Журнал учета трудовых документов и правильная нумерация страниц
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал учета трудовых документов и правильная нумерация страниц». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Заполняется книга учета движения трудовой книжки по тем же правилам, что и трудовая книжка. То есть заполнять ее необходимо простой шариковой ручкой. Цвет ручки может быть как синим, так и черным или фиолетовым. Особых требований к цвету заполнения книги учета не существует. В ней ни в коем случае не должно быть никаких зачеркиваний, исправлений, а тем более подчисток. Также в данной книге запрещается что-либо исправлять корректором.
Как заполняется книга?
Если вдруг в книге учета трудовых книжек была допущена ошибка, то эту запись следует признать недействительной, а нужная запись пишется ниже.
В эту книгу вносятся все сведения о трудовых книжках и их вкладышей каждого работника. На какой срок принят работник, значения не имеет. Она ведется до полного окончания, а после окончания передается в архив, где хранится в течение следующих пятидесяти лет. Только после этого ее можно уничтожить.
Хранится книга учета в строгой отчетности и выдается человеку, который отвечает за ведение трудовых книжек. У работодателя обязательно должны иметься трудовые книжки всех работников, которых он принял на работу. Сами книжки должны быть записаны в книге учета трудовых книжек.
Порядок выдачи трудовой книжки
При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует. Но помните, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный «трудовик» – в течение 3 рабочих дней.
Законодательство установило строгую форму ведения журнала. Перечислим по графам все сведения, которые фиксируются в нем:
- 1-я графа служит для простановки по порядку всех номеров книжек, которые сдали сотрудники;
- 2,3,4-я графа служат для того, чтоб записать в них дату принятия работника. Нужно учесть, что порой даты принятия сотрудника на работу и оформления его трудовой книжки могут быть различными;
- в 5-й графе записываются имя, фамилия и отчество сотрудника без сокращения;
- 6-я графа служит для записи серии и номера книжки. Когда работник в преклонном возрасте, его трудовая книжка может не иметь серию и номер. В этом случае работник службы кадров обозначает прочерком отсутствие нужных данных;
- в 7-й графе записывается специальность и профессия рабочего. Вместе с этим указывается категория, разряд и квалификация;
- 8-я графа нужна для записи наименования предприятия, куда поступил работник;
- 9-я графа служит для записи того, на каком основании принят рабочий и для записи номера приказа, соответствуя которому он начал выполнение своих обязанностей;
- 10-я графа – для подписи кадровика, которому передавалась трудовая книжка;
- в 11-ю графу заносят сведения о сумме, которую заплатил сотрудник за трудовую книжку (бланк), либо за вкладыш к ней. Эту графу заполняют в случае, когда книжка заводится вновь. В остальных случаях в ней просто ставится пометка в виде прочерка;
- в 12-й и 13-й графах будут занесены сведения при увольнении работника из организации. В 12-й графе запишут дату, когда сотруднику выдадут книжку, в 13-й графе работник должен поставить роспись, заверив получение книжки на руки.
При отсутствии работника в тот день, когда произошло увольнение, и передать трудовую книжку лично в руки нет возможности, необходимо уведомить его о том, что он обязан придти и получить ее, либо разрешить переслать книжку почтой. Так же поступают, когда рабочий на получение трудовой книжки ответил отказом.
Зачем нужен журнал учета
Трудовая книжка по-прежнему представляет собой основной документ о рабочей деятельности. Все чаще поговаривают о том, что пора бы перейти на электронную версию документа — идти в ногу со временем в век информационных технологий. Но пока до этого дело не дошло, остается актуальным вопрос о том, что же такое книга учета движения трудовых книжек и обязательно ли ее вести.
Это своего рода журнал, в котором фиксируются данные о приеме и увольнении — именно так подтверждается стаж и рабочая деятельность человека в целом. Речь при этом идет о работе по основному месту, так как именно у основного работодателя хранятся сами книжки.
Норма императивная и не зависит от формы собственности или организационно-правовой формы юридического лица. Иными словами, учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях обязателен, равно как в ООО или ПАО.
Правительство определяет не только вид самих трудкнижек, но и порядок обращения с ними, так говорится в статье 66 ТК РФ. Подробная регламентация вопроса — в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016).
ВАЖНО!
Если в предыдущей книге учета движения трудовых книжек закончилось место для записей, то старую книгу необходимо заменить новой. При этой замене следует учитывать правила заполнения книг учета движения трудовых книжек. При помощи нумерации страниц в книге можно определить количество в ней страниц. Благодаря этому обеспечивается сохранность книги и ее вложений.
Как правильно нумеровать книгу учета движения трудовых книжек? Нумерация страниц в книге учета должна начинаться сначала. То есть в каждой новой книге будет своя нумерация страниц.
Если в предыдущей книге было 50 страниц, то следующая книга начнется не с 51-й страницы, а с самого начала, то есть с 1-й страницы.
Зачем нужен журнал учета
Трудовая книжка по-прежнему представляет собой основной документ о рабочей деятельности. Все чаще поговаривают о том, что пора бы перейти на электронную версию документа — идти в ногу со временем в век информационных технологий. Но пока до этого дело не дошло, остается актуальным вопрос о том, что же такое книга учета движения трудовых книжек и обязательно ли ее вести.
Это своего рода журнал, в котором фиксируются данные о приеме и увольнении — именно так подтверждается стаж и рабочая деятельность человека в целом. Речь при этом идет о работе по основному месту, так как именно у основного работодателя хранятся сами книжки.
Норма императивная и не зависит от формы собственности или организационно-правовой формы юридического лица. Иными словами, учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях обязателен, равно как в ООО или ПАО.
Правительство определяет не только вид самих трудкнижек, но и порядок обращения с ними, так говорится в статье 66 ТК РФ. Подробная регламентация вопроса — в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016).
ВАЖНО!
За отсутствие книги учета трудовых книжек предусмотрен штраф в размере до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)!
Инструкция по заполнению при увольнении
Шаг 1. В предпоследнюю ячейку (12) необходимо вписать дату последнего рабочего дня сотрудника.
Тут есть важный момент. Если работник в этот день отсутствует, необходимо написать ему уведомление, что он должен явиться за трудовой книжкой в организацию либо дать согласие на ее пересылку. Затем приложить в журнал копию письма и копию платежки и карандашом внести реквизиты уведомления. Если в итоге сотрудник явится лично за документом, то впишите ручкой фактическую дату. Если даст согласие на пересылку (оно должно быть оформлено письменно!), то внесите данные сопроводительного письма. Если работник вообще никак не отреагировал, то оставьте запись, сделанную карандашом, а трудовую храните в течение 75 лет — этого требует пункт 43 Правил из ПП № 664 от 16.04.2003 и пункт 664 Перечня из Приказа Минкультуры № 558 от 25.08.2010.
Как произвести процесс оформления книги учета трудовых книжек?
Процесс этот не такой простой, поэтому стоим обратить внимание на следующее:
- Эта книга создается на производстве для учета выданных работниками трудовых книжек.
- В этом же месте создаются отметке о том, когда выдаются их трудовые книжки.
- То, как вести учет журнал прописано в постановлении вышестоящей инстанции.
- Самый легкое – купить журнал с готовым оформлением.
- Если же не можете позволить себе покупку, то можно завести огромную тетрадку.
- Тринадцать граф – ровно столько должно быть в учетном журнале.
- 1 графа фиксирует номер, со второй по четвертую – дату приема рабочего в компанию.
- 5 графа раскрывает инициалы рабочего (владеющего трудовой книжкой).
- 6 графа необходима для того, чтобы прописать серийный номер трудовой книжки.
- 7 графа включает в себя данные о должности работника.
- 8 графа – информация о наименовании отдела.
- 9 графа фиксируется номерной знак приказа.
- 10 графа – здесь заверяют подписью главного отдела кадров.
- 11 графа – фиксирует сумму, оплаченной рабочим за приобретение книжки.
- 12 и 13 графа – здесь производится заполнение только во время увольнения. Ставится дата и номерной знак приказа на увольнение рабочего вместе с заверением рабочего. Если рабочий отсутствует, то ставят номер и время уведомления.
Это еще не все этапы, которые выполняются при создании учетной книги. Необходимо пронумеровать, прошить и запломбировать бланк. Соблюдая эти условия, книга будет заверена и будет правомерной.
Журнал учета трудовых книжек (образец)
Также стоит отметить, что вести одновременно две книги учета движения трудовых книжек неправильно. Вначале должна закончиться одна книга, и лишь потом начинается новая. Также не следует заводить две книги для ведения в них раздельно трудовых книжек и вкладышей. В одной книге принято регистрировать одновременно как книжки, так и вкладыши к ним.
- Книга должна иметь твердый переплет и прошитые страницы. Такое требование связано с длительной эксплуатацией книги и последующим хранением.
- Книга должна быть пронумерована от начала до конца перед поступлением в использование.
- Книга обязательно прошнуровывается. Края шнура должны быть приклеены при помощи небольших листов бумаги с внутренней стороны обложки.
- Книга опечатывается сургучом или пломбой. Сургучная печать обязательно должна ставиться на часть листа бумаги, на края шнурка, выступающие из-под нее, и обложку. Пломба ставится только на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.
- Книга должна быть заверена надписью, которая отражает количество страниц – пронумерованных и прошнурованных. Надпись делается цифрами и прописью.
- Книга должна быть заверена непосредственным руководителем предприятия, а не сотрудником отдела кадров или другим лицом.
- регистрация трудовых книжек, принятых от вновь трудоустроенных работников;
- регистрация книжек, заведенных работодателем трудоустроенным работникам, для которых это место работы является первым (ранее не имевшим трудовой книжки);
- фиксация факта хранения трудовой книжки (нахождения у работодателя);
- отражение факта выдачи трудовой книжки при прекращении трудового договора.
Книга учета движения трудовых книжек
На самом деле сложно прошивать только свой первый документ. Ведь ты не знаешь, с чего начать и как правильно прошить журнал, как к нему вообще подступиться. А вот работа с последующими документами будет обыкновенной рутинной манипуляцией и не больше.
Цель такого опломбирования или опечатывания заключается именно в «скреплении» прошитых листов книги учета.
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор).
Трудовая книжка должна храниться в специальном шкафу/сейфе, в который имеет доступ только ответственный сотрудник. Перед отправкой на хранение документ работника нужно внести в особый реестр, который принято называть «Книга учета и движения трудовых книжек».
Соблюдение этих требований обязательно, так как в случае аудита организаци книга учета также может быть проверена. Если будут обнаружены несоответствия по ведению или оформлению документа, работодатель может быть привлечен к ответственности.
Нумерация страниц в книге учета должна начинаться сначала. Внимание То есть в каждой новой книге будет своя нумерация страниц. Если в предыдущей книге было 50 страниц, то следующая книга начнется не с 51-й страницы, а с самого начала, то есть с 1-й страницы. Где можно приобрести данную книгу? Эту книгу можно как изготовить самостоятельно, так и купить уже готовую.
Форма книги учета движения трудовых книжек представлена в приложении №3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
Замена старых книг Если в предыдущей книге учета движения трудовых книжек закончилось место для записей, то старую книгу необходимо заменить новой. При этой замене следует учитывать правила заполнения книг учета движения трудовых книжек.
Вносим сведения в книгу учета движения трудовых книжек Трудовую книжку выдают сотруднику в последний день его работы (ч. четвертая ст. 84.1 ТК РФ). За нарушение этого требования работодателю грозит материальная и административная ответственность (ст. 234 ТК РФ, ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Ведение учета трудовых книжек
Трудовое законодательство обязывает каждого работодателя своевременно выдавать своим подчиненным трудовые книжки. В соответствии с приказом Министерства финансов, весь оборот трудовых книжек на предприятии обязан фиксироваться в специальной книге, которая называется «Книга учета трудовых книжек и вкладышей».
Чтобы вести книгу учета в соответствии с Трудовым кодексом РФ, работнику кадрового отдела понадобится иметь при себе:
- правила оформления ведения трудовых книжек>
- бланк книги учета>
- Трудовой кодекс России>
- документы предприятия>
- бланки трудовых книжек>
- печать (штамп) предприятия>
- трудовые книжки работников.
Книга учета трудовых книжек является обязательной для каждого работодателя, так как ее наличие необходимо для подтверждения законности деятельности всей организации. Если же в кадровом отделе отсутствует такая книга учета или же она оформлена ненадлежащим образом, то руководству предприятия грозит штраф.
Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек
По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.
Подробнее о том, как заполнить трудовую книжку, см. в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
Законодатель обязывает любого работодателя вести учет всех поступивших к нему книжек (п. 40 правил ведения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи трудовых книжек в будущем.
Для осуществления такого учета предусмотрен специальный внутренний журнал учета трудовых книжек, который официально именуется книгой учета трудовых книжек.
О том, возможна ли выдача книжки на руки не собирающемуся увольняться сотруднику, читайте в материале «Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?».
Назначение журнала учета рабочего времени сотрудников
Когда компания основывает ведение документации на положениях Трудового кодекса, вероятность возникновения конфликтов из-за ошибок подсчета отработанного времени и его оплаты сведена к минимуму.
Рабочим временем считается период исполнения сотрудником своих трудовых обязанностей, прописанных в трудовом соглашении и правилах внутреннего трудового распорядка.
Вне зависимости от формы собственности компании и ее юридического статуса необходимо регистрировать отработанное время в журнале. В этом заинтересованы и работодатель, и сотрудники.
Для трудоустроенного гражданина учет является гарантией переработки сверх установленных норм, а при ее возникновении — оплаты дополнительной работы.
Трудолюбивые и дисциплинированные работники достойны материального поощрения, а нарушители порядка — взысканий.
Отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение 1 дня без уважительной причины является прогулом. За одно нарушение сотруднику выносится выговор, повторный инцидент сопровождается увольнением (ст.81 ТК РФ). При почасовой оплате труда журнал учета имеет еще большее значение.
Титульный лист книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заполняется работником организации, на которого оформлен приказ о соответствующей ответственности. На законодательном уровне предусмотрена смена ответственного за ведение документационного учета, подразумевающая оформлении изменений посредством приказа, и передачу книги учета новому лицу с использованием внутреннего документа по предприятию акта-передачи. Прежде чем приступить к оформлению первого листа документа следует удостовериться в соответствии законодательным нормам и правилам книги, в которой каждая страница должна иметь свой номер и быть опломбированной.
Утвержденные нормативной документацией правила заполнения и ведения книги учета не допускают совершения ошибок и помарок. При наличии таковых, при ближайшей проверке, на ответственное лицо обязательно выпишут штрафные санкции за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей. Для наглядного представления правил оформления документации, следует скачать образец журнала учета трудовых книжек на сайте.
На титульном листе обязательно должна находиться информация:
- название предприятия, которое должно полностью совпадать с данными, указанными при регистрации компании,
- отраженными в учредительной документации;
- форма и тип собственности организации.
Журнал учета трудовых книг может помочь восстановить трудовой стаж при утере трудовой книжки ее владельцем
При самостоятельном оформлении книги учета предпринимателем в разделе формы собственности необходимо указать аббревиатуру ИП, подразумевающие деятельность индивидуального предпринимателя. При этом, в следующей графе, вместо названия предприятия, следует указать личные данные бизнесмена, совпадающие с регистрационной и с паспортной информацией. Скачать образец бланка книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно здесь.
В документе все графы обязательны для заполнения. В нем необходимо заполнить информацию о работнике:
- индивидуальная информация работника, включающая его личные данные;
- дата начала деятельности работника по выполнению обязанностей, касающихся определенных разделов сферы предприятия;
- информация, фиксирующая данные документа, свидетельствующего о том, что человек в определенный период времени работал в организации;
- профессиональные характеристики работника организации, в соответствии с данными кадрового приказа;
- наименование структурного подразделения предприятия, в котором выполняет свои должностные обязанности работник;
- номера нормативной документации на основании которой было произведено оформление трудовых отношений;
- роспись лица, которое приняло документ.
Сложности в оформлении учетного журнала могут возникнуть по причине отсутствия единой базы законодательства, где прописана информация о правилах работы. Ввиду разрозненности данных, которые следует учитывать ответственному лицу при выполнении должностных обязанностей, лучшей помощью для него станет образец заполнения журнала учета трудовых книжек с примерами, в котором рассмотрены варианты различных случаев, включая некоторые нюансы и особенности.
Книга учета обязательна к оформлению и ведению на каждом предприятии. При ее отсутствии не только будет наблюдаться беспорядок в документации, подтверждающий наличие факта трудовых отношений между компанией и работниками, но и могут быть выписаны достаточно большие штрафы при проверках, выявивших нарушение.
В п. 7 РД 11-05-2007 сказано, что журнал выпускается типографским способом в формате А4. То есть имеется ввиду что журнал должен быть куплен готовым в магазине. Это удобно для строительства крупных объектов и обязательно для объектов поднадзорных инспекции Государственного строительного надзора (ИГСН) или Федеральной службе по экологическому , технологическому и атомному надзору (Ростехнадзор). Если же сам объект небольшой (маленький срок строительства) и регистрация в ИГСН и Ростехназоре не требуется — то по согласованию с Заказчиком журнал можно распечатать на принтере.
В продаже я встречал типографские журналы А4 толщиной примерно 6мм с обложкой из картона и толщиной около 14мм с переплётом и твердыми корочками как у хорошей книги. В начале журнала указано «Приложение №1 к РД-11-05-2007».