Оптимизация это сокращение или нет

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оптимизация это сокращение или нет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Оптимизация – комплекс задач и инструментов, которые направлены на улучшение отдельных операций или всей деятельности компании. Некоторые руководители часто неверно трактуют понятие оптимизации, полагая, что оно означает сокращение числа сотрудников. Данная мера применима лишь в случае, когда грамотное управление и улучшение бизнес-процессов в компании привело к уменьшению нагрузки на работников. Однако список возможных решений не ограничивается увольнением.

Что значит оптимизация бизнес-процессов

Благодаря оптимизации бизнес-процессов в организации удается:

• ускорить выполнение операций;

• сократить себестоимость товаров или услуг;

• повысить качество товара и удовлетворенность клиентов;

• сделать ход выполнения операций и распределение ресурсов более прозрачным;

• улучшить контроль над деятельностью бизнеса;

• получить свободные ресурсы и пространство для развития;

• усовершенствовать систему планирования и управления.

Шаг 1. Издать приказ о сокращении численности или штата

Приняв решение о сокращении численности или штата, руководитель организации должен оформить соответствующий приказ. Специальной формы приказа законом не предусмотрено. Главное, отразить в нем причину и дату предстоящего сокращения, а также отметить сокращаемые должности. Этим же либо отдельным приказом следует утвердить новое штатное расписание.

БЛАНКИ И ОБРАЗЦЫ

Приказ о сокращении численности или штата

Уведомление работника о сокращении штата организации и наличии вакантных должностей

Акт об отказе от подписания документа

Уведомление службы занятости о сокращении численности (штата) работников

Уведомление профсоюза о сокращении численности (штата) работников

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма № Т-8)

Заявление о выдаче справки о сумме заработной платы за два года

Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года

Образец заполнения справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма № Т-61)

Шаг 5. Уведомить о предстоящем сокращении профсоюз и службу занятости

В письменной форме не позднее чем за два месяца до увольнения работодатель должен сообщить о сокращении численности или штата сотрудников профсоюз, а также службу занятости (ст. 82 ТК РФ, п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»). Если же решение о сокращении может привести к массовому увольнению, сделать это нужно не позднее чем за три месяца.

В уведомлении, направляемом в профсоюз, указываются Ф. И. О. подпадающих под сокращение работников, а также наименования их профессий, должностей или специальностей.

В обращении в службу занятости следует указать должность, профессию, специальность и квалификационные требования к каждому из сокращаемых работников и условия оплаты их труда.

К каждому уведомлению следует приложить:

Оптимизация сокращение штатов

В данном случае сокращение является тактическим ходом позволяющим увеличить мотивационный эффект заработной платы в период проведения мероприятий в компании по организационной или технологической реструктуризации. · Сокращение, связанное с мероприятиями по оптимизации численности, как правило, не может превышать 5 — 10% численности штата. · Сокращение, связанное с мероприятиями по снижению издержек и повышению заработной платы, является масштабным и чаще всего превышает 10% численности штата. Какие должности сокращать · Для определения круга должностей, которые целесообразно сократить используются следующие методы — функциональный, процессный, нормативный и метод сравнений. · Функциональный метод основан на описании и анализе функций выполняемых структурными подразделениями компании и отдельными работниками.

Оптимизация штата путем увольнения по соглашению сторон

Согласно закону трудовой договор может быть в любое время прекращен по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ). Инициатором может быть при этом как работник, так и работодатель. Какой-либо специальной процедуры увольнения по данному основанию не установлено.

У работодателя нет обязанности при увольнении работника по соглашению сторон выплачивать последнему какие-либо пособия или компенсации, если стороны об этом не договорились.

Плюсом данного способа оптимизации штата является то, что такое увольнение сложно оспорить в суде. Если это происходит, то в случаях, когда стороны не составили никакого дополнительного соглашения к трудовому договору, содержащего сведения обо всех их договоренностях. Поэтому такое дополнительное соглашение лучше составлять и подробно прописывать в нем все условия увольнения, иначе суд может признать факт незаконным.

К преимуществам этого способа можно отнести гибкие условия и «сжатые» сроки прекращения трудового договора. Стимулировать сотрудника к такому методу расставания можно финансово (выплата компенсации) либо нефинансово (хорошие рекомендации при дальнейшем трудоустройстве).

Если стороны пришли к обоюдно выгодному решению, особое внимание следует обратить на составление грамотного и полного текста соглашения о расторжении трудового договора. В нем нужно указать дату увольнения (последний день работы), основание расторжения (соглашения сторон), размер и сроки выплаты согласованной компенсации.

Чаще всего работодатель выступает за расторжение трудового договора по соглашению сторон, а не за длительную и сложную процедуру сокращения штата. Оба эти пути законны и подробно описаны в ТК РФ. Однако руководителю проще и быстрее расстаться с частью сотрудников, письменно договорившись с каждым о конкретной сумме выплаты.

Если же договоренность между работодателем и работником о денежной компенсации не может быть достигнута, то стоит идти по пути сокращения штата. При этом работодателю придется запастись терпением, поскольку процедура продлится несколько месяцев.

Алгоритм оптимизации численности персонала

Однако, если подойти к оптимизации численности персонала как к процессу «инвентаризации» человеческих ресурсов, то как любой процесс он потребует системного подхода. Такая «инвентаризация» должна быть грамотно выстроена в соответствии с продуманным алгоритмом.

На мой взгляд, оптимальный алгоритм оптимизации численности персонала будет выглядеть примерно так:

1. Определение цели деятельности компании. Цель должна быть определена не только с точки зрения смысла существования компании вообще, но и с точки зрения достижимости этой цели исходя из оказывающих влияние факторов. Необходимо учитывать, что рыночная ситуация подвижна, и закладывать в перспективный план соответствующие изменения.
2. Четкое, формализованное выстраивание бизнес-процессов, с критериями оценки их результатов. Это ключевой этап и от того, насколько полноценно он будет проработан зависит конечный результат оптимизации.
3. Определение функционала подразделений исходя из целей бизнес-процессов, его формализация.
4. Аудит функционала, фактически выполняемого работниками. Выявление повторяющихся или излишних функций, определение недостающих.
5. Сверка фактического функционала с формализованным. Сопоставление функционала с требованиями и целями бизнес-процессов. При необходимости внесение изменений в формализованную часть описания функционала.
6. Тайминг работы и определение загруженности (фотография рабочего дня, определение, расчет нормативов, хронометраж, создание паспортов рабочих мест и т.д.).
7. Расчет численности персонала оптимальной в настоящее время и в выбранной перспективе.
8. Рациональное перераспределение функционала работников (удаление, перераспределение, добавление функций).
9. Принятие управленческих решений по оптимизации численности:

• Внесение изменений в штатное расписание;
• Запуск движения персонала (перевод, увольнение работников и др.) ;
• Изменение режима работы;
• Изменение системы оплаты;
• Привлечение заемного труда и др.

Использование данного алгоритма оптимизации численности персонала позволяет:

1. Определить и выстроить в виде системы необходимый и достаточный функционал.
2. Сохранить ценных работников.
3. Сохранить уровень мотивации работников и, как следствие, эффективность их деятельности.
4. Снизить эмоциональную напряженность при принятии непопулярных решений.
5. Снизить уровень сопротивления персонала, за счет того, что данный алгоритм требует существенных временных затрат.
6. Продемонстрировать бережное отношение ко всем работникам, дать работникам ощущение «справедливого» подхода.

Существенным недостатком этого алгоритма оптимизации численности персонала являются значительные временные затраты.

В результате различных причин, от неэффективного руководства до изменения рыночной ситуации, а также на определенных этапах развития многие компании задумываются о сокращении издержек. Поскольку издержки на персонал зачастую составляют более пятидесяти процентов от общих затрат компании, то собственникам приходится идти на непопулярные решения, такие, как оптимизация численности персонала.

Правильно подготовленный и грамотно реализованный процесс оптимизации численности персонала позволяет, сократив издержки, сохранить самое ценное — людей, а также выстроить систему, освобождающую от необходимости в дальнейшем повторно принимать непопулярные решения.

Оптимизация бизнес-процессов и систем компании

Регламентация ).

Смысл изменения: если раньше каждая жалоба направлялась официальным бумажным письмом и путешествовала по компании «сверху вниз» по стандартной процедуре работы с письмами, задерживаясь на столе у каждого начальника, то теперь она напрямую отправляется тому, кто с ней работает, и копия контролеру бизнес-процессов. Можно возразить, что раньше руководители зато были в курсе приходящих жалоб — но теперь все жалобы и действия по ним заносится в контрольную таблцу бизнес-процесса, и там их состояние может увидеть любой, в том числе и руководители. Контролер бизенс-процессов и раньше должен был заносить их в таблицу, но бумажные письма ему не всегда удавалось «отловить», поэтому часть жалоб в таблицу не попадала, и сроки по ним срывались, а об этом никто не знал.

Категории бизнес-процессов

Процессы предприятия можно разделить на четыре категории:

Основные — процессы, вследствие которых компания зарабатывает деньги. Например, процесс производства холодильника, розничные продажи.

Вспомогательные. Например, управление финансами, управление персоналом, логистика.

Процессы управления. Например, стратегическое, тактическое и оперативное управление.

При описании процессов бизнеса необходимо определить ключевые параметры бизнеса, первый и последний шаги, цели процесса. Менеджер процесса отвечает за выполнение данной операции. Также нужно будет определить выходы и входы процесса. Процесс не зависит от организационной структуры управления, он может пересекать границы подразделений.

Предположим, фирма разрабатывает проект нефтехимического завода. В нем задействованы разные подразделения — отдел строительства, электротехнический отдел, сантехнический отдел и т.д. Каждый отдел отвечает за свою часть.

Настраиваем Контур.CRM под процессы компании и помогаем внедрить систему в бизнес

Этичный рекрутинг в социальных сетях

Повышать же рентабельность бизнеса можно двумя путями: либо увеличивая выручку, либо снижая затраты. Разумеется, между двумя этими показатели есть определенная связь.

Если компания все же вынуждена сократить количество персонала, то под угрозой оказываются наименее эффективные работники и административный персонал. Сокращений в компаниях нет, но и новые вакансии открывают только по необходимости. Об этом сказали 37% опрошенных собственников бизнеса, руководителей и директоров по персоналу.

У «Аэрофлота» разработана антикризисная программа, отметил топ-менеджер компании. В нее включены три «пакета». Первый направлен на оптимизацию численности как в самом «Аэрофлоте», так и в других компаниях группы — «Донавиа», «Оренбургские авиалиниях», авиакомпании «Россия». Стратегией группы компаний предусмотрена централизация закупок, поэтому из организационной структуры исключают отдел закупок. Запланирован перевод двух сотрудников в Центральный филиал.

Шаг 3. Уведомить работника о сокращении

Несмотря на доказанную обоснованность сокращения численности персонала или штата в целом, руководитель не имеет права увольнять некоторые категории сотрудников. Они определены статьей 61 Трудового кодекса и считаются социально защищенными.

В таких условиях разработку проектов изменений делегируют руководителям на местах. При этом действуют поэтапно.

Что же это такое – «оптимизация», для чего она нужна, и каковы способы оптимизации? Рассмотрим эти вопросы в данной статье.

В компаниях также часто практикуются кадровые перестановки, когда несколько подразделений формируются в одно.

Особенно важно подчеркнуть, что сокращение численности персонала должно проходить как минимум без снижения эффективности производства, а еще лучше — если с увеличением. Как правило, это достигается внедрением новой техники и технологии на производстве, и оптимизацией деловых процессов в аппарате управления.

Он ставит перед собой 2 задачи: сначала выйти на окупаемость («выжить»), а затем – развить свое детище. Можно ли уволить председателя УИК с правом решающего голоса по инициативе работодателя? (Сокращение штатов, оптимизация численности персонала).

Задача кадровых работников или сотрудников высшего звена заключается в определении минимального количества работников определенной квалификации для обеспечения максимальной эффективности производственного (или иного рабочего) процесса.

Государственный и коммерческие компании развивались, численность подразделений росла, у руководителей первого и второго уровня (CEO-1, CEO-2) было несколько заместителей и секретарей…Так было до 2008г. После 2008г. ситуация на российском рынке резко изменилась: в годовых отчетах своих компаний акционеры увидели резкое падение EBITDA к росту расходов – этого было достаточно, чтобы начать волну сокращения издержек.

Тема оптимизации численности актуальна сейчас как никогда раньше. При ранжировании статей затрат, затраты на персонал будут в топе списка большинства компаний. При этом, если с амортизацией, арендой зданий и помещений, основными средствами, состоящими из высокотехнологичного оборудования, обеспечивающего деятельность компании, практически ничего нельзя поделать, то с персоналом можно. Менеджер прекрасно понимает, что совокупные затраты на персонал являются произведением среднесписочной численности[1] на средние затраты на одного работника. И, если среднее значение затрат на одного работника объяснимо базовыми окладами, которые зависят от среднерыночных значений окладов (программист в Москве получает больше, чем программист в Иркутске) и системой мотивации, принятой в компании[2], то объяснить численность компании «на пальцах» не может ни HRD (HR-директор) ни директор, отвечающий за основное направление бизнеса. Основная отговорка руководителей, когда спрашиваешь про численность того или иного подразделения: «численность обусловлена производственной необходимостью», — но что это за производственная необходимость, можно ли изменить численность коллектива хотя бы на несколько ш.е. никто сказать точно не может.

Компании, которым повезло: революция и эволюция

В компании провели нормирование труда, получили результаты, руководство провело первую волну оптимизации. Что дальше? Все живут счастливо и никого не сокращают? А есть ли на рынке компании, которые никогда не проводят оптимизацию? Давайте ответим на эти вопросы.

После проведения оптимизации руководство обычно (но не обязательно) понимает, что необходимо установить контроль за численностью организации, иначе через какое-то время ситуация повториться. Методы регулирования численности сводятся не только к развитию системы нормирования, но и к вводу дополнительных мер. Так, например, московская штаб-квартира компании Colgate никогда не столкнется с необходимостью нормирования работников, хотя при этом система нормирования у них не внедрена (прежде чем читать дальше, попробуйте подумать, как это возможно).

Итак, на самом деле компания Colgate пошла не революционным, а эволюционным путем. Создание системы нормирования в рамках действующей компании это революционный путь, который искусственно создает баланс между трудовыми ресурсами и получаемым результатом. К сожалению, часть трудовых ресурсов, которая не поддерживает данный баланс, подлежит сокращению. Для работников, попавших в список сокращаемых, данный момент трудно пояснить: они устраивались на работу, трудились (пусть не интенсивно, но трудились и это было нормой), компания обещала стабильность (госкорпарации стабильны и навряд ли исчезнут), а тут оказалось что труд данных работников не так уж и нужен. С другой стороны специалисты, которые остаются в компании: сегодня им нужно было сделать несколько операций, а завтра столько же, но коллектив при этом уменьшился вдвое – интенсивность работы для оставшихся работников возросла (компании повезет, если данные работники ранее выполняли операции, которые к ним перешли, а если нет, то получается, что функционал перешел к работникам без должной квалификации…вы задумывались об этом раньше?). Короче, свершилась революция – не нравится, давай до свидания, найдем новых специалистов с рынка (при этом новые специалисты с рынка, возможно, будут в два раза дороже тех, кто остался, но это же второстепенный вопрос, который не рассматривается при внедрении системы нормирования, не так ли?), работники поворчали, успокоились и привыкли – компания продолжает функционировать с новыми нормами.

Вернемся к Colgate. Данная компания применила эволюционный путь развития: начала контролировать рост численности естественным путем. В данном случае компания выпустила приказ, говорящий о том, что при длительном отсутствии заполненной ш.е. (работника), данное место подлежит сокращению. Т.е. работник уволился или сильно заболел, руководитель никого не стал искать/не нашел и т.п. за 3 месяца – значит без работника всё было ок. Зачем искать кого-то/держать место, если коллектив выполняет функции отсутствующего уже целый квартал/полгода и при этом результаты хуже не стали? (в Сolgate внедрена система KPI). Т.е. Colgate внедрил систему естественного отбора, которая не позволяет организации разрастись.

Оптимизация предприятия, оптимизация бизнеса — Что это такое?

Строго говоря, термин Оптимизация происходит от латинского слова optimus — наилучший, что подразумевает нахождение самого выгодного баланса между взаимоисключающими характеристиками.

Оптимизация (бизнеса, предприятия, процесса) нацелена на получение наилучших результатов при соответствующих условиях. Здесь «оптимизация» отличается от просто «совершенствования» или «улучшения» тем, что здесь есть измерение результатов. То есть определяем, что такое «наилучший результат», и ищем, как его получить. Грубо говоря, отличие в том, что мы выбираем, что для нас важнее: быстрее или дешевле, меньше брака или лучше дизайн. Если все эти свойства можно улучшить одновременно — то тогда конфликта нет, нет проблемы поиска оптимального результата.

Однако на практике, в обиходной речи оптимизация — это синоним улучшения и совершенствования. Известны такие примеры, как оптимизация затрат, оптимизация штатной структуры, оптимизация бизнес-процессов, оптимизация документооборота.

План и принципы оптимизации процессов производства

Оптимальным и самым распространенным способом считается комплексная оптимизация с помощью метода «Снизу вверх». Ее называют ТОП — тотальная оптимизация производства. Для составления успешного плана оптимизации нужно определить:

Цели и объекты. Не должны противоречить друг другу. Каждые цель и объект необходимо сформулировать так, чтобы они не затрагивали смежные. Например, нельзя повысить эффективность при сокращении себестоимости. Это две разных задачи, их стоит разделить и достигать поэтапно. Сначала рост эффективности при прежней себестоимости, а затем ее снижение.

Достаточность ресурсов. Нужно четко понимать, какими мощностями обладает управление. Есть ли свободе выбора, нужный объем денежных средств и уровень экспертности для реализации плана. Возможность сравнения. Текущая ситуация должна быть прозрачна отражена в цифрах, чтобы результат оптимизации можно было сравнить с количественными показателями.

Когда план оптимизации разработан, необходимо удостовериться, что соблюдены основные принципы ТОП. Всесторонний подход. Нельзя просто сократить расходы, нужно одновременно с этой мерой решить вопросы с производительностью и комфортом труда, качеством продукции и особенностями производства. Конкретные цели. Для всех подразделений и с учетом специфики рассчитывается план сокращения затрат. Только на основе точных данных составляется план.

Идеи сотрудников. Необходимо получить обратную связь от сотрудников с практическим опытом. Ноу-хау позволит не только эффективно оптимизировать производство, но и укрепить корпоративную культуру. Заимствование идей. Если стандартный подход кажется неэффективным, можно обратиться к опыту международных компаний и адаптировать его подход под себя.

Непрерывный контроль. Промежуточные результаты необходимо отслеживать и сверять с планом. Так вы вовремя заметите отклонения и внесете в оптимизацию корректировки.

Похожие записи:

• Как правильно буксировать автомобиль и за что можно получить штраф
• Как и куда подавать заявление на алименты на ребенка
• Каков срок полезного использования зданий и сооружений