Как оформить материальную помощь в 1С 8.3 Бухгалтерия
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить материальную помощь в 1С 8.3 Бухгалтерия». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Наиболее распространенными случаями выплат материальной помощи являются назначение материальной помощи на усмотрение работодателя. Предоставление суммы носит адресный характер, предусматривающий оформление в каждом конкретном случае.
Выплата матпомощи по инициативе работодателя
Перечень оснований оговаривается в колдоговоре, положении об оплате труда либо ином внутреннем акте.
Во избежание споров с ИФНС в положениях о предоставлении помощи необходимо закрепить порядок обращения, основания, суммы, перечень оправдательных документов.
Условия предоставления помощи:
- Сумма материальной помощи, выплачиваемая по распоряжению руководителя в пределах 4 000 рублей, не облагается взносами. Величина суммы свыше лимита облагается в обычном порядке.
- При назначении материальной помощи, не облагаемой взносами в пределах лимита, не имеет значение количество траншей в рамках одного приказа или число выплат по нескольким распоряжением работодателя. Размер денежной суммы и стоимостной оценки неденежной формы помощи определяется нарастающим итогом в течение календарного года.
- Предельная необлагаемая величина в 4 000 рублей не зависит от количества отработанных лицом месяцев в расчетном периоде.
Предоставление матпомощи не носит обязательного характера и является выплатой на основании добровольного решения руководителя либо иного лица, уполномоченного распоряжаться средствами предприятия. Размер суммы не ограничивается законодательством, за исключением позиции налогообложения.
Бухгалтерский и налоговый учет матпомощи
Сумма материальной помощи в бухучете признается прочим расходом организации в периоде ее начисленияпп. 2, 11, 16, 17, 19 ПБУ 10/99.
| Дт | Кт | |
| Материальная помощь признана в составе прочих расходов | 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы» | 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» |
| Начислены страховые взносы с суммы матпомощи, превышающей необлагаемый лимит | 91, субсчет «Прочие расходы» | 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» |
| Удержан НДФЛ с суммы матпомощи, превышающей необлагаемый лимит | 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» | 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ» |
| Выплачена сумма материальной помощи | 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» | 50 «Касса» (51 «Расчетные счета») |
Для целей налогообложения прибыли, а также при применении УСНО с объектом налогообложения «доходы минус расходы» суммы материальной помощи не учитываются в расходахп. 23 ст. 270 НК РФ.
Обратите внимание, страховые взносы, начисленные на сумму матпомощи, вы вправе учесть в составе прочих расходовподп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 09.06.2014 № 03-03-06/1/27634.
- Материальная помощь при рождении (усыновлении или удочерении) ребенка в размере до 50 000 руб. НДФЛ не облагается. Страховыми взносами в ПФР, ФОМС и ФСС не облагается. ФСС от НС и ПЗ также облагается. Мат.помощь может быть выплачена одному или обоим родителям. Налогом и взносами не облагается 50 т.р. на одного или 100 т.р. на двоих (письма Минфина России от 12.07.2017 № 03-04-06/44336 и от 16.05.2017 № 03-15-06/29546, письмо ФНС от 05.10.2017 № ГД-4-11/20041@).
- В связи со смертью члена (членов) семьи работника. НДФЛ не облагается. Взносами в ПФР, ФОМС и ФСС не облагается. ФСС от НС не облагается.
- В связи со смертью самого работника(или бывшего работника, вышедшего на пенсию) членам семьи. Взносами в ПФР, ФОМС и ФСС не облагается. ФСС от НС не облагается.
- Стимулирующая материальная помощь(без поводов вышеописанных). НДФЛ не облагается до 4000 рублей. Взносами в ПФР, ФОМС и ФСС не облагается до 4000 руб. ФСС от НС облагается любая сумма.
- Также существует материальная помощь от профсоюза. Условия у каждого профсоюза свои. Нужно уточнять.
- Другое: мат.помощь при выходе на пенсию, по уходу за ребёнком до 3 лет и пр. Такая помощь облагается НДФЛ, но теоретически не облагается взносами если не носит стимулирующий характер и предусмотрена коллективным договором (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 18 июля 2016 г. по делу № А82-13922/2015). Но выплачивать её без выплаты страховых взносов всё равно рискованно.
НДФЛ с материальной помощи в 2019 году
Подп. 28 ст. 217 НК РФ говорит о том, что материальная помощь не входит в налогооблагаемую базу для налога с доходов, но только та, которая не превышает 4 000 руб. для одного физлица в одном налоговом периоде. Что это значит?
Налоговым периодом по НДФЛ является год. А ограничение в 4 000 руб. установлено для общей суммы матпомощи, полученной от одного или нескольких работодателей.
То есть если за календарный год у одного из работодателей сотрудник уже получил финансовую помощь в размере 4 000 руб., то у другого работодателя аналогичная финансовая поддержка для работника уже должна облагаться налогом.
Не ограничивается суммой в 4 000 руб. необлагаемая НДФЛ материальная помощь для работников, потерявших кого-то из членов семьи, а также для работников, у которых в семье появился малыш, независимо от того, родной он для работника или усыновленный. Материальная помощь в связи с появлением ребенка ограничена суммой в 50 000 руб. на каждого такого ребенка. Такие нормы указаны в подп. 8 ст. 217 НК РФ.
Чтобы получить выплату работнику или бывшему работнику, следует написать заявление в произвольной форме. В текстовой части заявления максимально подробно описать сложившиеся обстоятельства. Приложить документы, подтверждающие жизненную ситуацию (справка от МЧС о стихийном бедствии, свидетельство о смерти родственника, свидетельство о рождении или усыновлении ребенка, выписка из истории болезни, заключение врача).
Руководитель, рассмотрев обращение работника, принимает решение о размере матпомощи, исходя из финансового положения и сложности жизненной ситуации работника.
Выплата матпомощи производится на основании приказа (распоряжения) руководителя. Материалка может быть разбита на несколько частей и выплачена несколькими платежами, например, из-за финансовых трудностей в организации. Но приказ должен быть только один, в нем следует указать периодичность осуществления перечислений. Если будет создано несколько распоряжений по одному поводу, то налоговики признают матпомощью только выплату по первому приказу, а остальные признают вознаграждением за труд.
Важные моменты, на которые стоит обратить внимание
При исключении вычетов из налоговой базы необходимо знать и учитывать множество нюансов. В перечне причин оказания материальной помощи часто встречается выражение «член семьи». Если рассуждать в бытовом плане семья – это понятие широкое, однако в финансовых вопросах лучше опираться на законодательство. В НК нет самостоятельной трактовки этого понятия, но есть ссылка на Семейный кодекс. В нем членами семьи признаются супруг, родители и дети. Можно эту информацию внести в Положение об оплате труда, тогда легче будет объясняться с проверяющими органами.
Согласно закону, при удержании подоходного налога с материальной помощи на рождение определен льготный необлагаемый вычет 50000 руб. на ребенка. Указан точный срок – один год со дня рождения или усыновления. Это обязательно нужно отслеживать. Нет указания, что финансово помочь можно только одному из родителей, поэтому мать, и отец могут обратиться за помощью каждый у себя на работе. Однако необлагаемый вычет установлен на ребенка, то есть для двух родителей. Для верного определения облагаемой базы вам нужна форма 2НДФЛ второго родителя, и сведения о выплате ему материальной помощи. Но обязанность по предоставлению таких справок в кодексе не прописана, и иногда сотрудники отказываются это делать. По этому поводу есть письмо Минфина от 24 февраля 2015г., в котором разъясняется, что в отсутствии таких документов организация, являющаяся налоговым агентом, не может выполнить обязанности по удержанию НДФЛ и должна сообщить об этом в налоговый орган в соответствии со статьей 226 НК. К этой выплате для применения вычета предъявляется еще одно требование – единовременность. Это означает, что обязательно должен быть оформлен один приказ руководителя. Если даже перечисление производилось в несколько приемов, например, из-за недостатка средств, начисление считается единовременным.
Перечисление НДФЛ, удержанного из материальной помощи, производится не позднее дня, следующего за выдачей наличных в кассе или переводом их на банковский счет сотрудника. Вся ответственность за правильное и своевременное удержание и перечисление НДФЛ возлагается на налогового агента, то есть организацию.
Важно правильно понимать требования налогового законодательства и своевременно их выполнять.
Облагается ли материальная помощь сотруднику НДФЛ?
Материальная помощь облагается НДФЛ в соответствии с нормами НК РФ в общеустановленном порядке, так как представляет собой доход, полученный сотрудником от своего работодателя. Однако данный вид дохода не связан с оплатой трудовой деятельности сотрудника, поэтому часто при исчислении НДФЛ возникает вопрос: удерживается НДФЛ с материальной помощи или нет, и если удерживается, то в какой мере? Рассмотрим ответ на данный вопрос более детально.
Удерживается ли НДФЛ с материальной помощи в 2019 году
Когда матпомощь НДФЛ облагается не в полной мере и когда подоходный налог берется с полной суммы
Облагается ли НДФЛ материальная помощь, полученная в натуральной форме
Каков срок перечисления НДФЛ с материальной помощи
Итоги
Как отразить материальную помощь в 6-НДФЛ
Рассмотрим отражение материальной помощи на примере с использованием условных цифровых данных. Предположим, что других выплат, кроме материальной помощи, в отчетном периоде не было, при этом каждый из видов материальной помощи выплачивался разным работникам. Даты выплаты, фактического получения дохода, удержания и перечисления НДФЛ не указаны для тех видов матпомощи, которые в форме 6-НДФЛ не отражаются.
Для матпомощи, отражаемой в форме 6-НДФЛ и полностью уменьшенной на вычет, дата удержания НДФЛ и срок его перечисления указаны в формате «00.00.0000». Об этих особенностях мы рассказывали в
В числе выплат, предусмотренных законодательством по труду, кроме зарплаты и премий обозначена материальная помощь. Что представляет собой матпомощь, в каких случаях и в какие сроки ее выдают? Нужно ли бухгалтеру удерживать налог на доходы физических лиц из этих сумм? Как правильно отражается начисленная и выданная материальная помощь в 6-НДФЛ?
Что нужно указать при заполнении 6-НДФЛ?
Некоторые виды выплат всё же указываются в подаваемой отчётности. Существуют также определенные финансовые рамки, которые устанавливают максимальные суммы для выплаты за один год. Они регламентируются ст. 217 НК РФ .
В 6-НДФЛ отражают:
- Материальную помощь, которая подлежит налогообложению в полной сумме . Она заносится в строку 020, где указывается общая сумма начисленного дохода на одно физическое лицо.
- Выплаты, которые не облагаются НДФЛ полностью или частично , при этом они должны быть указаны в Приложении №2 Приказа ФНС России от 10.09.2015 года. Матпомощь указывается в строке 020, а её необлагаемая налогом часть – в строке 030.
Власти расширили перечень компенсаций и выплат, освобожденных от НДФЛ
Для выделения материальной помощи руководитель должен издать специальный приказ. От работника, которому потребовалась помощь, требуется заявление, написанное в произвольной форме. К нему следует приложить подтверждающие документы, в качестве которых могут выступать свидетельство о рождении или усыновлении ребенка, свидетельство о смерти члена семьи и пр.
В платежном документе, в графе «Основание платежа», бухгалтерия должна указывать номер и дату приказа руководителя о выделении материальной помощи. Если выплаты производятся траншами, а не единовременно, такую ссылку следует проставлять в каждом платежном документе.
На практике встречаются обстоятельства, при которых материальную помощь выделяют разово, и она не предусмотрена ни коллективным, ни трудовым договором. Основанием для выдачи таких сумм служит лишь приказ руководителя.
В этом случае материальная помощь работникам (в сумме, превышающей 4 000 руб. в год) также облагается страховыми взносами (подп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ).
В некоторых случаях у организации возникает необходимость выплатить материальную помощь бывшим работникам, например, в связи со сложными жизненными обстоятельствами. В этом случае страховые взносы начислять не нужно, ведь в базу для начисления страховых взносов включаются вознаграждения, выплачиваемые в пользу физических лиц, подлежащих обязательному страхованию в рамках трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера (п. 1 ст. 420 НК РФ). Поскольку между бывшими сотрудниками и организацией никаких из вышеприведенных договоров нет, то и оснований для исчисления взносов также не имеется.
Облагается ли материальная помощь НДФЛ?
В соответствии с положениями п. 28 стат. 217 НК не нужно удерживать подоходный налог, если размер помощи составляет менее 4000 руб. Этот лимит действует в отношении каждого работника при подсчете его доходов за год. Когда размер выплаты превышает обозначенную величину, требуется удержать НДФЛ с материальной помощи в 2021 году с суммы превышения. В Налоговом Кодексе предусмотрены ситуации-исключения, когда начислять НДФЛ не нужно даже, если специалисту выдано больше 4000 руб. Это следующие события (стат. 422 НК):
- Рождение ребенка или усыновление – налогообложение материальной помощи в 2021 году по такому основанию подразумевает неуплату НДФЛ и взносов на страхование (п. 8 стат. 217, подп. 3 п. 1 стат. 422). Обязательное условие – средства должны быть выплачены на сумму не более 50000 руб. и в первый с рождения ребенка год. Если данные условия нарушены, работодателю придется заплатить налоги.
- Смерть родственника (п. 8 стат. 217, подп. 3 п. 1 стат. 422) – лимита выплаты не утверждено.
- Выдача средств работнику из-за наступления чрезвычайных обстоятельств, стихийных бедствий, террористических атак (п. 8.3, 8.4 стат. 217, подп. 3 п. 1 стат. 422).
Обычно в каждой компании установлены свои правила официального оформления материальной помощи. Некоторые работодатели изначально закрепляют различные виды социальных выплат в договоре с сотрудником. Часто это полный список возможных ситуаций: при рождении, на свадьбу, юбилей, погребение, дорогостоящее лечение или что-либо другое. В случае фиксации в договоре, помощь будет однозначно облагаемая налогами.
Исключение из этого — та самая материальная помощь к отпуску. Как часть финансового вознаграждения сотрудника такая выплата входит в расходы по заработной плате коллектива. Кроме того, все то, что оговорено в договоре найма, также включается в эту статью расходов.
- работник получил деньги на возмещение ущерба от стихийного бедствия или чрезвычайного происшествия;
- пострадавшему в теракте на территории РФ компенсирован вред здоровью;
- работодатель помог деньгами в случае смерти члена его семьи;
- сумма до 50 000 рублей выплачена как поддержка при рождении ребенка. На нее имеет право не только каждый из родителей, но и усыновитель, и опекун;
- сумма материальной помощи не превышает 4000 рублей в течение года.
По разным причинам сотруднику может понадобиться некая финансовая поддержка, за которой он вправе обратиться к работодателю. Законодательство разрешает поддерживать своего работника таким вот образом, но есть ограничения по сумме, которая не будет облагаться налогами.
- Если одному работнику предоставлена материальная помощь в сумме до 4 000 рублей в пределах расчетного периода (подп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ).
- Если материальная помощь выдана единовременно в качестве возмещения материального ущерба, образовавшегося вследствие чрезвычайных обстоятельств, стихийных бедствий, а также если физические лица пострадали от террористических актов (подп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ).
- Если материальная помощь выделена единовременно по причине смерти члена семьи работника (подп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ).
- Если материальная помощь выделена сотруднику организации по причине рождения или усыновления ребенка (подп. 3 п. 1 ст. 422). Суммы такой помощи должны быть выделены в первый год после рождения или усыновления, а необлагаемый предел установлен на уровне 50 000 руб. Право на получение приведенной суммы имеет каждый родитель (письма Минфина от 16.05.2017 № 03-15-06/29546, от 16.11.2016 № 03-04-12/67082, Минтруда от 27.10.2015 № 17-3/В-521, от 21.01.2015 № 17-3/В-18 (п. 1), от 20.11.2013 № 17-3/1926).
Во всех остальных случаях, не указанных в предыдущем пункте, материальная помощь, если она выделена работникам, становится объектом обложения страховыми взносами. Данная норма содержится в подп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ.
Облагается ли материальная помощь сотруднику НДФЛ?
В вопросах того, облагается ли материальная помощь страховыми взносами, законодательство регулирует данный вопрос положениями статьи 422 НК РФ.
В частности, условия при которых не осуществляется обложение матпомощи страховыми платежами являются тождественными применению НДФЛ.
При этом следует помнить, что все суммы, которые получает лицо в формате материальной помощи, вне зависимости от её размеров и налогообложения, не включаются в средний заработок для расчетов отпускных или компенсаций периодов нетрудоспособности.
Работодатели выплачивают материальную помощь исключительно из непосредственной прибыли предприятия, что следует иметь в виду при расчете расходной части налогооблагаемой базы. Так, статья 270 НК РФ запрещает включать материальную помощь в расходы предприятия, что может негативно сказаться на общих экономических показателях бизнеса.
Также при выплатах материальной помощи следует помнить о том, что не облагается налогами и сборами материальная помощь при смерти родственников или самих работников только в случае наличия близкого родства и только непосредственно работникам предприятия или их близким родственникам. А вот в случае террористических актов или чрезвычайных обстоятельств, работодатели имеют право оказывать материальную помощь без налогообложения любым лицам, даже никоим образом не относящимся к деятельности организации.
Облагается ли НДФЛ материальная помощь? Отвечая на этот вопрос, необходимо сказать, что возможны ситуации, когда материальная помощь облагается налогами, а бывает и наоборот.
Что такое материальная помощь
Согласно словарю терминов нормативно-технической документации, единовременная материальная помощь – услуга социально-экономической направленности, предоставляемая денежными средствами, продуктами, средствами ухода, одеждой и прочими оборотными активами. В бухгалтерском понимании – оплата работнику предприятия деньгами или товарами (услугами), которые можно определить в исчисляемом денежном эквиваленте.
Основное правило, с которым ассоциируется понятие матпомощи – доход получателя должен быть ниже прожиточного минимума в определенной местности. При этом учитывается доход всех членов семьи. Если семья планирует оформлять финансовое вспомоществование от государства, то без справок о составе семьи и с работы о доходах (2НДФЛ) не обойтись. Причем вполне может оказаться, что обновлять их придется не один раз.
Материальная помощь, не облагаемая взносами в 2018 году
Так как материальная помощь не относится к доходам, связанных с выполнением сотрудником своих трудовых обязанностей, то и взносами облагаться она не может. Однако это положение имеет ряд ограничений.
То есть вы не можете выплачивать своим работникам любую сумму в качестве матпомощи. П.1 ст.422 НК РФ достаточно четко этот процесс регулирует.
|
Вид материальной помощи |
Временные рамки |
Максимальный размер, при котором не удерживаются взносы |
Примечания |
|---|---|---|---|
|
Работнику, на умершего родственника, либо родным за умершего сотрудника |
Единовременная |
Не ограничен |
Только если помощь выдана на члена семьи (супруга, родителей, детей) |
|
Рождение, усыновление ребенка |
Единовременная, выплаченная в первый год рождения (усыновления) ребенка |
50 000 рублей |
Полагается каждому из родителей |
|
По причине стихийного бедствия или террористического акта |
Единовременная |
Не ограничен |
В обязательном порядке требуется подтверждение факта бедствия документом из Госслужбы или МВД |
|
На лечение |
Раз в год |
4000 рублей |
Документы, подтверждающие расходы на лечение. |
|
Во всех остальных, не перечисленных выше, случаях |
Раз в год |
4000 рублей |
Матпомощь может быть и выше установленного предела, но НДФЛ не платится только с суммы в 4000 руб. |
Когда матпомощь НДФЛ облагается не в полной мере и когда подоходный налог берется с полной суммы
НК РФ содержит основания и для того, чтобы материальную помощь облагать НДФЛ лишь частично.
К таким выплатам, например, относятся:
- Выплата по случаю появления в семье работника новорожденного – как собственного ребенка, так и взятого из приюта. При этом необлагаемая база по указанному основанию не должна быть более 50 000 рублей на каждого ребенка, а выплата матпомощи должна быть произведена до наступления одного года ребенку (п. 8 ст. 217 НК РФ).
Подробнее об этом – в материале «В каком размере не облагается НДФЛ матпомощь при рождении ребенка?».
- Материальные выплаты, предусмотренные локальными нормативными актами организации, но не более 4 000 руб. за год (п. 28 ст. 217 НК РФ).
Для того чтобы материальная помощь облагалась НДФЛ в уменьшенном объеме, необходимо выполнение следующих условий:
- Наличие подтверждающих бумаг.
- Отражение во внутренних документах компании возможности выплаты данных видов матпомощи.
Следует отметить: если у налогоплательщика нет возможности воспользоваться льготой по НДФЛ, у него возникает обязанность уплатить налог по ставке 13% с материальной выплаты.
При этом НДФЛ с материальной помощи удерживается в следующих случаях:
- Отсутствуют подтверждающие документы.
- Основание для необлагаемой выплаты не предусмотрено НК РФ.
- Внутренними документами не предусмотрена возможность ее начисления.
О том, когда и как матпомощь отражается в 6-НДФЛ, читайте в статье «Как отразить материальную помощь в форме 6-НДФЛ?».
Облагается ли НДФЛ материальная помощь, полученная в натуральной форме
В соответствии со ст. 211 НК РФ сотрудник может получать доход в натуральной форме. Пунктом 8 ст. 217 НК РФ предусмотрена возможность осуществления материальной помощи в натуральной форме. Данную позицию подтверждает и Минфин РФ (письмо Минфина РФ от 04.02.2013 № 03-04-06/0-34).
В этом качестве могут выступать некие материальные ресурсы вроде товаров или материалов, могут оказываться услуги или выполняться работы. Главное, чтобы предоставляемая помощь была оформлена документально и имела денежную оценку. В таких обстоятельствах подоходный налог с материальной помощи берется в обычном режиме, а натуральные выплаты облагаются НДФЛ в обычном порядке.
Подробнее о выплатах в натуральной форме и их налогообложении читайте в материале «Физлицо получило натуральный доход? Исполните обязанность налогового агента».
Важные моменты, на которые стоит обратить внимание
При исключении вычетов из налоговой базы необходимо знать и учитывать множество нюансов. В перечне причин оказания материальной помощи часто встречается выражение «член семьи». Если рассуждать в бытовом плане семья — это понятие широкое, однако в финансовых вопросах лучше опираться на законодательство. В НК нет самостоятельной трактовки этого понятия, но есть ссылка на Семейный кодекс. В нем членами семьи признаются супруг, родители и дети. Можно эту информацию внести в Положение об оплате труда, тогда легче будет объясняться с проверяющими органами.
Согласно закону, при удержании подоходного налога с материальной помощи на рождение определен льготный необлагаемый вычет 50000 руб. на ребенка. Указан точный срок — один год со дня рождения или усыновления. Это обязательно нужно отслеживать. Нет указания, что финансово помочь можно только одному из родителей, поэтому мать, и отец могут обратиться за помощью каждый у себя на работе. Однако необлагаемый вычет установлен на ребенка, то есть для двух родителей. Для верного определения облагаемой базы вам нужна форма 2НДФЛ второго родителя, и сведения о выплате ему материальной помощи. Но обязанность по предоставлению таких справок в кодексе не прописана, и иногда сотрудники отказываются это делать. По этому поводу есть письмо Минфина от 24 февраля 2015г., в котором разъясняется, что в отсутствии таких документов организация, являющаяся налоговым агентом, не может выполнить обязанности по удержанию НДФЛ и должна сообщить об этом в налоговый орган в соответствии со статьей 226 НК. К этой выплате для применения вычета предъявляется еще одно требование – единовременность. Это означает, что обязательно должен быть оформлен один приказ руководителя. Если даже перечисление производилось в несколько приемов, например, из-за недостатка средств, начисление считается единовременным.
Перечисление НДФЛ, удержанного из материальной помощи, производится не позднее дня, следующего за выдачей наличных в кассе или переводом их на банковский счет сотрудника. Вся ответственность за правильное и своевременное удержание и перечисление НДФЛ возлагается на налогового агента, то есть организацию.
Важно правильно понимать требования налогового законодательства и своевременно их выполнять.