Приказ о выдаче подотчетных сумм
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ о выдаче подотчетных сумм». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно части №1 статьи №29 Федерального закона № 402-ФЗ авансовые отчеты подлежат хранению в течение 5 лет. Каждая организация сама выбирает порядок хранения отчетов. Чаще всего авансовые отчеты вместе с необходимыми документами прошиваются поквартально либо в хронологическом порядке.
Составление авансового отчета: кто должен этим заниматься
Абзац №2 п.6.3, содержащийся в документе Указания N 3210-У, гласит, что авансовый отчет должно заполнять лицо, ранее получившее денежные средства, а затем нужно отнести его в бухгалтерию. Кто такие подотчетные лица:
- сотрудники компании;
- внештатные сотрудники, участники гражданско-правового договора (к примеру, договора подряда, договора оказания услуг). Речь идет только о физических лицах. В этом случае они приравниваются к сотрудникам компании согласно письму Банка России от 02/10/2014 N 29-Р-Р-6/7859. Таким образом, выдача средств под отчет и окончательный расчет с ними проводятся так же, как и со штатными работниками компании.
Основание для выдачи денег в подотчет
До 19.08.2017 денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Но после изменения в порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и ИП (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) и поправкам в пункте 6.3 указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, обновился список документов для подтверждения подотчетных расходов. Изменения по подотчетным суммам с 2021 года разрешают обосновать передачу денег работнику двумя способами:
- издать распорядительный документ о выдаче подотчетных денег (как правило, это приказ);
- оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное руководителем (как это делалось ранее).
Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь организация вправе самостоятельно выбирать основание для выдачи денежных средств. Нужно ли писать заявление на выдачу денег в подотчет в 2021 году, зависит от того, что прописано во внутренних нормативных документах. Если положение предусматривает написание заявления, его придется писать.
Во многих случаях удобнее оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно или одновременно. В этом случае не придется оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать общий приказ о выдаче им наличности.
Образец приказа о выдаче подотчетных сумм
Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение.
Вначале бланка напишите:
- наименование организации;
- наименование приказа;
- его номер, дату, место составления.
После этого переходите к основному блоку. Тут укажите:
- обоснование и основание для создания приказа;
- на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
- максимальный размер сумм;
- период, на который они могут выдаваться;
- работников, которые имеют право получать в кассе необходимые денежные средства;
- ответственное за исполнение данного приказа должностное лицо.
В заключение соберите подписи всех сотрудников, которые указаны в документе.
Выдача подотчетных сумм
Выдавать деньги под отчет можно любым работникам и в любой валюте.
Подотчетными лицами могут быть даже работники-иностранцы, не являющиеся резидентами РФ. Выдача им денег под отчет не считается валютной операцией, при которой расчеты ведутся лишь через счет в уполномоченном банке. Ведь деньги не отчуждаются в пользу работника, а остаются в собственности работодателя.
Получить в бухгалтерии деньги под отчет работник может только на основании резолюции руководителя и только при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам№ 3210-У№ 3210-У). Между тем ответственности за выдачу новых подотчетных сумм в отсутствие отчета по старым нет№ 307-АД15-11670.
Деньги под отчет выдаются по заявлению работника. Причем оно обязательно, даже если подотчетное лицо — сам руководитель организации (вместо заявления он может оформить распоряжение). Ведь выдачу денег под отчет в отсутствие такого заявления проверяющие могут посчитать нарушением порядка ведения кассовых операцийКоАП РФ.
Формы заявления работника и распоряжения руководителя на выдачу средств под отчет вы можете найти:
Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и способ выдачи денег (наличными из кассы или перечислением работнику на карту: корпоративную, зарплатную, обычную дебетовую№ 03-11-11/42288) устанавливает сама организация.
Поскольку личные банковские карты работников используются для подотчетных целей куда чаще корпоративных, то далее мы будем вести речь лишь о личных картах.
Если организация использует для подотчетных нужд корпоративную карту, то в инструкции для подотчетников или в ином внутреннем документе следует дополнительно оговорить все связанные с этим нюансы (например, о порядке передачи карты и ее возврата, об обязанности работника сохранять в тайне PIN-код, об отсутствии ограничения по расчетам свыше 100 тыс. руб. и т. п.). Также помните, что при использовании корпоративных карт деньги считаются выданными под отчет не в момент передачи карты, а в момент, когда работник снимет с нее деньги или расплатится ею.
Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами
С 1 июля 2019 года действуют новые правила для подотчетных лиц и оформления подотчетных документов. Это связано с изменениями в формировании чеков ККТ — в них появились дополнительные реквизиты. Также вышли из оборота типографские формы бланков строгой отчетности.
Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях. Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.
Когда подотчетные средства могут быть признаны доходом
Случаи, когда подотчетный работник, получив деньги на хозяйственные нужды, не спешит отчитаться об их расходовании, не так уж и редки.
Если у организации нет документов, подтверждающих расходование подотчетных средств, то суммы, выданные работнику, облагаются НДФЛ. Правомерность такого подхода даже в отношении руководителя фирмы подтвердил Верховный суд РФ в Определении от 03 февраля 2020 года № 310-ЭС19-28047. И ФНС уже ссылается на это решение.
Когда сотрудник должен вернуть подотчетные деньги
Основной документ, определяющий отношения работодателя и работника в части выдачи денег под отчет, – это Указание Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
Подотчетные лица – это лица, которым выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах организации (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У). Ими могут быть:
· любые работники организации, в том числе ее руководитель; работники-иностранцы, не являющиеся валютными резидентами РФ, поскольку при передаче под отчет не происходит использования денежных средств в качестве средства платежа; работники, имеющие задолженность по ранее полученной под отчет сумме, поскольку требование полного погашения задолженности отсутствует в Указании № 3210-У;
· физические лица, с которыми у организации заключен гражданско-правовой договор (например, подрядчики, исполнители) (Письмо Банка России от 02 октября 2014 года № 29-Р-Р-6/7859).
Для того чтобы выдать деньги подотчетному лицу, нужно составить приказ или иной распорядительный документ, в котором обязательно указываются Ф. И. О. сотрудника, сумма к выдаче, срок возврата. Распорядительный документ не нужен, если есть заявление подотчетного лица о выдаче денег под отчет с визой руководителя о сумме и сроке ее возврата, подписанное руководителем (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У).
Деньги под отчет могут выдаваться наличными из кассы или перечисляться на личную банковскую карту работника (Письмо Минфина РФ от 21 июля 2017 года № 09-01-07/46781). Подотчетные деньги выдаются из кассы только после подписи получающего их сотрудника на РКО (подп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У). Чтобы избежать вопросов налогового органа о характере поступления на карту физлица, в назначении платежа необходимо более подробно указать основание перечисления с указанием реквизитов заявления или приказа на выдачу подотчетных средств. Также расходы могут осуществляться работниками с использованием корпоративной банковской карты фирмы.
Система нормативного регулирования учета расчетов с подотчетными лицами
Мухина Е.Р.
- Старший преподаватель,
- Пермский национальный исследовательский политехнический университет
- Система нормативного регулирования учета расчетов с подотчетными лицами
- Аннотация
В статье приведены основные нормативно-правовые документы в области регулирования учета расчетов с подотчетными лицами. Охарактеризована сфера действия данных документов.
Ключевые слова: нормативно-правовая база, подотчетные лица, учет расчетов, закон, постановление.
Mukhina E.R.
- Senior lecturer,
- Perm National Research Polytechnic University
- THE REGULATORY SYSTEMS ACCOUNTING PAYROLL
- Abstract
The paper presents the basic legal documents in the field of regulation of accounting Payroll. The scope of these documents is characterized.
Keywords: regulatory framework, accountant, accounting calculations, laws, regulations.
В процессе осуществления своей деятельности предприятия зачастую сталкиваются с необходимостью оплаты материальных ценностей или различного рода работ, услуг наличными денежными средствами, т.е. через подотчетные суммы.
- Несмотря на то, что в бухгалтерском учете отражение данных операций не представляет сложности с точки зрения проводок, в то же время постоянно меняющаяся законодательная база предъявляет довольно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, а также правильности начисления всех налогов по этим операциям.
- Рассмотрим нормативно-правовую базу в области регулирования учета расчетов с подотчетными лицами (таблица 1).
- Таблица 1 – Нормативная база в области регулирования учета расчетов с подотчетными лицами
| № п/п | Нормативно-правовой акт | Сфера регулирования |
| 1 | Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06 декабря 2011 г. | Регулирует правила отражения операций по учету расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете предприятий |
| 2 | Гражданский кодекс РФ | 1) Регулирует отношения между лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, или с их участием. |
| 3 | Налоговый кодекс РФ | 2) Определяет отношения по установлению, введению и взиманию налогов и сборов [1] |
| 4 | Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций от 31 октября 2000 г. N 94н | Устанавливает единые подходы к применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и отражению фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета |
| 5 | Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации №318-П от 24.04.2008 | Регулирует порядок ведения кассовых операций |
| 6 | Указание Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” | Регулирует порядок ведения кассовых операций |
Согласно Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами по суммам, выданным им на административно-хозяйственные, операционные, командировочные расходы, используется активно-пассивный счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”, дебетовое сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданных под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, кредитовое – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Аналитический учет ведется по отдельно выданным под отчет суммам и осуществляется позиционным способом.
По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса). Таким образом, операции по одному авансовому отчету должны найти отражение только по одной строке.
Необходим ли утвержденный список лиц на выдачу денежных средств под отчет?
Отметим, что прямого указания на установление списка лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, Положение N 373-П не содержит. Тем не менее из п. 4.4 Положения N 373-П следует, что учреждения могут выдавать наличные деньги под отчет на расходы, которые связаны с ведением деятельности, с письменного распоряжения руководителя. Следовательно, с целью осуществления контроля руководитель должен утвердить список лиц, которые могут получать денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Перечень лиц, которым выдаются наличные денежные средства на данные расходы, сроки и цели использования этих средств утверждаются приказом руководителя. Срок, на который выдаются денежные средства под отчет, может устанавливаться в зависимости от конкретного случая либо для отдельных видов операций, что закрепляется отдельным нормативным актом учреждения. Целесообразно прописать данные положения в учетной политике.
Следует ли подотчетному лицу выдавать доверенность, если оно приобретает основное средство?
Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами (ч. 1 ст. 185 ГК РФ). Иными словами, она представляет собой одностороннюю сделку, из которой возникает право поверенного выступать от имени доверителя. Доверенность должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером учреждения и заверена печатью. Как правило, доверенность материально ответственному лицу выписывается для оформления его права выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Данная практика распространена при получении материальных ценностей, оплата которых производится посредством безналичных расчетов.
В случае если подотчетное лицо не заявляет о себе как о представителе организации и приобретает товар в порядке, предусмотренном договором розничной купли-продажи, доверенность не требуется. Договор розничной купли-продажи является публичным договором, то есть заключенным коммерческой организацией и устанавливающим ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые она по характеру своей деятельности должна осуществлять (п. 2 ст. 492 ГК РФ). Статьей 493 ГК РФ установлено, что договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека либо иного документа, подтверждающего оплату товара.
Как учитываются подотчетные суммы
В бухгалтерском учете выдача и возврат подотчетных сумм оформляются стандартными проводками:
- Дт 71 Кт 50 (51, 52) – выданы деньги из кассы «подотчётнику», перечислены со счета работодателя. Такая проводка применяется и в случае, если работник потратил собственные средства в производственных целях.
- Дт 20 (26, 10, 44 и др.) Кт 71 – списываются подотчетные суммы в соответствии с целевым использованием.
- Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетных сумм, не использованных подотчетным лицом. Если работник в установленные сроки не предоставляет отчет об использовании средств и не возвращает деньги работодателю, можно вычесть долг из заработной платы. Вместе с тем Роструд настаивает, что такая операция возможна только с согласия самого работника (письмо №3044-6-0 от 09/08/07 г.).
- Дт 70 Кт 71. После утверждения авансового отчета руководством суммы могут быть включены в затраты.
Аналитический учет подотчетных сумм организуется по каждому подотчетному лицу. Для контроля выдачи средств и в качестве внутреннего нормативного документа для бухгалтерии в организации, ИП должен быть издан приказ, содержащий список подотчетных лиц.
Целесообразно также утвердить отдельный ЛНА, касающийся выдачи подотчетных сумм и их возврата, например, «Положение о расчетах с подотчетными лицами». В него вносятся все нюансы расчетов, актуальные для данного работодателя.
Для выдачи денег работодателю нужно действовать так:
- оформите расходный кассовый ордер (РКО). Его должен подписать главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).
- после того как подотчетник поставит свою подпись на РКО, кассир выдает ему деньги из кассы и подписывает РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).
- оформите выдачу денег под отчет проводкой (статья движения денежных средств):
| Проводка | Операция |
| Д 71 — К 50 | Работнику выданы деньги под отчет |
Если в авансовом отчете была найдена ошибка, то исправлять ее нужно по общим правилам:
- Если была сделана неправильная запись. (К примеру, на канцтовары сотруднику выдали под отчет 6000 рублей. Фактическая стоимость оказалась 5483,12 руб. Но во время заполнения авансового отчета человек сделал ошибку и указал сумму расхода в 5493,12 руб. Для исправления нужно зачеркнуть одной строкой ̶5̶4̶9̶3̶,̶1̶2̶, написать верную сумму 5483,12.
- Рядом поставить отметку «исправлено», исправление должно быть читаемым.
- Исправление необходимо заверить подписью сотрудника.
На что тратить деньги в подотчет
Не всегда расходы организации оплачиваются средствами со своего расчетного счета. В некоторых случаях может потребоваться выдать денежные средства работнику в подотчет. К таким случаям относят:
- Хознужды организации (например, покупка товаров, работ либо услуг);
- Командировка (когда сотруднику выдаются суточные, а также деньги на проезд и проживание);
- Представительские расходы.
Основанием для выдачи из кассы подотчет денежных средств является один из следующих документов:
- заявление работника, на котором стоит виза директора, содержащая размер выдачи, а также срок, на который разрешено выдать;
- приказ руководителя о выдаче средств подотчет.
Для того, чтобы в документах, которые выдаются подотчетнику при покупке товаров в качестве покупателя была указана организация, помимо подотчетных средств сотруднику нужно выдать доверенность.
Подпадают ли расчеты по подотчетным суммам под действие закона №54-ФЗ
Подотчетные суммы могут выдаваться, как в наличной форме, так и путем их перевода на корпоративную и даже личную карточку сотрудника с пометкой «Подотчетные деньги». Стоит напомнить, что банковская карточка согласно пп.19 ст.3 закона №161-ФЗ (о национальной платежной системе) относится к электронным средствам платежа, которые на основании Положения Банка России № 383-П являются безналичной формой расчета.
А в июльской редакции закона №54-ФЗ от 2018 года утверждено, что онлайн-касса используется при наличных и почти любых безналичных формах расчетов. Однако расчеты по подотчетным суммам в любой их форме в случае их возврата и выдачи не являются расчетами в понимании закона №54-ФЗ, поскольку не относятся:
- к получению и выплате денег непосредственно за товары, работы, услуги (т.е. к денежным отношениям, которые возникают между покупателем и продавцом);
- к приему ставок, интерактивных ставок и к выплате выигрышей по ним;
- к приему денег в ходе продажи лотерейных билетов (включая электронные);
- к приему лотерейных ставок;
- к выплате выигрышей по лотереям.
Все эти виды операций признаются ст. 1.1 закона №54-ФЗ расчетами, при осуществлении которых применяется онлайн-касса, за исключением тех случаев, в каких сам закон предусматривает возможность не работать с ККТ. Кроме того, к расчетам, на которые распространяется обязанность по использованию ККТ или право ее не применения, еще относятся следующие операции, направленные на оплату товаров, работ, услуг:
- прием и выплата денег в форме предварительной оплаты и (или) авансов;
- зачет и возвращение предварительной оплаты и (или) авансов;
- выдача и погашение займов (включая кредитование ломбардами);
- предоставление либо получение встречного предоставления для расчетов за товары, работы, услуги.
И к этим операциям выдача и возврат подотчетных сумм тоже не относится, поскольку данные деньги являются лишь кассовой операцией, которая направлена на будущее совершение расхода, а не отражает сам факт оплаты товаров (работ, услуг). Да и подотчетное лицо не является по отношению к своему работодателю покупателем.
Правила составления документа
Унифицированной формы не существует, но обратите внимание на следующие правила:
- Создавайте документ на фирменном бланке учреждения в единственном экземпляре. Если такой бланк отсутствует, то в шапке документа отразите наименование госучреждения (полное), номер, дату и наименование приказа.
- Регистрировать образец нового приказа на подотчет следует в журнале регистрации распоряжений в обычном порядке.
- Формируя новое распоряжение, строго соблюдайте хронологический порядок, иначе проверяющие заподозрят подлог.
- Утвердить документ имеет право только руководитель организации либо его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
- В документе обязательно укажите следующие реквизиты: Подотчетное лицо: фамилия, имя и отчество (при наличии), должность.
- Сумма подотчета: указывайте сумму и прописью и цифрами, в рублях и копейках.
- Целевое назначение: пропишите конкретное назначение выделяемых денег.
- Срок подотчета: укажите предельную дату (число, месяц, год), до которой выдали деньги.
Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера. Если в организации отсутствует бухгалтерия, то контроль за соблюдением данного распоряжение должен быть возложен на руководителя.