Общие вопросы: что такое электронный документооборот и как он работает?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Общие вопросы: что такое электронный документооборот и как он работает?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.

Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.

Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота. Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность. Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.

Техническая сторона вопроса

Начнём с безопасности. Если поставщиком ЭДО является сторонняя компания, то сохранность документов зависит от их системы безопасности. Что произойдёт с архивами, если заказчик перестанет использовать ЭДО или решит сменить оператора?

Есть и вопрос зависимости от аутсорсера. Одна компания не успела вовремя подать в Сбербанк документы о продлении ЭЦП и две недели не могла пользоваться Сбербанком онлайн. Потому что подключением услуг занимался чужой IT-специалист, и невозможно повлиять на скорость его работы.

Случаются и простые технические сбои: бухгалтер или руководитель не может подписать и отправить документы, потому что программа не работает. Подключается IT-специалист со стороны компании и вступает в переговоры со сторонним айтишником. Они ищут причину сбоя и способ её исправить. И на это время деятельность организации заморожена. Партнёры не получают подписанные договоры и счета на оплату или оплаченные счета, сотрудники – зарплату, госорганы – затребованные документы.

Если же компания внедряет ЭДО и ЭЦП комплексно у себя, то кто отвечает за сохранность архива внутри? Либо у IT-службы появятся дополнительные обязательства, либо наймут специального сотрудника. Возможно, переквалифицируют кого-то из штата. Это дополнительные траты, но главные вопросы: кто из компании получит доступ к архивам, и какой должна быть структура протоколов безопасности, чтобы предотвратить утечку информации или целенаправленное искажение данных?

Дополнительная проблема: что, если никто из организаций, с которыми взаимодействует фирма, не пользуется ЭДО? Бухгалтеры одной компании рассказали, что вынуждены вести два документооборота: бумажный для партнёров и электронный для внутреннего пользования. По их словам, в зонах максимальной ответственности, они печатают и внутреннюю документацию. Потому что не все сотрудники одинаково подкованы в обращении с ЭДО. И если экспертов по той или иной причине не окажется в офисе, им проще попросить коллег поднять бумажный архив, чем по телефону объяснять, как работает система. Слишком высоки риски потери данных.

Как установить ЭДО

Как работать с ЭДО? Для начала нужно выбрать оператора, который предоставит площадку для обмена ЭДО. Программы для ЭДО называют системой электронного документооборота (СЭД). При выборе СЭД нужно опираться на требуемый для компании функционал, стоимость, наличие техподдержки, возраст на рынке и распространённость системы среди ваших заказчиков. На данный момент самыми популярными СЭД являются: Контур Диадок, СБИС, ДЕЛО, 1С-ЭДО, Директум. На рынке есть как программы, которые устанавливаются на сервер компании, так и веб-решения.

После заключения договорённостей с оператором и установки системы, следует выпустить электронные подписи для всех сотрудников. Только так вы сможете полностью перейти на электронный документооборот.

После этого начнётся период адаптации сотрудников и клиентов к новому порядку. Для работников лучше провести обучающие мероприятия, чтобы они быстрее освоили программу.

Клиентов нужно не только оповестить о нововведениях, но и помочь им наладить обмен документами с компанией. Серьёзно отнеситесь к этому этапу, так как напуганные потребители могут уйти от вас.

ЭДО – это будущее в сфере бизнеса и делопроизводства. Ваши клиенты хотят получать свои документы быстро и просто. Не бойтесь нового и развивайтесь.

Какие же задачи выполняет ЭДО?

обеспечивает прозрачность деятельности организации и эффективность управления, за счет автоматического контроля выполнения задач на предприятии;

осуществляет поддержку соответствия международным стандартам качества;

оказывает поддержку эффективному накоплению, управлению и доступу к информации и знаниям. Обеспечивает кадровую гибкость за счет хранения всей истории деятельности сотрудника на предприятии;

производит протоколирование всех процессов;

оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля на предприятии;

за счет исключения бумажных документов из оборота происходит большая экономия ресурсов путем сокращения издержек на бумагу, картриджи. Благодаря ЭДО предприятию легче контролировать движение документов по каналам организации;

упрощает и удешевляет хранение документов за счет электронного архива.

Системы с развитыми дополнительными сервисами

Я думаю, что вы не раз слышали такое понятие как CRM (customer relation management) — это сервис управления связями с клиентами, управления проектами, биллинга и так далее. Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.

Прежде чем внедрять программы электронного документооборота на крупных предприятиях советую вам провести глубокий анализ представленных систем и выбрать оптимальную, с применимым только для вашей организации перечнем систем. Важно, чтобы СЭДО представляли возможность эффективного управления предприятием и прозрачностью всех его процессов, но в тоже время высоким уровнем конфиденциальности.

При выборе платформ советую вам особое внимание уделить организации архивов электронных документов, автоматизации документооборота с учетом индивидуальных особенностей вашего предприятия и вовлечение в уже действующую систему.

Что такое система электронного документооборота?

ЭДО — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Основное количество кадровых и бухгалтерских программ умеют формировать документы в соответствии с установленными требованиями. Чтобы документ приобрел юридическую силу, его необходимо заверить электронной подписью.

Всю систему ЭДО можно условно разделить на два вида:

• обмен документами внутри компании;
• передача документов между разными компаниями через интернет.

Чтобы использовать ЭДО внутри фирмы, необходимо приобрести специальный программный пакет и сетевое оборудование для активации его работы. Для обмена документами со сторонними компаниями дополнительно потребуется оператор электронного документооборота. С его помощью будут передаваться нужные сведения и контролироваться их формат.

Перед тем как перейти на ЭДО, компании должны выбрать оператора ЭДО, опираясь на свои потребности. Вопрос выбора возникает в следующих случаях:

1. Компания сотрудничает со многими контрагентами, которые требуют большое количество документов. Чаще всего с этим сталкиваются фирмы, занимающиеся логистикой.
2. Сотрудникам регулярно приходится дублировать счета-фактуры, так как их оригиналы теряются.
3. Документооборот непрозрачен для руководства.
4. Компании тратят крупные суммы на обмен документами (приобретение печатей, затраты на отправку и получение, на хранение и утилизацию бумаг).

Со списком операторов ЭДО можно ознакомиться на сайте ФНС. Выбирая конкретного, нужно руководствоваться следующими критериями:

• возможности;
• надежность;
• функциональность;
• количество контрагентов;
• роуминг;
• опыт работы;
• качество обслуживания;
• стоимость продукта.

Недостатки бумажного документооборота

У больших компаний бумажный ЭДО достигает огромного объема документов, из-за чего сотрудники тратят много рабочего времени на их обработку. Это очень неудобно по таким причинам:

• получение документов в непригодном виде. При транспортировке документов и передаче из рук в руки их вид становится непригодным для использования (мокрые, грязные, порванные). Кроме того, они вполне могут потеряться, из-за чего приходится повторно готовить новый пакет;
• большой объем затрат труда и времени. Документы нужно не только составлять и отправлять, но и заново собирать пакет документов при их утрате или неверном оформлении. Это дополнительные расходы, к которым также добавляются затраты, связанные с обработкой поступающей документации, например, с внесением бумажных документов в программу 1С;
• ошибки и неточности в документах. При ручной обработке документов, к примеру, при внесении их в программу, возникает «человеческий фактор», из-за чего возрастает риск появления недостоверной информации;
• финансовые расходы. При бумажном документообороте в разы увеличиваются расходы на канцелярские принадлежности, принтер и бумагу, а также затраты на отправку документов и экспресс-доставку.

Электронный документооборот между организациями: плюсы и минусы

Деловой мир оценил преимущества электронного документооборота, и сегодня он используется не только для взаимодействия с контролирующими органами, но и в качестве способа обмена деловой информацией с бизнес-партнерами, а также для передачи информации внутри компании.

К преимуществам этого вида обмена информацией с контрагентами можно отнести:

• увеличение скорости разрешения решаемых вопросов и расчетных операций;

• оперативность, возможность контроля и анализа;

• оптимизация рабочего времени персонала;

• сокращение расходов на выполнение работ по обработке документов.

Однако нельзя не отметить и некоторые недостатки ЭДО. В основном они относятся к системе – программному продукту, обеспечивающему информационную цикличность, где есть и свои минусы. В общей сложности, к недостаткам можно отнести:

• невозможность внесения корректировок и дополнений после отправки документа. Для исправления ошибок пользователю придется воспользоваться более сложной процедурой – отправлять в адрес контрагента соответствующее сопроводительное письмо-уведомление, и новый, откорректированный документ;

• программное обеспечение не обновляется автоматически – необходимо приобретать системные обновления дополнительно, по мере их выхода.

---

Из плюсов электронного документооборота отмечают:

— оперативный доступ к документам, быстрота в исправлении бумаг,

— эффективное управление движением документов,

— все структуры компании могут работать в едином информационном пространстве — это позволяет ускорить согласование документов и принятия решений,

— повышение исполнительской дисциплины (так как ЭДО позволяет определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени), повышение производительности сотрудников,

— безопасность и сохранность документов — шифрование данных позволяет пресечь попытки несанкционированного использования информации,

— исключение дубляжа документации,

— формирование архива происходит автоматически,

— снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

К минусам ЭДО относят большие расходы на приобретение и внедрение ПО. Сотрудникам, к тому же, необходимо будет время, чтобы научиться и привыкнуть к системе. Впрочем, эти недостатки будут временным явлением.

Если молодые компании с самого начала перейдут на ЭДО, то они потратят меньше времени на оцифровывание существующих документов. Кроме того, существующие сейчас системы электронного документооборота присматриваются к стартапам и дают им скидки.

Если вы приняли решение отказаться от бумаги в пользу электронных технологий, надо:

1. Изменить учетную политику организации – прописать в ней факт работы с ЭД, подписанными УКЭП.

2. Составить схему существующего документооборота. После перехода на ЭДО все должно остаться неизменным, но только в электронном виде.

3. Выбрать техническое решение для внедрения СЭД внутреннего внутри организации: веб-версия или интеграция.

   Система электронного документооборота (СЭД) – это компьютерная программа, которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие сотрудников (отправку уведомлений, выдачу заданий, передачу документов и т. п.).

   Ее выбор основывается на потребностях компании, также играют роль стоимость системы, возможности, наличие техподдержки, опыт разработчиков, конкурентные особенности, степень согласованности с существующими в организации бизнес-процессами.

   Веб-версия не соприкасается с информационными системами компании и подходит небольшому бизнесу, когда вы не работаете с документами каждый день.

   Как правило, СЭД устанавливается на выделенный или существующий сервер компании и интегрируется с учетной системой организации. Тогда автоматизация документооборота будет привычном интерфейсе используемой программы.

4. Получить УКЭП.

Похожие записи:

• Периоды исключаемые при расчете больничного
• Ежемесячная выплата на третьего ребенка в Омской области и Омске в 2023 году
• Страховые взносы ИП в 2022 году