Для чего нужно рекомендательное письмо сотруднику и как его составить?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Для чего нужно рекомендательное письмо сотруднику и как его составить?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Довольно часто при составлении рекомендательного письма допускаются ошибки. Поэтому важно знать моменты, которые не желательно указывать в этом документе. Например, следует воздерживаться от негативных отзывов, особенно если они не подтверждены конкретными фактами.

Чего не следует писать в рекомендациях

Несмотря на то, что составление рекомендации полностью отдано на откуп работодателя, при её написании следует придерживаться определенных правил и избегать некоторых вещей.

В частности, нужно стараться не давать негативных, ничем не подкрепленных отзывов (т.е. писать такие, конечно, не возбраняется, но только, если тому есть доказательства и подтверждения, например, письменные свидетельства о дисциплинарных взысканиях и т.п.), но тут же следует иметь ввиду, что такой документ вряд ли будет когда-либо применён по назначению.

В рекомендацию не следует вносить недостоверную, непроверенную или заведомо ложную информацию – при вскрытии таковых фактов пострадает репутация не только того, кому выдан документ, но и того, кто его выдал.

Что нужно знать о правилах составления документа?

1. Ключевая цель письма – «реклама» соискателя. Поэтому, помимо главных достоинств, важно упомянуть о профессиональных качествах. То есть, об успешном опыте работы, о том, что соискатель – личность творческая, креативная, неординарная, ответственная и пр.
2. Объем письма не должен быть более 1-й страницы. Все достоинства описываются четко и кратно, а в конце обязательно должна присутствовать фраза о том, что человека рекомендуют на определенную должность либо для определенной работы.
3. Как таковых, образцов письма не существует, и сама бумага носит лишь информативный характер, но существуют определенные правила оформления таких деловых писем.
4. Стиль речи в письме допускается исключительно деловой. Не применяются художественные фразы или же фразы, особо не несущие смысловой нагрузки («вода»). Также лишним будет избыточный пафос или примитивные расплывчатые характеристики сотрудника вроде «плохой/хороший».
5. Обязательно в письме указывается его составитель , а сам документ должно заверить «автографом» и печатью его составляющее лицо.
6. Пишут документ исключительно на фирменном бланке компании.
7. Одна рекомендация – хорошо, а 3 – лучше! Пишут их те, кто действительно может за вас поручиться.
8. Дата написания документа также имеет значение. Желательно, чтобы возраст письма на момент поиска работы составлял не более 1-го года. Что касается писем 10-летней давности – они силы уже не имеют (сотрудник развивается, получает новый опыт и навыки). При наличии только одной (и то – очень старой) рекомендации лучше не демонстрировать ее вовсе либо попросить составителя документа об ее обновлении. На заметку: никогда не выкидывайте оригиналы таких документов и обязательно делайте их копии.
9. Чтобы «зацепить» интерес и доверие работодателя , следует указывать в письме не только сильные, но и (как ни странно) слабые стороны соискателя. «Напомаженная» идеальная характеристика только отпугнет работодателя. Увлекаться, конечно, не стоит, но отметить нужно.
10. При указании личностных черт сотрудника не помешает привести и факты , которые бы доказывали описанные достоинства.
11. Рекомендательные письма, получаемые из крохотных компаний , увы, большого доверия обычно не вызывают. Причина проста – существует вероятность, что письмо составлено и написано «по большой дружбе». Поэтому если вы пришли как раз из такой маленькой компании, позаботьтесь о том, чтобы ваше рекомендательное письмо было идеальным – без пошлого пафоса, исключительно в деловом ключе, с указанием слабых сторон и пр.
12. Сегодня не менее важны и устные рекомендации. Причем, работодатели иногда больше доверяют именно им: личное прямое общение с бывшим руководством и коллегами соискателя на поверку оказывается более ценным, чем само письмо – есть возможность задать дополнительные вопросы. Поэтому многие соискатели указывают телефоны для получения таких рекомендаций прямо в резюме.
13. Важно помнить, что новое руководство, которое принимает вас на работу, может позвонить по номерам, указанным в рекомендациях. Поэтому не стоит писать «липовых» фиктивных бумаг, чтобы потом не оказаться у разбитого корыта и без престижной работы из-за такой маленькой лжи. И даже в случае, если письмо пишет непосредственно руководитель, который отпускает вас на вольные хлеба с дружеским рукопожатием, следует обязательно заручиться его согласием на подтверждение подлинности документа (если оно понадобится) и на возможный разговор с новым руководством, у которого могут возникнуть дополнительные вопросы.
14. Не следует также отправлять рекомендательные письма одновременно с резюме. Оставьте письма на потом. Иначе создается впечатление, что соискатель настолько не уверен в своих силах, что сразу использует все свои «козыри» внешней поддержки. Рекомендуется предоставлять эти бумаги либо по требованию, или же на следующей стадии переговоров. Отправляя же резюме, можно просто мягко и ненавязчиво подчеркнуть свою готовность – в случае необходимости предоставить такие рекомендации.

Как отправить сотруднику?

Рекомендательное письмо может быть предоставлено лично по запросу бывшего работника или работодателя, а так же отправлено по почте. В случае пересылки рекомендации опять же стоит придерживаться правил по отправке деловых писем.

Чаще всего данное письмо должно быть зарегистрировано, как исходящий документ с проставлением даты. Однако, если новый работодатель не требует бумажный вариант, то письмо может быть просто отправлено по электронной почте.

Если рекомендательное письмо отправляется сотруднику, то в дальнейшем он может пересылать его по месту требования, а так же использовать, как приложение в своем резюме.

Рекомендация, как устная, так и письменная, безусловно, поможет быстрее устроиться вам на работу и заранее зарекомендовать себя хорошим сотрудником. Именно поэтому, уходя с одного места работы, не стоит обрывать все связи, а уж тем более высказывать негатив. К сожалению, в вопросе рекомендаций большую роль может сыграть человеческий фактор. Не стоит забывать о взаимной вежливости и акцентируйте внимание на положительных аспектах предыдущей работы.

Рекомендация для домработницы

Отдельного внимания заслуживает вопрос трудоустройства граждан в том случае, когда работодателем является физическое лицо. Обычно это няни, садовники, гувернантки или домработницы. Здесь трудовая книжка вряд ли потребуется. Чтобы устроиться в семью, необходимо иметь при себе: резюме, паспорт и рекомендательное письмо от бывших хозяев. Некоторые требуют предоставить и санитарную книжку. Это только на первый взгляд кажется, что легко выбрать человека для работы по дому. На самом деле все намного сложнее. Ведь, по сути, это – посторонний человек. По его внешнему виду трудно определить, на что он способен. Хочется узнать мнение тех, кто знал этого работника раньше. Поэтому новые хозяева, как правило, требуют предоставить им рекомендации с прошлых мест работы. Что должен содержать в себе такой документ? Текст рекомендательного письма для этой категории работников обычно составляется произвольно. В нем бывшие хозяева обязаны дать подробную характеристику своей помощнице. Для такой профессии особенно важными являются следующие качества:

1. Профессионализм. То есть кандидат хорошо знать порядок и технологию проведения уборки.
2. Честность и порядочность. Это особенно важно, ведь эта работница часто будет оставаться дома одна. Хозяева должны понимать, стоит ли ей доверять.
3. Чистоплотность. Грязнуля и неряха не сможет содержать дом в порядке.
4. Энергичность. С подобной работой смогут справиться только активные и жизнерадостные люди.
5. Разговорчивость. Работница, привыкшая много болтать, не сможет хранить семейные секреты.
6. Вредные привычки. Лучше, если новые хозяева узнают о них сразу и решат, подойдет ли им такой работник.

Все это обязательно нужно отразить в тексте письма. Для хорошего работника такая информация будет отличной рекомендацией и гарантией трудоустройства.

Как и кем заверяется рекомендательное письмо

Заверить рекомендательное письмо должен непосредственный руководитель сотрудника. Это может быть начальник структурного подразделения, отдела, филиала. На сегодняшний день такие полномочия постепенно передаются кадровым подразделениям, по причине расширения их полномочий, в частности менеджерам по персоналу.

Если соискатель работы является студентом, то рекомендательное письмо должно быть подписано деканом, заведующим кафедрой и, в крайнем случае, ректором, что встречается нечасто. В случае, когда студент проходил обучение на курсах повышения квалификации или присутствовал на подготовительных курсах, то именно руководителю курсов отводится роль составителя рекомендательного письма, он же и ставит свою подпись на бумаге.

Оформление рекомендательного письма работнику желательно осуществлять на фирменном бланке организации.

Суть рекомендательного письма

Письмом-рекомендацией называют документ с характеристикой сотрудника. Он формируется предыдущим работодателем и направляется в адрес потенциального. Шансы увольняющегося сотрудника устроиться на новом месте повышаются, но это совсем не обеспечивает ему гарантии трудоустройства.

Тем не менее рекомендация дает потенциальному руководству четкое представление о претенденте на вакансию, в том числе о его личностных качествах и причинах увольнения с предыдущего места работы. Практика отправки рекомендательных писем на данный момент пока не сильно распространена у нас в стране, а потому полноценных требований по составлению таких писем не сформировано.

И все же краткую инструкцию по оформлению рекомендаций желательно иметь при себе каждому руководителю.

Насчет обязанности работодателя предоставлять бывшему сотруднику данный документ в действующем трудовом законодательстве РФ ничего не говорится. Это значит, что у руководителя есть право решать самому, давать рекомендацию работнику или нет.

Поэтому сотруднику не стоит портить отношения со своим начальником, чтобы иметь шанс получить от него письмо-рекомендацию. К тому же работник сможет обеспечить себе документально зафиксированные положительные отзывы.

Итак, рекомендательное письмо с места работы является профессиональной и личностной характеристикой соискателя, которая будет оцениваться потенциальным работодателем. В основном учитываются следующие пункты:

• профессиональные качества;

• навыки и знания;

• уровень коммуникабельности.

Ошибки и неуместная информация в рекомендательных письмах

Зачастую неграмотно оформленная рекомендация не только никак не помогает соискателю в устройстве на новую должность, но и препятствует этому.

Для того чтобы ваше письмо-рекомендация действительно прибавляло вес предоставленному сотрудником резюме, не допускайте следующих ошибок:

• Желательно предварительно ознакомиться с вакансией, на которую претендует ваш подчиненный. Внимательно изучите требования к данной должности и ориентируйтесь на них при составлении письма.

• Избегайте использования ярких цветов в оформлении документа. Не нужно также злоупотреблять иллюстрациями, диаграммами и т. п. Обычного текста, оформленного в строгом деловом стиле, будет достаточно.

• Не перебарщивайте с похвалой и восторгами в адрес рекомендуемого. Такой текст вряд ли вызовет у потенциального работодателя доверие.

• В то же время не следует подвергать работника излишней критике. Ведь письмо составляется с целью рекомендовать сотрудника, а не принизить его.

Вариации рекомендательных документов

Прежде чем перейти к тому, как составить рекомендательное письмо, необходимо разобраться какие существуют виды документов. Условно рекомендательные письма можно разделить на несколько видов:

1. стандартная рекомендация — перечисляются положительные качества сотрудника и его профессиональные заслуги.
2. «Саморекомендация» — составляется самим сотрудником и заверяется в отделе кадров. Такой документ носит формальный характер.
3. Прямой отзыв работодателя — пишется подробно рекрутером на конкретного сотрудника со слов руководства.

Письмо представителя организации — типичная характеристика по установленной на предприятии форме. Применяется в крупных компаниях с большим штатом, где директор лично не знаком со всеми подчиненными.

Как правило, при составлении такого письма, не используют конкретный его вид. Обычно их дают следующие лица:

• научный руководитель;
• руководитель стажировки или практики;
• координатор проекта;
• начальники разных уровней;
• партнеры.

Куда и как отправлять?

Рекрутеры не советуют отправлять рекомендательные письма сразу вместе с резюме. Оставьте «десерт» для работодателя на потом и то при условии, что он его «закажет». В противном случае создастся впечатление, что соискатель заранее уверен, что его пригласят на собеседование, и он его пройдет блестяще.

Не нужно демонстрировать все козыри заранее. Лучше всего указать в резюме, что готовы в случае необходимости предоставить рекомендацию от бывшего работодателя.

Самое время для представления письма после успешного собеседования с рекрутером или на следующе стадии переговоров. Документ укрепит конкурентную позицию соискателя.

Документ можно отправить на электронную почту или с курьером. Также можно передать лично.

ВНИМАНИЕ! Будет большой ошибкой отправить рекомендации, если в описании вакансии указано этого не делать. Иногда для компании отзыв не имеет такого значения, как портфолио или опыт. Рекрутер в этом случае может решить, что соискатель невнимательный или не умеет следовать инструкции.

Примеры рекомендательных писем

Приведём конкретные примеры рекомендательных писем

Сотруднику

Васильева Анна Константиновна работала в редакции газеты «Ивановский рабочий» заведующей отделом экономики с 04.12.2010 г. по 12.07.2018 г. За время работы она проявила себе вдумчивым и знающим журналистом, подготовила большое количество публикаций, которые нашли отклик у читателей.

Анна Константиновна обладает хорошими организаторскими способностями, обучает молодых сотрудников, готовит из них профессионалов высокого уровня.

За время работы А.К. Васильевой тираж газеты вырос на 3 тыс. экземпляров.

Анна Константиновна удостоена высшей награды областного Союза журналистов — «Золотое перо» — в 2015 году. Она имеет благодарности, награждена почётными грамотами. А.К. Васильева увольняется из газеты, так как переезжает в город Краснодар.

Редактор газеты И.В. Смирнов (подпись) 15.07.2018 г.

Что такое рекомендательное письмо и чем оно может помочь при трудоустройстве

Рекомендательные письма пришли в Россию из Европы, где были в ходу ещё несколько веков назад. В то время рекомендательное письмо фактически использовалось в качестве резюме, и без этого документа не было никакой возможности устроиться на более или менее приличную работу не только на службу в государственном или коммерческом предприятии, но даже горничная или повар нуждались в рекомендациях, чтобы работать в хорошем доме и с приличной зарплатой. В советское время традиция предоставлять рекомендации при устройстве на работу видоизменилась. На место рекомендациям пришли характеристики, которые, в принципе, можно считать идентичными рекомендательным письмам по своему назначению. В последние десятилетия в России традиция предоставлять рекомендации при трудоустройстве возрождается. Наличие рекомендаций (устных или письменных) позволяет кандидату подтвердить перед лицом потенциального нанимателя, что, во-первых, его резюме правдиво и, во-вторых, прошлое рабочее место было покинуто не по причине конфликта или недобросовестного исполнения обязанностей.

Надо отметить, что рекомендательные письма бывают нужны не только при устройстве на новую работу. Рекомендации могут потребоваться в самые различные инстанции в разнообразных жизненных ситуациях, например:

• в банк при оформлении кредита или ипотеки;
• в высшее учебное заведение для рассмотрения возможности предоставления гранта на учёбу;
• в государственные учреждения для оформления пособий.

В рекомендательных письмах могут нуждаться не только физические лица, но и юридические. Рекомендации играют очень большую роль при оформлении кредитов, при участии в тендерах и в других ситуациях.

Основные правила оформления рекомендательных писем

Рекомендации можно запросить устные либо письменные. Устные рекомендации рекрутёр может получить от указанного соискателем человека посредством телефонного разговора либо при личной встрече. Своевременной подготовкой письменных рекомендаций чаще всего должен озадачиться сам соискатель. Чаще всего сам соискатель и составляет это письмо, а руководитель лишь читает уже оформленный документ, а затем своей подписью подтверждает, что со всем изложенным согласен.

Мой опыт показывает, что в некоторых компаниях написание рекомендательных писем поручают даже pr-специалистам. В этом случае работник не должен пускать всё на самотёк и надеяться, что добрый пиарщик напишет «как нужно». Лучше проявить инициативу и подготовить хотя бы шаблон текста о себе самостоятельно, даже если писательским даром вы обделены. Пиарщик исправит пунктуационные и грамматические ошибки в письме, суть которого будет передавать то, что нужно именно вам.

Как таковые формальные требования к оформлению рекомендательных писем отсутствуют, тем не менее существует набор базовых принципов, соблюдение которых облегчит создание документа и последующее его использование. Рекомендательное письмо традиционно следует оформлять на фирменном бланке предприятия. В свободном деловом стиле рассказывается о сотруднике и о тех его качествах, которые хочется выделить особо. В заключении письма ставится подпись лица, его составляющего, его фамилия и инициалы. Необходимо также указать должность составителя и контактную информацию (телефон и адрес электронного почтового ящика). В письме также важно обязательно указать дату составления. Письма десятилетней давности едва ли смогут служить убедительным аргументом при трудоустройстве. Печать компании может не ставиться на таком письме, если печати в принципе не существует.

Как оформить рекомендательное письмо в зарубежную компанию

Иностранные компании и зарубежные вузы часто просят отправить reference letter или letter of recommendation. Между ними есть небольшие отличия.

• Letter of recommendation. Отправляется в конкретное место трудоустройства или поступления. Рекомендатель пишет его, заранее зная, в какую компанию направит. Например, вы просите начальника составить рекомендацию в Google. Тогда у всех реквизитов будет конкретный получатель — физическое лицо или сама компания. Характеристики составляются в соответствии с требованиями или ожиданиями получателя. Посредничество соискателя здесь не нужно — начальник пишет и отправляет по адресу сам.
• Reference letter. Здесь нет конкретного получателя. Если вы уходите со старого места работы, но еще не определились с новым, то просите reference letter. Это более универсальная бумага — она будет актуальна одновременно для Google, Zara, Nestle или даже для детского магазина «Ромашка». Часто такие письма составляются с обращением “to whom it may concern”. Начальник пишет письмо и отдает работнику. Оно будет храниться у соискателя до нужного момента.

Эти форматы похожи на обычное рекомендательное письмо, которое мы учились писать в предыдущих разделах, поэтому все основные принципы остаются в силе.

Рекомендательное письмо: образец сотруднику, организации

Деловые письма являются основным способом юридически заверить любой важный обмен информацией между контрагентами, государственными организациями, третьими лицами и даже отдельными должностными лицами. Они выполняют информационную, побудительную и коммуникативную функцию.

Важным представителем данной группы документов является рекомендательное письмо. Оно выполняет ряд функций, в первую очередь, коммуникативную. В статье мы собрали образцы и примеры рекомендаций для сотрудника, студента, организации, которые можно бесплатно скачать в word в нижней части статьи.

Рекомендация (рекомендательное письмо) – это документ, который используется в качестве дополнительного веса при выборе лица из группы конкурентов.

Как правило, составляются незадолго до увольнением работника или спустя непродолжительное время. Запросить рекомендацию может как сам работник, так и его новый работодатель.

Рекомендательное письмо направлено на раскрытие всех компетенций работника, описание его профессиональных качеств (и некоторых личных, если их наличие пригодится в определенной области или благотворно сказывается на продвижении по карьерной лестнице).

Чем отличается рекомендательное письмо от характеристики?

Многие путают рекомендательное письмо сотруднику и характеристику. В целом эти два типа документов похожи, но есть нюансы, которые существенно отличаются. Рассмотрим таблицу.

Критерии сравнения	Рекомендательное письмо	Характеристика
Цель получения	Устройство на работу, поступление в вуз, получение стипендии или гранта на обучение.	Личное требование сотрудника или письменный запрос другого учреждения, при необходимости переведения на другую должность или место работы, повышения в должности, отправления в командировку.
Формат документа	Более свободная форма изложения.	Строгая форма изложения, 2 экземпляра, состоит из 3-х частей: анкетных ведомостей, оценки трудовой деятельности и профессиональных качеств сотрудника, вывода — предназначения характеристики. Обязательно ставится печать.
Место выдачи документа	Не всегда выдается по месту учебы или работы. Иногда рекомендательное письмо можно запросить у стороннего человека, который знаком с качеством работы запрашивающего, является авторитетным специалистом в необходимой сфере.	Выдается только по месту учебы или работы.
Кому выдается документ	Кандидату на новую должность, поступление в вуз, получение стипендии, а также компании в целом как деловому партнеру (оценка платежеспособности, деловой репутации, стабильности работы).	Школьнику, студенту, сотруднику компании.
Особенность вывода	Вывод касается соответствия или несоответствия должности, на которую претендует соискатель; возможных будущих достижений специалиста на новой должности.	Общий вывод о профессиональных качествах сотрудника или личностных качествах учащегося.
На чем делается особенный упор?	Больший упор обычно делается на профессиональных достижениях кандидата на предыдущем месте работы.	Больше внимания уделяется качествам, умениям и навыкам запросившего документ.

Как получить рекомендательное письмо?

Для того чтобы получить рекомендательное письмо, бывший сотрудник должен обратиться с заявлением к своему прошлому работодателю. В этом заявлении человек описывает свою просьбу, также указав, куда и с какой целью необходимо рекомендательное письмо. Такое заявление обычно рассматривается в короткий срок, а это значит, что документ вам должны выдать в течение нескольких рабочих дней.

Нужно учесть, что текущее законодательство никоим образом не обязывает работодателя выдавать бывшему сотруднику письменную рекомендацию от организации. Это правило, но отнюдь не обязанность.

Как показывает практика, большинство работодателей выдают письменные рекомендации и не отказывают бывшему работнику, если он был ответственным, компетентным, неконфликтным и исполнительным, а также хорошо справлялся со своими прямыми обязанностями.

Похожие записи:

• Административная и уголовная ответственность несовершеннолетних
• Что делать, если шумят соседи?
• Свидетельство о регистрации транспортного средства: СТС в 2023 году