Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Основное отличие в дате. Для спланированного мероприятия число и месяц известны с начала года, ее исполнение – обязательное требование к деятельности компании, независимо от обстоятельств. Постепенно работники подготавливают все к проведению, подсчитывают некоторые группы товаров, перекладывают все и систематизируют, чтобы потом просто считать. С одной стороны, это дополнительный порядок. А с другой – прекрасная возможность создать только видимость наличия сотен экземпляров. Если человек воровал, то ему ничто не помешает замаскировать итоги своей деятельности, чтобы продолжать действовать в том же ключе.

Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.

Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.

Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Сама процедура проведения имущественной описи проходит в 4 этапа:

1. Подготовка. Во время подготовительного этапа руководитель издает распоряжение о проверке и формирует инвентаризационную комиссию, устанавливает сроки процесса и определяет объекты ОС, которые будут проверены.
2. Непосредственно проверочные мероприятия. Члены комиссии изучают количественные и качественные свойства объектов ОС, проверяют их фактическое состояние и наличие, составляют опись.
3. Аналитический этап, во время которого сопоставляются данные бухгалтерского учета с результатами оценочного процесса. Если членами комиссии обнаруживаются расхождения, то составляются ведомости, подводятся итоги.
4. Оформление результатов проверки наличия и текущего состояния имущества. Бухгалтерия приводит данные учета в соответствие с отчетами комиссии, определяются виновные в допущенных ошибках, и устанавливается мера ответственности.

Обратите внимание, что в ходе процедуры оформляют не только приказ о проведении инвентаризации, но и другие распоряжения. О них мы тоже расскажем в статье.

Об итогах, которых добилась комиссия, обязательно докладывают руководителю подразделения и компании. Иногда выявляется, что товары не соответствуют документации, в которой расписаны все их характеристики. В таком случае инициируется небольшое местное расследование.

Потом решают:

• Еще раз проверить все результаты. Обозначаются сроки для всех стадий и для исправления несоответствий в реальных остатках и планах.
• Принимаются меры по уравниванию недостатков и излишков, пересорта, возврату активов.
• Составленные документы отправляются при необходимости в прокуратуру. Там будут выявлены виновные лица, определен ход преступных действий.

Как действовать – будет решать руководитель в зависимости от того, что произошло и какой ущерб был нанесен фирме. Если серьезных несоответствий не обнаружено, то можно ничего не делать. Когда выявлены нарушения, рекомендуется установить их причину.

Если имеет место воровство, порча имущества или недобросовестное исполнение обязанностей, то определяются виновные лица и уровень вреда. Когда он небольшой – можно лишить премии или объявить выговор. Если минус значительный, то стоит задуматься об обращении в прокуратуру или полицию. Но помните, что виновники есть не всегда, иногда их невозможно установить. Тогда все недостачи списываются на расходы по основной деятельности.

Закон не обязывает коммерческие фирмы пользоваться определённым бланком для составления распоряжения, вследствие чего организации вправе сформировать приказ самостоятельно в свободной форме. Необходимо лишь соблюсти общие требования, предъявляемые к такому документу:

• указать реквизиты документа (наименование организации, число, населённый пункт и т.д.);
• обозначить причину проведения проверки;
• на каком объекте она будет проводиться;
• какие именно ценности подлежат инвентаризации (товары, документы и т.д.);
• состав комиссии с указанием её председателя;
• сроки проведении процедуры и крайнюю дату предоставления отчёта.

Однако составлять документ самостоятельно совершенно необязательно, ведь существует разработанная Госкомстатом и утверждённая в соответствующем Постановлении форма ИНВ-22, в которой уже изложены все необходимые моменты. Остаётся только лишь заполнить готовый бланк.

Заполнением документа руководитель в крупной фирме не может заниматься самостоятельно в силу занятности другими видами деятельности. Распоряжение отдаётся сотрудникам юридического отдела, отдела кадров или секретарям. Директор получает на стол уже готовый вариант распоряжения для подписи.

Форму ИНВ-22 можно заполнить шариковой ручкой или же на компьютере. Если использовать компьютерные средства, в любом случае документ придётся распечатать для заверения подписями.

Важно соблюсти порядок принятия решения о проведении учета, порядке составления документа и ознакомления с ним сотрудников. В общем случае последовательность действий выглядит так:

1. Руководство принимает решение о том, когда и на каком основании будет проведен учет.
2. Определяется точный состав комиссии – сначала получают устные договоренности с сотрудниками, планируют их смены, рассчитывают часы для отдыха с соблюдением требований о минимальном количестве времени между ближайшими сменами.
3. После получения окончательного согласования даты и состава сотрудников выходит приказ о проведении в компании инвентаризации – либо по собственному образцу, либо по форме ИНВ-22, рассмотренной выше.
4. Каждый работник, чья фамилия упомянута в документе, обязательно ознакомляется с ним и ставит подпись на самом документе (если он оформлен по произвольному образцу) или на отдельном листе ознакомления. Этот лист подшивается к приказу и является неотъемлемой его частью.
5. Затем, когда документ подписан и директором, и сотрудниками, и другими ответственными лицами (при необходимости), его необходимо зарегистрировать в соответствующем журнале. Компания вправе сама разработать его образец, однако зачастую используется форма ИНВ-23, которая показана ниже.

Утверждение протокола комиссии и дальнейшие действия

После всех подсчетов и обсуждений, окончательный вердикт комиссии фиксируется в специальном протоколе. На основании этого протокола, руководитель издает еще один приказ, но уже об утверждении результатов инвентаризации и о привлечении к дисциплинарной ответственности виновных лиц.

Подытожим, что инвентаризация является неотъемлемой частью процесса управления и контроля любой организацией. Она позволяет выявить фактическое наличие товара, ценностей и средств, а также определить их качество и проверить условия хранения.

Благодаря этому мероприятию, можно своевременно выявить факты хищения, повреждения, пересорта и недостачи. Приказ о начале процедуры издается руководителем организации и на его основании, утверждаются члены комиссии, ее Председатель, а также регламентируются сроки проведения.

Для чего нужна и когда проводится?

Согласно Приказу МФ №49 от 1995г., проведение инвентаризации имеет следующие цели:

1. Сверка полноты и корректности отображения в учете предприятия его обязательств.
2. Выявления количества имущества, которое по факту имеется на предприятии.
3. Сопоставление данных, указанных в бухучете с тем, что имеется по факту.

Если в организации работники несут коллективную материальную ответственность (КМО), то инвентаризация должна проводиться в следующих ситуациях:

• из бригады либо коллектива выбыло более 50% участников;
• происходит смена руководителя;
• от одного либо нескольких членов коллектива поступило требование провести инвентаризацию.

Независимо от формы предприятия, в обязательном порядке инвентаризация должна проводиться в таких случаях:

• Планируется составление ежегодной бухотчетности.
• Предусмотрена смена МОЛ.
• На предприятии были выявлены либо есть подозрения на злоупотребление сотрудниками своим положением, хищения, недостачи, факты порчи имущества.
• Имущество предприятия планируют передать в аренду, предстоит реорганизация, преобразование либо его полная ликвидация.
• Произошел форс-мажор – стихийное бедствие, пожар, авария и т.п.

Проведение такого мероприятия позволяет проверить и обнаружить:

1. Насколько правильно хранятся ТМЦ.
2. Присутствие недостачи и фактов хищения.
3. ТМЦ, которые в процессе хранения, полностью либо частично утратили свою первоначальную стоимость.
4. Наличие на хранении неиспользуемых либо превышающих нормативное количество ТМЦ, которые в последствии, будут подлежать реализации.

Пошаговая инструкция по составлению приказа

Шаг 1. Указываем название документа.

Шаг 2. В соответствующие поля вписываем наименование организации (ИП), указываем ОКПО, пишем дату составления.

Шаг 3. Заполняем основную часть распоряжения. Здесь следует уточнить тип проверки и ее цели, а также перечислить участвующих в мероприятии членов инвентаризационной комиссии и ее председателя. Их имена и отчества можно сокращать.

Шаг 4. Указываем, какие именно материальные ценности и в каких отделах и обособленных подразделениях фирмы надлежит проверить.

Шаг 5. Указываем точные сроки проведения проверки с датой ее начала и окончания.

Шаг 6. Сообщаем о причинах необходимости инвентаризировать ценности.

Шаг 7. Указываем сроки сдачи итогов проверки в бухгалтерию.

Шаг 8. Заверяем документ у руководителя.

Создание инвентаризационной комиссии

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая комиссия (п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации имущества…» (утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49). Если объем работы большой — создается несколько рабочих комиссий.

В небольших организациях проведением инвентаризации может заниматься ревизионная комиссия.

В состав комиссии включаются:

• представители администрации;
• бухгалтеры;
• другие специалисты (инженеры, юристы, техники и т. д.);
• представители службы внутреннего аудита, независимых аудиторских организаций (по желанию).

Максимальное и минимальное количество членов инвентаризационной комиссии закон не устанавливает, но желательно, чтобы в нее входило не менее 3 человек.

Как оформлять результаты проверки

Результаты оформляются согласно стандартному бланку ИНВ-18, в котором указываются числовые характеристики основных средство компании, действующих активов, материальных объектов, а также происходит сравнение данных, указанных в документах, с действительным наличием тех или иных компонентов.

В результатах отражается состояние следующих объектов:

• Материальные объекты, использующиеся больше одного года
• Материальные объекты, использующиеся меньше года и изменившие свое состояние
• Операции с дальнейшим составлением авансового отчета (прилагается приложение в качестве доказательств)
• Совокупность наличных и безналичных денежных средств
• Расчеты, связанные с покупкой товаров и услуг

После создания протокола и ведомости происходит окончательное определение результатов процедуры, а также подписывается приказ, содержащий данные об итогах мероприятия.

По факту проведения проверочных мероприятий ИК анализирует полученную информацию и составляет на ее основании опись (акт инвентаризации). Под актами должны расписаться материально ответственные лица, засвидетельствовав тем самым свое присутствие и согласие с итогами процесса сверки.

Если в ходе проверки были выявлены излишки или недостачи, ведущие к расхождениями с данными бухучета, формируется сличительная ведомость. Для основных средств унифицированные формы итоговой документации будут фиксироваться в описи ИНВ-1 и ведомости ИНВ-18.

После завершения процесса анализа итоговых сведений проводится заседание инвентаризационной комиссии, на котором фиксируются результаты проведенной оценки и определяются возможные варианты исправления обнаруженных нарушений. После собрания составляются протокол и ведомость ИНВ-26 (Постановление ГК № 26 от 27.03.2000), иллюстрирующая отсутствие (наличие) расхождений и варианты устранения ошибок.

Документы, оформленные на собрании, направляются руководителю организации. Далее руководство рассматривает исходные материалы оценки и принимает решения по факту контрольных мероприятий. Свой вердикт руководитель излагает посредством распоряжения о результатах сверки.

• данные руководителя, подписавшего документ.

После издания локальный акт необходимо зарегистрировать в специальном журнале для учета контроля исполнения таких решений. Его рекомендуемую форму можно взять из постановления Госкомстата № 88 (форма № ИНВ-23) или разработать самостоятельно. С приказом следует обязательно ознакомить всех перечисленных в нем работников.

Подписи об ознакомлении они могут поставить непосредственно на бланке либо на отдельном листе ознакомления с документом, который подшивается к распоряжению. Пошаговая инструкция по составлению приказа Шаг 1. Указываем название документа. Шаг 2. В соответствующие поля вписываем наименование организации (ИП), указываем ОКПО, пишем дату составления.

Шаг 3. Заполняем основную часть распоряжения.

Приказ об инвентаризации

Прежде чем провести инвентаризационную проверку необходимо подготовить приказ о его проведении. Еще для инвентаризационной проверки необходимо создать комиссию и это также необходимо отразить в приказе.

Приказ обязательно должен содержать следующие сведения:

• Необходимо четко указать объект проверки
• Объемы проверяемого имущества
• Причины проведения проверки
• Сроки проведения

При указании сроков надо четко прописать дату начала и окончания инвентаризационной проверки.

• Дату предоставления отчета о результатах инвентаризационной проверки
• Состав комиссии

В нашей статье мы рассмотрели, что собой представляет процесс проведения инвентаризации, как ее подготовить. Были описаны основные правила проведения таких проверок. В статье были приведены объекты, которые подлежат обязательной инвентаризационной проверке. Мы рассказали об участниках таких проверок и их действиях в ходе инвентаризации, а также и об их ответственности.

В зависимости от проверяемых активов или обязательств организации, формы и состав оформляемых документов будут различные, поэтому в нашей статье были приведены только универсальные формы документов, которые являются едиными для всех проверяемых объектов. Документы по инвентаризации оформляются в двух экземлярах, один передается в бухгалтерию, другой обычно хранится у матотвественного лица, с участием которого проводилась проверка.

Инвентаризационная проверка, это хлопотный процесс, требующий точности и внимательности. Проведение пересчета активов может занять довольно продолжительное время, это обязательно нужно учитывать при установлении сроков проведения инвентаризационной проверки. Чтобы инвентаризационная проверка прошла быстрее, необходимо подготовить правильно все документы по учету из бухгалтерских регистров, выдать на руки проверяющим документы для проверки, отражающие точные данные по остаткам проверяемых материальных запасов.

После проведения проверки, важно зафиксировать точно все ее результаты документально и чтобы все члены комиссии, заверили акты и инвентаризационные описи своими подписями. Эти инвентаризационные документы будут храниться в течение 5 лет и за это время могут еще не раз понадобиться, при выявлении каких-либо количественных расхождений по имуществу в дальнейшем.

Надеемся, что наша статья поможет вам подготовить и правильно провести инвентаризацию самостоятельно, быстро и легко. Желаем удачи!

Что представляет собой процедура инвентаризации

Так называется процедура проверки количественных и качественных характеристик имущества учреждения и состояний ее финансовых обязательств на установленную дату, обеспечивающая контроль за сохранностью объектов основных средств. Производится данное действие путем сверки фактических данных с регистрами бухгалтерского учета, а в процессе составляется образец приказа о проведении годовой инвентаризации 2021 года.

Регулируют проведение имущественной описи в организации следующие нормативно-правовые акты:

• 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011;
• Приказ Минфина № 49 от 13.06.1995, утверждающий методические указания по данной процедуре и регламентирующий порядок ее проведения.

Сроки инвентаризационного контроля учреждение устанавливает самостоятельно либо в учетной политике, либо отдельными распоряжениями руководства. Так, точно понадобится образец приказа на инвентаризацию 2021 года. По общему правилу опись проводится ежегодно, но не ранее 1 ноября (регламент для основных средств).

Оформление результатов инвентаризации

Проверка заключается в сравнении и сопоставлении фактических объемов ценностей с теми, которые зафиксированы в первичных документах. Сначала члены комиссии знакомятся с описями имеющихся ценностей, товаров, запасов. Затем они сравнивают имущество в наличии с тем, что указано на бумаге.

По окончании процедуры подсчета и сопоставления члены комиссии оформляют документы, содержащие результаты проверки. Чаще всего это не один документ, а несколько. Так, выявленные расхождения фиксируются в ведомости учета результатов. В качестве шаблона такого документа используют форму № ИНВ-26 из постановления Госкомстата от 27.03.2000 № 26.

Документы для оформления результатов инвентаризации составляются после ее проведения. Например, если ваша организация проводила инвентаризацию перед составлением годовой отчетности в декабре 2020, то разрешается оформить документы по ее результатам уже в январе 2021. Если выявлено расхождение между фактическими данными и данными бухгалтерского учета, то их необходимо зафиксировать в сличительной ведомости. На объекты, находящиеся на ответственном хранении, или арендуемые объекты составляется отдельная сличительная ведомость.

Бухгалтер составляет сличительную ведомость в двух экземплярах. Один из них останется в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.

Позже итоги обсуждаются на специальном заседании постоянной инвентаризационной комиссии, которое является основанием для составления протокола. Утвержденной формы для протокола нет, поэтому главные требования — правильно указать данные из распоряжения об инициировании контрольных мероприятий, о членах комиссии, выявленных расхождениях. Если несоответствий нет, это надо задокументировать. Одновременно комиссия выдвигает предложения оприходовать, списать выявленные излишки (недостатки), отразить их в балансе. Кроме того, в протоколе допустимо зафиксировать иные инициативы, к примеру, усилить охрану, чтобы в будущем избежать хищений. Итак, в списке итоговых документов содержатся следующие документы:

• ведомость учета результатов;
• сличительная ведомость результатов инвентаризации;
• сличительная ведомость результатов инвентаризации ценностей, находящихся в собственности организации;
• сличительная ведомость результатов инвентаризации арендуемых объектов;
• инвентаризационная опись;
• объяснительная записка.

Похожие записи:

• Выпустят ли за границу, если есть долги
• Кто такой исполнительный продюсер?
• Опубликован перечень новых льгот для воронежских добровольцев спецоперации