.
2. Проверка наличия товарных ценностей сплошным методом, то есть путем наружного осмотра и пересчета (причем не делая ни одного исключения).
3. Взвешивание и обмер для определения массы, объема, соответствия нормальным геометрическим характеристикам – с обязательной фиксацией результата.
4. Выяснение полноты пакета сопутствующих деловых бумаг – устанавливается, есть ли все необходимые инструкции по монтажу и эксплуатации, в порядке ли технические паспорта, полна ли заявленная комплектация.
5. Составление актов, описей, сличительных ведомостей – для подтверждения итогов натуральной или другой ревизии, а также при обнаружении расхождений (для их дальнейшего исправления).
В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).
Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н).
Проводки будут такие.
|
Проводка |
Операция |
|
Д 94 — К 10 (41, 43) |
Списана стоимость утраченного имущества |
|
Д 20 (25, 26, 44) — К 94 |
Списана недостача в пределах норм естественной убыли |
Оформление итогов инвентаризации
После пересчета остатков и составления описей последние подписываются членами инвентаризационной комиссии. Если в описи отсутствует подпись хотя бы одного члена комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку в том, что проверка проходила в их присутствии и никаких претензий к членам комиссии они не имеют.
Далее подписанные описи передаются в бухгалтерию, где сверяются с данными бухучета.
Если по итогам проведенной инвентаризации выявляются расхождения между сведениями инвентаризационного акта и данными бухгалтерского учета, организация должна будет составить сличительные ведомости (форма № инв-19 по ОКУД 0309018). В них фиксируют суммы излишков и недостач.
На товарные остатки, не принадлежащие организации, но находящиеся у нее на хранении, составляются отдельные ведомости. Сличительные ведомости подписываются главным бухгалтером и материально ответственным лицом. После составления ведомостей руководитель организации подписывает приказ об утверждении итогов инвентаризации.
Выявленные излишки остатков продукции приходуются по рыночной стоимости. Соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты или увеличение доходов. Недостача же в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения.
Недостача продукции сверх норм естественной убыли возмещается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены, все убытки от недостачи списываются на финансовые результаты или увеличение расходов (п. 28 приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н).
В документах, оформляемых списание недостачи сверх норм, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц. Результаты инвентаризации отражаются в учете того месяца, в котором она была завершена. По годовой инвентаризации – в годовом отчете.
Инвентаризация на предприятии шаг за шагом
Рассмотрим пошаговый порядок проведения инвентаризации. Процедура ни в чем не должна противоречить вышеупомянутым Методическим указаниям.
-
Подготовка. Перед началом инвентаризации нужно предпринять ряд обязательных мероприятий:
- оформление руководителем приказа о проведении инвентаризации на предприятии;
- контроль готовности инвентаризационной комиссии (или ее первичное назначение, если инвентаризацию проводят в первый раз);
- установление дат проверки;
- утверждение перечня инвентаризируемых фондов;
- вручение инвентаризационной комиссии самых свежих данных, касающихся учета имущественных активов, в форме расписок от лиц с материальной ответственностью.
- Фактическое проведение проверки. Члены инвентаризационной комиссии в полном составе проверяют (замеряют, выявляют, анализируют) фактическое наличие, количественное выражение, положение имущественных ценностей и/или коммерческих договоренностей. Для этого комиссии создаются все необходимые условия (работу предприятия допустимо приостановить на срок до 3 дней, руководитель обязан выдать все необходимые приборы, инструментарий и тару для обмера, взвешивания и других методов проверки, при необходимости предоставить рабочую силу для практической помощи, например, в перемещении имущества). При процессе обязан присутствовать материально ответственный за данный участок сотрудник. Если проверка растягивается на несколько дней, то, покидая место инвентаризации, комиссия обязана опечатать его.
- Опись. Занесение полученных результатов в инвентаризационные акты (они составляются в нескольких экземплярах, минимум в 2). Отдельно фиксируются результаты по собственному, арендованному или сохраняемому имуществу.
- Документальный анализ. Сравнение задокументированной информации с имеющейся в бумагах бухгалтерии. Фиксация соответствия или установление разночтений. При констатации несоответствий заполняется сличительная ведомость с формулировкой причины нестыковки.
-
Оформление результатов. По итогам контрольной проверки бухгалтерские данные нужно привести в полную идентичность с реальными. Для этого предусмотрены различные механизмы:
- зачет средств (взаимозачет);
- списание убыли;
- оприходование излишков;
- отнесение на виновных лиц.
Выявлена недостача ОС
При обнаружении недостачи отражается выбытие объекта ОС (п. 40-42 ФСБУ 6/2020). Списание объекта оформляется актом (форма № ОС-4), утверждаемым руководителем организации. На основании этого акта, переданного бухгалтерской службе, в инвентарной карточке (форма № ОС-6) делается отметка о выбытии.
В бухгалтерском учете отражается:
- Дебет 01.«Выбытие основных средств» Кредит 01. «Первоначальная стоимость» — списана первоначальная стоимость ОС;
- Дебет 02 Кредит 01.«Выбытие основных средств» — списана накопленная амортизация;
- Дебет 94 Кредит 01.«Выбытие основных средств» — списана остаточная стоимость объекта.
В зависимости от наличия виновного лица недостача списывается:
- Дебет 73 Кредит 94 — установлено виновное в недостаче лицо;
- Дебет 73 Кредит 98 — отражена разница между рыночной и остаточной стоимостью имущества;
- Дебет 51 Кредит 73 — взыскан ущерб в размере рыночной стоимости имущества с виновного лица;
- Дебет 98 Кредит 91.«Прочие доходы» — признан прочий доход;
- Дебет 91.«Прочие расходы» Кредит 94 — конкретный виновник отсутствует.
Преимущества инвентаризации для сотрудников
Как показывает практика, регулярный и фактический пересчет – лучший способ для своевременного выявления недобросовестных действий со стороны работников. Это могут быть как целенаправленные действия, так и ошибки, связанные с человеческим фактором, безответственностью.
Если переучет рассматривается как формальность, то пользы от него будет мало. Документы с данными, не соответствующими действительности, никому не нужны. Поэтому очень важно вносить в бланки и ведомости только реальные сведения.
Как правило, фиктивная документация является следствием:
- Повышенной загруженности сотрудников;
- Проведения недобросовестных действий и махинаций по отношению к ТМЦ.
Списание сумм недостач на виновное лицо
Суммы недостач, выявленные при инвентаризации имущества, списываются на виновное лицо в следующих случаях:
если виновное лицо несет полную материальную ответственность за сохранность товарно — материальных ценностей и активов;
если работник признан виновным по решению суда.
Сумма недостач ценностей, учтенная по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», списывается на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Определение размера ущерба, причиненного организации, осуществляется на основании ст.121.3 КЗоТ РФ по фактическим потерям, на основании данных бухгалтерского учета, исходя из балансовой стоимости (себестоимости) материальных ценностей за вычетом износа по установленным нормам.
Для предприятий торговли и общественного питания размер ущерба, причиненного недостачей продукции и товаров, определяется по ценам, установленным для продажи этой продукции и товаров (ст.121.3 КЗоТ РФ).
Согласно ст.15 ГК РФ лицо, которому причинен ущерб, вправе требовать возмещения убытков и упущенной выгоды. Недостача ценностей, с одной стороны, явилась причиной того, что организация не получила доход от оборота ценностей, а с другой — обусловила возникновение дополнительных расходов на приобретение недостающих ценностей. Это означает, что по решению руководителя организации недостача с виновного лица может быть взыскана не по фактической себестоимости недостающих ценностей, а по рыночным (для организаций торговли — продажным) ценам, по которым эти ценности будут вновь приобретены. Данный порядок определения суммы ущерба закрепляет ст.121.3 КЗоТ РФ, на основании которой при недостаче материальных ценностей ущерб определяется по ценам, действующим в данной местности на день причинения ущерба.
Порядок проведения инвентаризации тмц и ее учет в бухгалтерии.
- ИНВ-5 «Инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение» — данная форма предназначена для отражения данных о материалах, переданных на хранение на склады других организаций, данные для заполнения берутся из документов, подтверждающих передачу на ответственное хранение;
- ИНВ-6 «Акт инвентаризации расчетов за ТМЦ, находящихся в пути» — форма предназначена для учета материалов, купленных организацией, но еще не полученных от поставщика, сведения берутся из документов, подтверждающих оплату и покупку ценностей.
В процессе заполнения указанных выше форм указываются следующие данные:
- наименование материалов;
- номенклатурный номер, артикул;
- количество;
- стоимость;
- другие необходимые сведения.
После того, как описи заполнены, данные из них переносятся в сличительные ведомости.
Как проводится инвентаризация материалов в 2018 году
При этом после отражения счет 94 следует закрывать.Акт инвентаризации ТМЦ При этом отнести недостачу можно на три статьи:
- на затраты, являющиеся запланированными в соответствии с принятыми на предприятии нормами естественной убыли. В данном случае применяется дебит 20 и кредит 94, в которых следует отразить списание выявленной недостачи, вписав ее в нормы принятой естественной убыли;
- на виновных лиц.
В этом случае списание проводится по счет 73 дебит и 94 кредит, где отражаются списании вследствие образования недостачи по вине третьих лиц. Далее сумму выявленной нехватки средств следует удержать из причитающихся виновному лицу выплат;
- финансовые результаты. Еще одной статьей, по которой можно списать недостачу, является дебетовый счет 91 и кредит 94, где полагается отражать недостачи, образующиеся вследствие превышения норм естественной убыли.
Как провести инвентаризацию и оформить ее результаты
Подготовка к инвентаризации
На этом этапе нужно принять решение об инвентаризации, назначить инвентаризационную комиссию и собрать исходные документы.
Решение об инвентаризации и состав комиссии необходимо утвердить приказом руководителя (форма ИНВ-22). Этот приказ нужно зарегистрировать в специальном журнале учета (форма ИНВ-23).
Здесь и далее будем приводить коды форм документов в соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Эти бланки с 2013 года не обязательны для применения, и организация имеет право утвердить свои формы. Но на практике большинство компаний при проведении инвентаризации продолжают использовать привычные бланки.
Инвентаризационная комиссия должна состоять не менее, чем из двух человек. Как правило, в нее входят представители администрации компании и финансовых служб. Если в организации есть подразделение внутреннего аудита, то его представитель обязательно участвует в инвентаризациях. С учетом специфики проверяемых объектов в комиссию могут быть включены и другие сотрудники: технические специалисты, юристы и т.д.
Материально ответственное лицо (МОЛ) не может входить в состав комиссии, но его присутствие при проверке обязательно.