Система учета рабочего времени сотрудников
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Система учета рабочего времени сотрудников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кроме классификации по типу работы и способу передачи информации, отличают традиционные и БСКУД. Они применяются для идентификации биометрических параметров (БП), уникальных для каждого человека. К ним относятся рисунок радужной оболочки глаза и отпечаток пальца пользователя. Применение БП для идентификации персонала в разы повышает уровень безопасности на защищаемом объекте в сравнении с ключами. Как правило, для идентификации используют отпечаток пальца. В крупных системах по контролю доступа с более чем тысячью пользователей используется 2-хфакторная идентификация бесконтактной картой и отпечатком пальца.
Главные функции СКУД:
- Разграничение и контроль доступа. Выполнение данной функции обеспечивает ограничение доступа посторонних лиц и работников в помещения и рабочие зоны, которые не являются зонами общего использования, а также ограничивает въезд автомашин на подконтрольную территорию. В качестве идентификаторов применяются различные цифровые устройства и средства биометрического либо иного контроля.
- Учет рабочего времени. Благодаря выполнению данной функции, значительно облегчается деятельность сотрудников отделов кадров и лиц, ответственных за соблюдение трудовой дисциплины. Она позволяет осуществлять ограничение доступа персонала на территорию предприятия в нерабочее время, а также в праздники и по выходным. Система регистрирует время входа и выхода конкретных работников на территорию предприятия. Эти данные архивируются и могут использоваться при служебных расследованиях. В качестве идентификатора может использоваться электронная карта, отпечаток пальца и пр.
Биометрические СКУД имеют ряд неоспоримых преимуществ:
- возможность назначать персоналу разные зоны и расписание доступа в зависимости от того, в каком подразделении числится сотрудник;
- ведение учета рабочего времени и создание отчетов для бухгалтерии;
- сохранение в сетевом контроллере доступа журнала фиксируемых событий: входов/выходов пользователей и аварийных открытий дверей;
- быстрая проверка личности пользователя;
- невозможность подделать биометрические показатели.
Под брендом RusGuard производятся контроллеры, считыватели и программное обеспечение RusGuard Soft, которое позволяет эффективно управлять железом.
В СКУД RusGuard используется учет рабочего времени, основанный на фактическом присутствии на объекте: сотрудники прикладывают персонифицированный идентификатор (пластиковая карта-пропуск, банковская карта, смартфон, отпечаток пальца и т.д.) к считывателю, установленному на турникете или двери, и, как правило, этот факт учитывается как начало рабочего дня или смены. То же самое происходит по окончании рабочего дня. Конечно, это очень упрощенный юзкейс. Современные УРВ на базе СКУД обладают внушительным функционалом и большой гибкостью настройки.
В состав СКУД RusGuard уже включен модуль учета рабочего времени (УРВ). Несмотря на то что ПО RusGuard распространяется бесплатно и не требует лицензирования, модуль УРВ в его составе – это полноценный профессиональный инструмент. Он позволяет вести учет отработанных часов, фиксирует поздние приходы и ранние уходы, перекуры, опоздания, неявки. Уникальный рабочий график можно назначить как для отдельного сотрудника, так и для всего подразделения в целом (рис. 4).
Как контролировать рабочее время
Работодатели, которые устанавливают системы контроля рабочего времени, руководствуются ТК РФ.
Документов, которые описывали бы конкретные способы и инструменты контроля за работниками и их рабочими компьютерами, на законодательном уровне, нет. Здесь можно говорить только о здравом смысле и «рамках», которые нельзя переступать с точки зрения нарушения прав личности.
По ст. 22 Трудового кодекса работодатель имеет право требовать от работника исполнения его трудовых обязанностей и соблюдения правил внутреннего трудового распорядка. А в ст. 56 ТК РФ говорится о том, что работник исполняет свои функции под контролем работодателя. Так что сам по себе контроль со стороны работодателя — это право, данное ему Трудовым кодексом.
Рабочее место предоставляется работнику работодателем на основании ст. 21 ТК РФ для выполнения трудовых обязанностей, прописанных в трудовом договоре. Работник не вправе использовать рабочий компьютер, офисную оргтехнику, доступ в Интернет для решения своих личных задач.
Более того, ст. 57 ТК РФ разрешает работодателям включать в трудовой договор дополнительные условия, которые не ухудшают положение работника. Установка ПО для контроля рабочего времени вполне под такое допусловие подходит.
Справочно. Сотрудники, неустанно выполняющие должностные обязанности с 9 до 18 часов и ни за какие деньги не разглашающие коммерческую тайну, — мечта любого руководителя. Но, к сожалению, на практике все по-другому. Приходя в офис, работники «просыпаются» за чашечкой кофе и чтением гороскопа, в течение дня активно обмениваются сообщениями по ICQ, а остаток рабочего времени вечером проводят за игрой в «косынку».
Контроль дистанционного работника и работника по ГПД
Здесь могут возникнуть сложности. Дистанционной считается работа, определенная трудовым договором и выполняемая работником вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного подразделения, вне стационарного рабочего места под контролем работодателя.
Дистанционная работа, как правило, предполагает возможность работника самостоятельно определять свое место нахождения, место выполнения работы, его независимость в этой части от воли работодателя.
Вот, к примеру, если удаленный работник без уважительной причины не отвечает работодателю, его можно уволить. Но какова процедура этого увольнения: надо ли предварительно привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности? Ответ на этот вопрос попытались дать чиновники Роструда в Письме от 30.03.2021 N ПГ/05823-6-1.
Дистанционного работника можно уволить, если он без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд (ст. 312.8 Трудового кодекса).
При этом, по мнению экспертов Роструда, основания для увольнения возникают на четвертый день. Исключение — если на фирме установлен более длительный срок взаимодействия.
По данному основанию работодатель по своей инициативе вправе уволить работника, выполняющего дистанционную работу как на постоянной основе, так и временно (ч. 1 ст. 312.8 Трудового кодекса).
Под отсутствием взаимодействия подразумевается неисполнение удаленщиком своих должностных обязанностей либо игнорирование работодателя или его законного представителя по вопросам, непосредственно связанным с исполнением удаленщиком своих должностных обязанностей.
А вот к единому мнению о том, является ли увольнение удаленного сотрудника за невыход на связь с работодателем мерой дисциплинарной ответственности, эксперты Роструда еще не пришли.
В одних случаях они говорят, что нет. То есть при увольнении дистанционного работника в соответствии со ст. 312.8 Трудового кодекса соблюдать процедуру наложения на него дисциплинарного взыскания не нужно.
В других разъяснениях специалисты службы полагают иначе: увольнение по указанному основанию относится к дисциплинарным взысканиям. Следовательно, фирме требуется соблюдать порядок привлечения работника к дисциплинарной ответственности.
И если после увольнения работник в суде докажет уважительность причин отсутствия взаимодействия с работодателем, то суд может восстановить его на работе. Кроме того, если суд согласится с подобным подходом, то за несоблюдение процедуры привлечения удаленного сотрудника к дисциплинарной ответственности, работника восстановят в прежней должности. Однако чиновники Роструда рассудили иначе. Они пришли к выводу, что дистанционного работника, не выходящего на связь с работодателем, можно уволить:
— либо по общим основаниям, установленным Трудовым кодексом. В таком случае понадобится предварительно оформить привлечение к дисциплинарной ответственности;
— либо по специальным основаниям, предусмотренным для удаленных сотрудников. Специальные основания прекращения трудового договора с дистанционным работником предусмотрены в ст. 312.8 Трудового кодекса. В их число и входит увольнение за молчание.
Обратите внимание! Работник, принятый на условиях «удаленки», переехал в другую местность. В результате изменился часовой пояс и возникла необходимость доплачивать сотруднику за работу в ночное время. Однако работодатель не хочет этого делать и планирует уволить сотрудника. Вправе ли он так поступать? Если работодатель не согласен с тем, что дистанционный работник изменит место работы, у фирмы появится право уволить такого сотрудника. Это право предоставлено организации ч. 2 ст. 312.8 Трудового кодекса. Однако такое увольнение возможно при одном условии: если переезд сотрудника влечет невозможность исполнения им обязанностей по трудовому договору на прежних условиях. При этом увольнение по данному основанию не означает, что речь идет о расторжении трудового договора по инициативе работодателя либо он привлекает сотрудника к дисциплинарной ответственности. Увольнение по ч. 2 ст. 312.8 Трудового кодекса обусловлено именно невозможностью для сотрудника исполнять свои обязанности на прежних условиях. На это указал Роструд в Письме от 30.03.2021 N ПГ/05823-6-1.
Как проконтролировать электронную переписку сотрудников и не сесть в тюрьму
Современные программы позволяют отслеживать нажатие клавиш на компьютере, контролировать посещение сайтов и даже анализировать все электронные письма. Однако за использование подобных средств можно на несколько лет отправиться в места не столь отдаленные. «Путевкой» станет ст. 138 УК РФ. Как сделать действия работодателя законными? Что и в каких документах написать? И как уволить работника, если он сболтнет лишнего в электронной переписке? Давайте разбираться.
С развитием технологий работодателям стало недостаточно контролировать работников только с помощью традиционных средств фиксации, таких, например, как журнал учета прихода-ухода сотрудников из офиса или еженедельные письменные отчеты. Информационные технологии вошли во все сферы нашей жизни. Передать сведения, являющиеся конфиденциальными, из офиса компании третьим лицам значительно проще, чем раньше, — теперь для этого используются еще Интернет и электронная почта.
Поэтому компании задумываются о средствах контроля за сотрудниками, которые позволили бы предотвратить нежелательные поступки персонала. Уже давно изобретены специализированные программы контроля над действиями работников, которые не только фиксируют все их действия, но даже анализируют их и формируют отчеты. Сейчас в автоматическом режиме можно:
— отслеживать нажатие клавиш на компьютере;
— делать снимки экрана и снимки с камеры компьютера;
— удаленно запускать приложения, контролировать посещение сайтов;
— анализировать входящие и исходящие электронные письма.
И это значительно облегчает жизнь организации. Теперь не надо стоять за спиной сотрудника, чтобы знать, какие сайты он посещает на рабочем компьютере/планшете/мобильном телефоне или какие письма и с какими данными отправляет партнерам.
Однако вместе с программным обеспечением, которое следит за сотрудниками и контролирует их действия, облегчая жизнь работодателей, возникает и риск нарушения конституционного права людей на тайну переписки. А именно ст. 23 Конституции РФ, согласно которой «каждый имеет право на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений». Ограничение этого права допускается только на основании судебного решения.
На заметку. На первый взгляд все просто: установил системы контроля, вызвал нарушителей на ковер — и проблема решена. Но существуют и другие мнения: «Самая большая ошибка руководителя — это уверенность в том, что программное обеспечение заставит людей работать». Программы-шпионы помогают обозначить проблему, не претендуя на ее решение целиком и полностью. Конечно, людей можно «припугнуть», и на какое-то время отдача возрастет. Но если при этом ничего не делать с мотивацией на более глубоком уровне, через некоторое время все снова вернется на круги своя.
Как видите, в Конституции РФ речь идет не о личной переписке, а вообще о любой переписке, которую ведет человек. Теперь обратимся к уголовному законодательству, которое вводит ответственность за нарушение этих прав. А именно к ст. 138 «Нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений» УК РФ. Ответственность — до четырех лет лишения свободы.
Получается, желание работодателя контролировать действия работников может окончиться весьма плачевно, в том числе для того сотрудника, который будет эту задачу выполнять лично. Причем с реальным тюремным сроком. Перспектива уголовной ответственности малоприятная, поэтому давайте разбираться, как ее избежать и воспользоваться законным правом работодателя знать, не «сливает» ли работник информацию о компании конкурентам и не планирует ли пойти в прокуратуру с жалобой.
В совокупности все вышеперечисленные нормы ТК РФ об обязанностях работника означают, что работодатель может контролировать и электронную рабочую переписку сотрудников. Но как не нарушить данное Конституцией РФ право на неприкосновенность переписки? Оказывается, в ч. 1 ст. 24 Конституции РФ сказано, что сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица (в т.ч. переписки) допускается, но только с его согласия. Значит, перед тем как внедрить любое программное обеспечение или даже просто залезть в почтовый ящик сотрудника и прочитать его электронную почту, нужно получить согласие работника, а перед этим — внести соответствующие изменения в локальные нормативные акты.
Изготовление пластиковых карт для электронного пропуска
Как правило, электронная пропускная система представляет собой комплекс аппаратных и программных средств, который состоит из сервера, компьютерной программы и технических средств, соединенных посредством локальной сети. Сам по себе проход на территорию учреждения осуществляется при помощи пластиковых карточек, с которых техническим средством считывается информация. При положительном сравнении имеющихся данных, нанесенных на пластиковую карту электронного пропуска, турникет разрешает доступ на территорию объекта.
При заключении договора на изготовление электронных пропусков казенному учреждению необходимо руководствоваться положениями Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ.
С исполнителем работ в данном случае заключается договор подряда. Условия указанного договора предполагают, что одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его (п. 1 ст. 702 ГК РФ).
Нормы Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденных Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н (далее — Указания N 65н), не дают ответа на вопрос об отнесении затрат на изготовление электронных пропусков на ту или иную статью (подстатью) КОСГУ. К сожалению, в настоящее время отсутствуют и официальные разъяснения контролирующих ведомств по этой теме. Имеются две точки зрения: расходы на изготовление электронных пропусков сторонним исполнителем подлежат отнесению на подстатью 226 или на статью 340.
В пользу первой позиции говорит тот факт, что согласно Указаниям N 65н на подстатье 226 КОСГУ учитываются расходы на выполнение работ, оказание услуг, не отнесенных на подстатьи 221 — 225 КОСГУ, в том числе услуги по обеспечению безопасности информации и режимно-секретных мероприятий.
Сторонники второй точки зрения основываются на том, что в результате осуществления работ по договору в собственности учреждения оказывается ряд материальных объектов (карточек), которые в соответствии с Указаниями N 65н относятся на статью 340 КОСГУ.
Необходимость ведения табеля учета рабочего времени
В соответствии со ст. 91 ТК РФ каждый работодатель обязан вести учет рабочего времени. Это необходимо для своевременного и надлежащего учета часов переработки (часов сверхурочной работы) и контроля работодателем за выполнением сотрудником служебных обязанностей.
Довольно часто у практикующих специалистов возникают сомнения в необходимости вести табель в условиях пропускной системы. Ведь посредством электронных пропусков фиксируется время прибытия сотрудника на территорию работодателя и убытия. Однако электронная система не может заменять табель. В нормах действующего законодательства прямо сказано, что учет рабочего времени должен вести именно работодатель.
Согласно Приказу N 173н для учета рабочего времени и начисления заработной платы каждому работнику учреждения используется табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. 0504421).
Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
Если в учреждении действует пропускная система и ведется табель, теоретически возможны расхождения между данными табеля и распечаткой данных из электронной системы. В таком случае может возникнуть вопрос: данные какого документа являются первичными и должны иметь приоритет при принятии тех или иных решений в отношении сотрудника?
Установленное оборудование и версии программ для мониторинга и формирования отчетов, позволяет максимально эффективно осуществлять контроль всех пользователей внесенных в память главного компьютера. Применение таких систем контролирования рабочих часов, проводимых сотрудниками на предприятии, помогает достичь определенных целей, поставленных руководством компании:
- программа позволяет производить регистрацию пользователя в системе во время прихода и ухода;
- значительно повысить уровень дисциплины работников офиса или любого предприятия;
- обеспечить максимальный уровень безопасности и минимизировать шанс проникновения злоумышленников на охраняемую территорию;
- разрешает подготовить отчет в максимально короткое время, так как все данные хранятся в программе.
Система учета рабочего времени по картам – что это и где используется
Система учета рабочего времени по карточкам имеет очень простой принцип работы. Набор оборудования, как правило, включает электромагнитный замок и 2 считывателя. Один из них устанавливается на входе, другой – на выходе из офиса или конкретного служебного помещения. Попасть внутрь и выйти можно только по своей карточке.
Карты программируются на одного сотрудника, и каждый вход-выход учитывается. Ключи к картам прописываются в памяти контроллера СКУД. Его устанавливают внутри помещения или в отсеке электрозамка, где они оказываются недоступны для злоумышленников.
Система контроля доступа и учета рабочего времени по бесконтактным картам имеет компьютерную базу, где ведется учет всех карточек. С помощью установленной программы можно управлять выдачей и аннулированием пропусков. Подобная система учета удобна для любой компании:
- промышленного предприятия;
- офисного центра;
- крупного супермаркета;
- торгово-развлекательного центра;
- производственной компании с большим числом цехов и пр.
Электронная пропускная система: комплектация базовая и продвинутая
- ограничивают допуск на территорию. Пройти могут только обладатели заветных электронных пропусков;
- фиксируют время, когда пропуск был использован на вход или выход. Поскольку каждый пропуск при этом закреплен за конкретным работником, тем самым отмечается время прихода и ухода каждого из них.
Все зафиксированные на проходной данные стекаются в специальную компьютерную программу. А вот возможности такого программного обеспечения уже могут быть разными.
ВАРИАНТ 1. В самой простой комплектации программа обеспечивает решение лишь двух задач:
- отмечает фактическое время прихода и ухода работников;
- позволяет формировать отчеты по приходам и уходам каждого работника за конкретный период.
При этом в отчетах, сформированных такой программой:
- учитывается и время, на которое работник задержался после окончания рабочего дня, независимо от того, просил его работодатель об этом или нет;
- фиксируется факт отсутствия работника в тот или иной день, но не его причина.
Поэтому в рассматриваемом случае возможностей такой компьютерной программы для учета рабочего времени просто недостаточно. Для расчета зарплаты и прочих выплат, причитающихся работнику за прошедший месяц, ее данные без дополнительной обработки неприменимы.
ВАРИАНТ 2. Более продвинутое программное обеспечение предполагает наличие дополнительных функций, которые дают возможность:
- автоматически учитывать отработанное работником время в пределах его рабочего графика;
- отмечать причины отсутствия работника;
- планировать графики работы;
- подсчитывать часы работы, тарифицируемые по-разному;
- рассчитывать заработную плату.
Вот такую систему можно использовать и для учета рабочего времени.
Как исправить допущенные ошибки
Если в документе была обнаружена ошибка, то необходимо выполнить следующее:
- Переписать/перепечатать документ. Воспользоваться таким способом можно лишь тогда, когда ошибка была замечена:
- до того, как была поставлена подпись руководителя;
- в момент подписания.
- Издать новый приказ. Но перед тем как приступить к изданию нового документа, необходимо создать приказ, аннулирующий приказ, в котором присутствуют ошибки. В нем должно содержаться следующее:
- регистрационный номер;
- дата, когда он был составлен;
- название документа;
- начало текста в приказе должно начинаться со слов: «Признать утратившим силу»/«Считать недействительным»;
- кратко, почему его решили отменить;
- кто несет ответственность за исправления;
- подпись.
Система контроля доступа и управления на предприятии
СКУД или СКД — программно-аппаратное обеспечение, позволяющее защищать охраняемый объект от нежелательного вторжения, контролировать перемещение транспорта и вести учёт посетителей.
Подобный метод контроля на предприятии способен полностью автоматизировать уровень доступа и исключить вероятность возникновения «человеческого фактора» в вопросах охраны.
Система управления может фиксировать важные аспекты работы любого предприятия:
- при интеграции с камерами видеонаблюдения, СКУД осуществляет круглосуточный мониторинг и фиксацию всех происшествий на заданной территории;
- производит ограничивание доступа сотрудников и их передвижение по зданию, в заданное время и выходные дни;
- ведёт статистику рабочего времени и учёт посетителей — для этого используют удалённые турникеты и электронные пропускные пункты;
- при помощи специального программного обеспечения есть возможность ознакомится и распечатать все необходимые отчёты и диаграммы;
- взаимодействуя с бухгалтерскими программами можно рассчитать заработную плату и обновить базу посетителей.
Система контроля доступа – Электронная проходная
Электронная проходная — это готовое устройство, которое предназначено для организации одной, реже нескольких двухсторонних точек прохода на территорию офиса, предприятия или любого другого помещения, где она установлена.
Она может работать как автономно, так и в составе сети с постоянным подключением к рабочему месту оператора и другими ЭП. В состав электронной проходной входит следующее оборудование:
- турникет;
- контроллер доступа – электронное устройство, обеспечивает взаимодействие с другими элементами ЭП;
- два считывателя карт, могут быть стандарта EM-Marin или HID;
- картоприемник – для изъятия временных пропусков;
- пульт дистанционного управления;
- программное обеспечение – для регистрации карт и сбора статистики.
Система контроля и управления рабочего времени персонала
В комплектации стандартного пакета СКУД, находится специальное программное обеспечение, которое может взаимодействовать с базой 1С. Такая программа имеет широкие возможности по ведению доступа личных данных, осуществлению контроля и учёта за соблюдением норм труда и рабочего временем сотрудников. Программное обеспечение СКУД имеет несколько разделов:
- раздел «Работники». Структурирует и формирует список всех работников предприятия, с указанием персональных данных. Есть возможность систематизировать табельные номера, должности, даты трудоустройства всего персонала. Любая доступная информация в СКУД выводится на внешний носитель либо отправляется на печать;
- раздел «Графики работы». Каждому работнику можно присвоить персональный график выхода, а при помощи контролёра и идентификатора осуществлять мониторинг рабочего времени, трудовой дисциплины и уровня доступа. Есть возможность создавать как недельные, так и посменные или месячные рабочие графики;
- раздел «Журнал отработанного времени» позволяет контролировать суммарное рабочее время сотрудника, вести учёт его переработки и баланса посещения;
- раздел «Отчёты». Позволяет сформировать ведомость о несоблюдении дисциплины и отработанном времени за месяц. Все отчёты имеют стандартную форму Т-13.