Менеджер по закупкам: должностные обязанности и требования

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Менеджер по закупкам: должностные обязанности и требования». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Доверив специалистам управление торговым ассортиментом и товарными потоками, руководство определяет необходимые полномочия и зоны их ответственности, что должно быть зафиксировано в должностных инструкциях и в системе мотивации закупщиков.

Функции отдела закупок

Отдел закупок является подразделением, где принимаются решения о приобретении товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщиков, устанавливаются требования к качеству продукции и т. д. Внутренними потребителями результатов деятельности службы закупок являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется закупаемая продукция.

Важность этого подразделения в структуре торговой компании трудно переоценить, как трудно переоценить и важность правильно организованной закупочной логистики для работы всего предприятия.

В принципе закупка ресурсов в компании может быть построена централизованно или децентрализованно. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие разных структурных подразделений будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает свои потребности, чем кто-либо другой. Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее.

Тем не менее у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют этот подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел закупок с полномочиями приобретения ресурсов в интересах всех подразделений торгового предприятия.

Специалисты отдела закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии с заявками, полученными от внутренних потребителей, или же самостоятельно отслеживают возникновение потребности в ресурсах. Внутри самого отдела закупок операции, составляющие бизнес-процесс «Закупка», часто подвергаются дальнейшей специализации с целью развития профессионализма менеджеров по закупкам.

Закупочные центры крупных розничных торговых сетей обычно состоят из подразделений, ответственных за закупки какой-либо части товарного ассортимента. Распределение ассортимента между подразделениями часто происходит по принципу сходства характеристик товаров. Такое распределение труда позволяет закупщикам накопить максимум знаний о своем товаре. Чем крупнее компания-ритейлер, тем уже специализация работников в ее закупочном центре.

В небольшой компании, где отдел закупок представлен одним человеком, естественно, никакого разделения функций не будет.

СПЕЦИАЛИСТ ПО ЗАКУПКАМ: ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ И ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

На основе закона о закупках в каждой организации разрабатывается должностная инструкция, которая определяет обязанности специалиста по закупкам.

Всероссийский учебно-методический центр «Аукцион Консалтинг» организует курсы, на которых рассматриваются все тонкости составления должностной инструкции в зависимости от специфики компании. «Аукцион Консалтинг» предлагает очную, заочную форму обучения, вебинары, семинары с выездом лектора в организацию заказчика.

Также обучающий центр предоставляет услугу по разработке должностной инструкции в соответствии с Федеральным законом № 44 и №223. В короткий срок Вы получите качественно подготовленные документы в полном согласии с действующим законодательством и требованиями профстандартов.

Должностные обязанности специалиста по закупкам 44-фз

В обязанности специалиста по закупкам согласно Закону №44-ФЗ может входить:

1. Разработка плана закупок, подготовка изменений для внесения в план закупок, размещение в единой информационной системе (ЕИС) плана закупок и внесенных поправок;

2. Составление плана-графика, подготовка изменений для внесения в план-график, размещение в ЕИС плана-графика и внесенных изменений;

3. Подготовка и размещение в ЕИС извещений о проведении закупок, документации о закупках и проектов контрактов, подготовка и направление приглашений принять участие в определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) закрытыми способами;

4. Проведение закупок;

5. Участие в рассмотрении дел об обжаловании результатов определения поставщиков, подготовка материалов для выполнения претензионно-исковой работы;

6. Другие полномочия, предусмотренные Законом №44-ФЗ.

Специалист по закупкам: должностные обязанности и должностная инструкция

На основе закона о закупках в каждой организации разрабатывается должностная инструкция, которая определяет обязанности специалиста по закупкам.

Всероссийский учебно-методический центр «Аукцион Консалтинг» организует курсы, на которых рассматриваются все тонкости составления должностной инструкции в зависимости от специфики компании. «Аукцион Консалтинг» предлагает очную, заочную форму обучения, вебинары, семинары с выездом лектора в организацию заказчика.

Также обучающий центр предоставляет услугу по разработке должностной инструкции в соответствии с Федеральным законом № 44 и №223. В короткий срок Вы получите качественно подготовленные документы в полном согласии с действующим законодательством и требованиями профстандартов.

Обязанности менеджера по закупкам

Функции менеджера по закупкам в разных организациях могут существенно отличаться. Многое зависит от того, какими товарами торгует компания, можно ли спрогнозировать заранее их расход, а также от того, насколько легко найти подходящих поставщиков.

И все же, составить представление о том, чем занимается менеджер по закупкам, можно, изучив его главные должностные обязанности:

• Контроль наличия товара на складе и своевременное пополнение запасов.
• Выбор лучших поставщиков и ценовых предложений.
• Ведение переговоров с поставщиками.
• Контроль движения грузов и сроков отгрузки товара.
• Контроль качества продукции.

Иногда в обязанности менеджера по снабжению входит ведение сопроводительной документации, а также работа с таможней и зарубежными поставщиками.

Автоматизация отдела закупок

Автоматизация закупок вносит существенный вклад в построение оптимальной операционной модели предприятия.

Сегодня автоматизация закупок уже перешла из разряда рекомендаций в обязательную составляющую бизнеса, позволяющую помимо всего прочего значительно сократить сам отдел закупок, в котором примерно треть сотрудников не представляет практической ценности для компании. Более того автоматизация гарантирует прозрачность всех контрактов и транзакций, а оставшимся сотрудникам сильно поможет в работе (автоматизация контрактов, скоринг поставщиков и прочее). Если поиск поставщиков, их оценка, заполнение бумаг и прочее в вашей компании все еще осуществляется вручную, и вы по каким-то причинам боитесь отдавать это все сразу на откуп автоматизации отдела закупок, реализуйте намерение постепенно – результат все равно будет виден невооруженным взглядом.

Перечень того, какие обязанности у менеджера по закупкам будут в определенной организации, зависит от ее профиля и позиции этого менеджера. Как уже было сказано, обязанности закупщика устанавливаются его должностной инструкцией:

• своевременно отслеживать возникновение потребности в том или ином товаре у фирмы, собирать заявки на приобретение необходимого с других служб, формировать перечень потребностей;
• анализировать рынок, находить наиболее выгодные предложения;
• проводить переговоры с поставщиками;
• готовить необходимые документы для поставок: договоры, заказы контрагентам, документы по приемке товаров;
• организовывать и участвовать в приемке товаров;
• готовить претензии поставщикам по несоответствию товара условиям поставки и отвечать на претензии поставщиков;
• содействовать другим отделам при решении вопросов, связанных с поставками, например, во взаимодействии с юридическим отделом менеджер по работе с поставщиками ведет переговоры и деловую переписку, решает спорные ситуации;
• мониторить товарооборот в организации;
• анализировать деятельности организации, составлять отчеты и информировать руководство о состоянии закупочной деятельности в компании.

Допускается установление и более узкого перечня полномочий, например, обязанности менеджера по работе с поставщиками ограничиваются переговорами, подготовкой писем, договоров и сопутствующих документов, он не занимается анализом рынка и внутренним товарооборотом компании.

Если менеджер является профильным специалистом по приобретаемому товару, на него возлагается обязанность составления технических заданий для поставщиков. Иногда обязанности менеджера по закупкам касаются всех аспектов закупочной деятельности: он взаимодействует с государственными и таможенными органами, организует логистику, контролирует хранение товаров.

Специальности, вузы и предметы ЕГЭ

Для работы в этой области понадобится высшее образование в сфере менеджмента. Такие программы есть практически в любом российском вузе, несколько примеров:

1. НИУ «МЭИ» (Москва), Инженерно-экономический институт – программа бакалавриата «Логистические системы в экономике и управлении».
2. Владивостокский государственный университет экономики и сервиса, Байкальский государственный университет (Иркутск) – бакалавриат по профилю «международная логистика и управление поставками».
3. Подготовку в бакалавриате по специальности «организация и управление бизнесом в сфере торговли» предлагают СПбПУ Петра Великого (Санкт-Петербург), ХГУЭП (Хабаровск) и СГТУ (Саратов).

Варианты обучения по разным профилям направления «менеджмент» (код специальности 38.03.02), так или иначе связанным с организацией закупок, на сегодняшний день предлагают десятки вузов страны, среди них есть такие крупные, как:

• Российский университет дружбы народов (Москва);
• НИУ «Высшая школа экономики» (Москва, Санкт-Петербург);
• Оренбургский государственный университет;
• Алтайский государственный университет (Барнаул);
• Дальневосточный федеральный университет (Владивосток);
• Южный федеральный университет (Ростов-на-Дону).

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Какие устанавливаются обязательства по специальности – менеджер по закупкам?

Специалисты данного формата имеют весьма широкую структуру обязанностей. Они в обязательном порядке, причем весьма детально описываются в инструкции должностного формата. Рекомендуется указать следующие обязанности:

• Специалист занимается вопросами контроля наличия товара на складах. По сути, производственный процесс базируется на том, что в определенный период времени используется определенное количество сырья для производственных действий. Соответственно, произвести аналитические расчеты в данном случае несложно. Формируется необходимость создания своеобразного запаса. Причем на каждом предприятии устанавливаются свои размеры таких запасов. Менеджер должен осуществлять полноценный контроль за количеством товара, который находится на текущий момент на складе. На основании данного фактора составляются специализированные отчеты, и производится расчет необходимости системной закупки;
• Осуществляются действия, которые направлены на проведение закупок товара в соответствии с рядом расчетов по необходимости заполнения склада. В данном случае, менеджер руководствуется исключительно точными данными, в тоже время, он составляет план закупок, чтобы на складе всегда было нужное количество товара для нормальной работы предприятия, в течение четко установленного количества времени. Обязательно анализируются все данные об увеличении объемов продаж и производства, чтобы правильно осуществлять расчет необходимого количества товаров;
• Также производятся действия, направленные на поиски лучших поставщиков. В данном случае, менеджер осуществляет изучение всех условий сотрудничества. Производится анализ всех поставщиков, сотрудничество с которыми возможно. Проводится исследование территориальных аспектов, чтобы подобрать варианты взаимодействия, способные обеспечивать предприятие нужным количеством товара с минимальными затратами времени;
• Непременно изучается аспект ценовой политики. Вполне очевидным является тот факт, что чем более доступными будут цены, тем более выгодным будет производство. Соответственно, в обязанности специалиста также входит детальное изучение предложений с учетом определенных ценовых аспектов. На основании проведения исследовательских работ по цене и особенностям осуществления поставок, специалист имеет возможность подобрать те варианты сотрудничества, которые способны стать основой экономической выгоды;
• При исполнении своих прямых обязанностей снабженец не должен забывать о качестве сырья. Бывает так, что поставщики предоставляют весьма доступные параметры ценовой политики, но их предложения не являются выгодными по той причине, что качество товара является весьма низким. Соответственно, специалист обязан детально оценивать все критерии предложений, после чего, можно будет сделать логический вывод по вопросу выбора вариантов сотрудничества;
• Менеджер в обязательном порядке осуществляет все действия, которые касаются взаимодействия с различными представителями компаний поставщика, а также осуществляет ведение переговоров с целью определения выгодных условий по доставке товаров или же материалов на свое предприятие. Тут очень важным является тот факт, что подписание договорных отношений может в действительности стать основой предоставления более выгодных условий с позиции доставки и цены;
• Снабженец осуществляет процессы контроля движения, а также доставки грузов. Обязательно осуществляется процесс контроля по срокам. Соответственно, производится систематическое изучение всех нюансов взаимодействия с различными компаниями. Если компания, которая осуществляет поставки, систематически нарушает договорные отношения, то осуществляется расторжение договора;
• Нужно также сказать о том, что менеджер все время осуществляет процесс контроля качества предоставляемой продукции. Таким образом, формируется принятие только тех материалов и сырья, которые всецело отвечают ранее подписанным условиям договора. Такой контроль может обеспечиваться дополнительными сотрудниками, которые находятся под руководством менеджера по закупкам. В данной ситуации осуществляется также процесс взаимодействия снабженца и его работников, а также производится их систематическое обучение.

Особенности составления документации

Процесс составления документа не составляет труда, так как можно использовать уже готовые образцы, которые следует просто доработать. Выше мы представили полноценный список требований, обязательств и функций специалиста. Соответственно, сотруднику, который ответственен за составление инструкции, нужно будет просто осуществить процесс правильной модернизации списков, с учетом требований, сформированных на предприятии.

Старайтесь составлять документ таким образом, чтобы все описания были детальными и понятными. Очень значительное внимание уделите требованиям. Ведь если список будет составлен грамотно, вы сможете формировать отказ соискателям на законных основаниях, если они не соответствуют предъявленным требованиям. Список обязательств формирует постановку определенных задач перед специалистом. И если данные задачи не будут выполнены, то формируется возможность произвести процесс законного увольнения. Грамотное описание полномочий станет основой нормального взаимодействия отделов предприятия и его сотрудников. Кроме всего прочего, наделив определенными полномочиями специалиста, руководитель исключит лишнюю трату времени и сил.

Особенности работы контрактного управляющего в организации среднего размера.

У средних заказчиков объемы закупок в год составляют не более 100 млн. руб. Тут также не приходится создавать контрактную службу. Однако, если объемы каждой конкретной процедуры закупки небольшие, то справится в одиночку с поступающей информацией и документами уже становится достаточно проблематично.

Образно говоря, на рабочем месте не будет времени попить чай и поболтать по телефону. Вам действительно придется на работе исключительно работать, работать много и быстро, особенно в начале и конце финансового года.

Совмещать основную работу с деятельностью контрактного управляющего в таких условиях можно только в том случае, когда за каждую закупку в учреждении реально отвечает непосредственно тот, кто в этом заинтересован.

В этом случае создать единую систему будет достаточно сложно, однако примеры успешных решений имеются.

Контрактный управляющий вынужден закупать широчайший ассортимент товаров и услуг — от хозтоваров и туалетной бумаги до мобильного электроснабжения, охраны, химических веществ, медицинских препаратов, стройматериалов, услуг связи и т. д.

Примеры запросов от организаций встречаются самые удивительные, а иногда смешные.

Конечно, квалифицированно разбираться во всем этом одному человеку физически невозможно.

Чтобы избежать задержек по времени и ошибок в составлении документации, в такой ситуации следует привлекать к закупкам сотрудников, которым непосредственно нужно то, что закупается.

В частности, в документации к закупке обязательно наличие технического задания (ТЗ). ТЗ проще составить фактическому потребителю, тому, кто непосредственно знает, что ему нужно и как это должно выглядеть.

Если удается найти понимание с конечным потребителем товара или услуги и он идет навстречу, жизнь контрактного управляющего немного упрощается.

К сожалению, это бывает не всегда, руководство не любит отвлекать сотрудников, а сами сотрудники всячески уклоняются от рутинной работы по составлению ТЗ.

В таком случае контрактный управляющий или тендерный специалист вынужден делать ТЗ сам.

Для этого нужно настойчиво просить исчерпывающую информацию о товаре (работе, услуге) от инициатора закупки, включая все существенные особенности, сроки, количество или объем поставки.

Настоятельно советую фиксировать эту информацию в письменном виде, на бумаге, в электронной почте и так далее.

На это есть 2 причины:

1) проще делать документацию на закупку с минимумом ошибок;

2) рано или поздно окажется, что какой-то сотрудник забудет о своей заявке, прозевает сроки, ассортимент или какие-либо важные условия и потребуется фактура. Иногда недобросовестные сотрудники в случаях своих ошибок пытаются свалить проблему на контрактного управляющего. Документирование заявок и сохранение переписки может сберечь нервы, кошелек и репутацию.

Также продуктивной работе в большинстве случаев очень помогает разработка и внедрение отдельного регламента взаимодействия работы по закупкам, в которых должны указываться ответственность, распределение обязанностей и формы взаимодействия участников процесса закупки — от конечного потребителя до руководителя организации.

Онлайн-интервью с О.В. Анчишкиной, к.э.н., ведущим научным сотрудником Института экономики РАН, экспертом ООН по публичным закупкам, руководителем проекта «Центр стратегических разработок по развитию контрактной системы»

О профессии специалист по госзакупкам, о ее будущем и перспективах в этой сфере для молодых специалистов мы поговорили с к.э.н., ведущим научным сотрудником Института экономики РАН, экспертом ООН по публичным закупкам, руководителем проекта «Центр стратегических разработок по развитию контрактной системы» О.В. Анчишкиной.

КонсультантПлюс: Ольга Владленовна, вы один из авторов концепции контрактной системы, а именно, федеральных законов №44-ФЗ и №223-ФЗ. По сути, вы стояли у истоков создания новой профессиональной сферы в нашей стране. Давайте разберемся, что же собой представляет данная профессия на сегодняшний день. На ваш взгляд, какое высшее образование предпочтительно для специалиста по госзакупкам — юридическое, экономическое или бухгалтерское?

Специалист по госзакупкам

Ольга Владленовна Анчишкина специалист по госзакупкам: При ответе на вопросы об образовании обратила бы внимание на три самостоятельных аспекта. Поясню по каждому, чтобы обосновать итоговые рекомендации.

Во-первых, рассмотрим, как обстоят дела с образованием специалистов по публичным закупкам (закупкам для государственных и муниципальных нужд по правилам закона № 44-ФЗ).

Для данной группы госслужащих предпочтительно иметь профильное, специальное профессиональное образование — закупщик, снабженец, специалист по логистике, а в международной терминологии — supply chain manager.

Или даже более специализированное образование специалиста по публичным закупкам, а в международной терминологии — contracting officer. Известно, что у нас в стране таких специалистов не готовят.

В большинстве учебных заведений нет даже магистратур по госзакупкам. Образование идет в рамках подготовки специалистов государственного и муниципального управления или иных более общих (по отношению к закупкам) специальностей. Пока российские учебные организации ограничиваются системой дополнительного образования, в рамках которой ведут профессиональную подготовку и переподготовку специалистов контрактных служб, контрактных управляющих и членов закупочных комиссий. В таком случае давайте посмотрим, где именно учились те, кто сейчас работает на руководящих должностях в госзаказе.

Выясним таким образом, какое образование в российских реалиях действительно наилучшим образом формирует базу знаний для специалистов по госзаказу. Так, согласно официальной информации Минфина России, Демидова Т.П., директор департамента бюджетной политики в сфере контрактной системы, получила юридическое образование.

Окончила Современный гуманитарный институт по специальности юриспруденция, магистратуру Московского государственного института международных отношений (университета) МИД РФ. Дегтев Г.В., руководитель департамента города Москвы по конкурентной политике, окончил Московский энергетический институт. Сачков Д.И., председатель комитета по государственному заказу Санкт-Петербурга, окончил юридический факультет Санкт-Петербургского государственного университета. Гончаров Е. Н., временно исполняющий обязанности руководителя управления по регулированию контрактной системы в сфере закупок Воронежской области, окончил Воронежский государственный университет (квалификация экономист).

Это лишь несколько примеров, которые показывают, что в существующих правовых условиях и с учетом реальных кадровых лифтов востребованным является юридическое и экономическое образование. Между тем для продвижения по госслужбе в сфере госзаказа не станет преградой и иная квалификация.

Замечу, российская ситуация не является уникальной. Получить профильное образование по публичным закупкам можно далеко не во всех странах даже с развитыми рыночными экономиками.

Страны Европейского союза, в лице закупочного сообщества, поставили перед правительствами и наднациональными органами вопрос об институализации профессии публичного закупщика и соответствующей образовательной подготовке. И хотя развитие систем публичных закупок в направлении последовательной профессионализации идет, Европа пока не завершила данный процесс. Однако есть страны, которые этот вопрос уже решили. К примеру, специалистов по госзакупкам готовят в США, причем высшие учебные заведения этой страны готовят как специалистов по гражданским публичным закупкам, так и по военным закупкам. В сфере подготовки и совершенствования кадров в области госзакупок существуют такие профильные учебные заведения, как Federal Acquisition Institute, The National Institute of Governmental Purchasing, Defense Acquisition University. Выходит специализированное издание — «Government Procurement Journal».

Одновременно имеется признание и, соответственно, приравнивание дипломов гражданских и военных специалистов по закупкам. Это дает возможность переходить из одной сферы в другую, дополнительно сдавая лишь отдельные узкопрофильные дисциплины.

Важность должностной инструкции

Документ необходим любой компании, независимо от численности отдела, системы организации его работы. Инструкция используется для правильного подбора кадров, распределения обязанностей, повышения их квалификации. Вот еще несколько причин, по которым следует ее составить:

• легче найти ответственного в случае ошибки, конфликтной ситуации;
• новому работнику проще адаптироваться, если из инструкции он твердо знает, что ему нужно делать;
• инструкция ложится в основу оценки результатов деятельности отдела. На основе оценки руководитель отдела принимает решение о повышении, увольнении, премировании работника.

Документ формирует либо HR-специалист, либо начальник отдела. В небольших компаниях составлением часто занимается собственник бизнеса. Таким образом, в документе для работников отдела закупок должны быть прописаны такие данные:

• общие положения о должности – требования к профессиональной подготовке сотрудника, квалификация;
• задачи, функции и обязанности;
• права менеджера по закупкам;
• зона ответственности;
• взаимодействие с другими подразделениями или сотрудниками;
• мотивация работника, система расчета его гонорара.

Если инструкция составлена верно, и менеджеры работают в соответствии с ней, то продуктивность отдела повышается. Вот какие изменения наблюдаются в компании:

• издержки на закупки в структуре общих логистических затрат сокращаются;
• количество бракованной продукции становится меньше;
• закупки совершаются вовремя, то есть на складе всегда есть необходимое количество товаров;
• сокращается количество ситуаций, когда производство встало из-за нехватки материалов или сырья;
• число полученных и выполненных заявок растет.

Для чего нужен отдел закупок

Отдел закупок воспринимается многими предпринимателями просто как центр затрат. Считается, что это подразделение никак не влияет на итоговую прибыль фирмы. На самом деле это не так. Ведь именно ОЗ взаимодействует с поставщиками товаров или сырья и приобретает их на наиболее выгодных для фирмы условиях. Получается, что от работы отдела во многом зависит себестоимость продукции. Чем она ниже, тем больше будет разница с рыночной ценой и тем выше прибыль.

Процесс содержит в себе целый ряд условий, которые непросто соблюсти. Важно не просто найти поставщиков с самыми выгодными условиями, но и правильно сформировать перечень и объем закупок. От этого тоже зависит выручка. Ведь только при правильной работе отдела запросы клиентов будут удовлетворены.

Вот какие функции есть у отдела:

• приобретение нужного товара в необходимом количестве, исходя из потребительского спроса, сезонности и прогноза продаж в целом;
• поддержание высокой оборачиваемости товаров;
• организация доставки товаров со склада клиенту;
• взаимодействие с поставщиками, пока они отправляют и доставляют товар;
• разработка и проведение мероприятий, которые снизят долю расходов на заказ, хранение и транспортировку товаров;
• взаимодействие с другими отделами фирмы.

Похожие записи:

• Новые правила расчета страхового стажа для выплаты пособий
• Выдача и замена водительских удостоверений
• Социальные льготы и привилегии ветеранам боевых действий