Использование личного транспорта в служебных целях
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Использование личного транспорта в служебных целях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно законодательства, суммы которые работодатель заплатит сотруднику за использование авто в служебных целях, не подлежат обложению налогом на доход с физических лиц и н буду отражены в отчете 2 НДФЛ. Так же эти выплаты не облагаются страховыми взносами.
Трудовой договор или дополнительное соглашение.
Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником в служебных целях личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.
Однако выплата данной компенсации возможна при соблюдении следующих условий:
-
работник использует транспортное средство в интересах работодателя;
-
работодатель знает об этом или согласен на это;
-
размер компенсации установлен соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме.
Страховые взносы и НДФЛ.
В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Таким образом, суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.
При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ в учреждении должны иметься документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое его использование в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.
На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных согласно законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это значит, что оплата учреждением расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.
Минфин в Письме от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 пояснял, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспортного средства для целей трудовой деятельности. Иными словами, организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании названного имущества в служебных целях.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1. Кому положена компенсация за использование автомобиля?
Компенсация положена сотрудникам, которые используют собственный автомобиль в рабочих целях, с которыми заключен трудовой договор или соглашение с указанием данного факта, а так же они могут предоставить подтверждающие документы на расходы, связанные с машиной на благо предприятия.
Вопрос №2. Я официально работаю в частной фирме, езжу на машине по доверенности, могу ли я получать компенсационные выплаты на бензин и ремонт?
Да, конечно можете, поскольку вы имеете доверенность на управление транспортным средством, то это приравнивается к личному имуществу, однако, если у налоговой возникнут вопросы по этому поводу, можно обжаловать данный вопрос в судебном порядке.
Вопрос №3. Что выгоднее для предприятия, платить компенсацию за использование автомобиля либо давать премию?
Наиболее оптимальным вариантом является компенсация. Поскольку на премию нужно платить НДФЛ и социальные взносы.
ТК РФ предполагает следующие нормативы компенсации:
– проведение текущего ремонта;
– расходы на приобретение топлива и ГСМ;
– платы за парковку в течение рабочей смены и мойку автомобиля.
Остается вопрос: нужно ли удерживать налог с такой выплаты?
Компенсация, выплаченная сотруднику за использование его личного автомобиля, не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но все это работает только при наличии целого пакета документов. Это подтверждается письмами Минфина России от 12.09.18 № 03-04-06/65168 и № 03-04-06/65170.
Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений. При этом в ст. не облагаются взносами все виды определенных законодательством компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Об этом говорят статьи 420 и 422 НК РФ. Следовательно, оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях, страховыми взносами не облагается. Список необходимых документов таков:
– копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль;
– копии документов, подтверждающих расходы, понесенные работником при использовании автомобиля в служебных целях.
Оформление компенсации
Для правильного оформления компенсации расходов за эксплуатацию личного транспорта сотрудника предприятию нужны документы:
- Оформленное соглашение с сотрудником с прописанными условиями на использование его личного транспорта в целях компании. В нем необходимо указать размер денежной компенсации и порядок выплаты, срок выплат, технические характеристики автомобиля (объем двигателя, легковой либо грузовой автомобиль, марку, год выпуска машины и его государственный номер).
- Документы сотрудника на автомобиль, который будет использоваться в служебных целях, а также страховка ответственности (ОСАГО), копия ПТС.
- Нормальный документ – приказ собственника предприятия о компенсации на прописанных условиях.
- Путевые листы с реальным маршрутом проезда автомобиля, чеки АЗС, бухгалтерский отчет с расчетами растрат на ГСМ, счета на амортизацию и ремонт автомобиля и остальные бумаги, подтверждающие оплату автомобиля, который используется в рабочем режиме.
Кроме того, желательно в должностной инструкции сотрудника прописать обязанности, которые предполагают регулярные поездки в служебных целях: посещение торговых точек, выезд на встречи к клиентам, доставку товаров или корреспонденции, транспортировку других сотрудников на встречи. Счета на оплату компенсации следует подавать директору на подпись ежемесячно для контроля финансовых затрат организации.
На сегодняшний день эти нормы составляют:
|
легковые автомобили с рабочим объемом двигателя: |
рублей в месяц |
|
до 2000 куб. см включительно |
1 200 |
|
свыше 2000 куб. см |
1 500 |
|
мотоциклы |
600 |
Как уже было отмечено, сумма компенсации, учитываемая в целях исчисления налога на прибыль, нормируется. Поскольку нормируемая величина, как правило, не покрывает реально понесенных расходов работника, то возникает вопрос: можно ли учесть расходы, связанные с заправкой автомобиля ГСМ, текущим ремонтом сверх величины компенсации?
В Определении ВАС РФ от 29.01.2009 г. №ВАС-495/09 судьями сделан вывод, что компенсация расходов возмещает затраты по эксплуатации легкового автомобиля: сумму износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт. Таким образом, в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат. Такой позиции придерживается Минфин РФ (Письмо от 23.09.2013 г. №03-03-06/1/39239) и УФНС РФ по г. Москве (Письмо от 22.02.2007 г. №20-12/016776).
В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам относятся расходы на компенсацию работникам за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.
Исходя из вышеизложенного, личным имуществом работника, используемым работником в интересах и с ведома работодателя, является имущество, принадлежащее работнику на любом законном основании. Переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность.
Но, судя по последним разъяснениям (более ранние разъяснения Минфина РФ безболезненно позволяли учитывать суммы компенсации по пп.11 п.1 ст.264 НК РФ) специалистов финансового ведомства, сумма компенсации за использование личного автомобиля, управляемого по доверенности, не может признаваться в целях исчисления налога на прибыль:
|
Реквизиты писем контролирующих органов |
Суть разъяснений |
|
Письмо Минфина РФ от 27.12.2010 г. №03-03-06/1/812, УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 г. №20-15/001797@, от 22.02.2007 г. №20-12/016776 (разрешающие учитывать выплаты) |
Если работник, использующий автомобиль в интересах организации, управляет данным автомобилем по доверенности, то расходы на вышеназванные компенсации также могут быть учтены организацией в составе расходов в соответствии с положениями пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. |
|
Письмо Минфина РФ от 03.05.2012 г. №03-03-06/2/49 (не разрешающие учитывать выплаты) |
Ввиду того, что ст. 188 ТК РФ предусматривает компенсацию за использование имущества, принадлежащего работнику, в целях гл. 25 НК РФ такое транспортное средство должно принадлежать работнику на праве собственности. |
Достоинства и недостатки каждого из вариантов
У каждого варианта есть достоинства и недостатки. Рассмотрим их более подробно.
Различие с другими видами приобретения транспорта в пользование состоит в том, что в этом случае авто эксплуатируется как в рабочих, так и в собственных личных делах. Соответственно, выплаты за пользование автомобилем работника могут быть меньше аренды, которая подразумевается согласно договору аренды автомобиля с водителем. Но, как показывает практика, эксплуатация собственного автомобиля обусловлена областью его использования: обычно это командировки по службе, куда на собственном автомобиле легче доехать, или это места, где не ходит общественный или другой транспорт. Различные деловые встречи часто подразумевают использование автомобиля. Где еще может понадобиться личный транспорт? К примеру, деятельность сотрудника предполагает постоянные передвижения по городу, от одного клиента к другому. Делать это пешком не получится, поскольку тратится много времени. Компании выгодно нанимать на работу человека с машиной. Он будет успевать объезжать клиентов, а фирма компенсирует ему расходы.
Путевой лист при использовании личного автомобиля сотрудника
Похожее мнение складывается в отношении использования работником личного автомобиля в служебных целях. Но здесь необходимость его оформления диктуют не правила транспортного законодательства, а нормы трудового и налогового законодательства, обязывающие подтверждать именно служебную эксплуатацию собственного транспортного средства работника. Для подтверждения растрат на покупку горюче-смазочных материалов для нужд общепроизводственных работ нужен правильно составленный путевой лист, в котором указан расход топлива по факту. Информация, не позволяющая проверить затраты на ГСМ в качестве общепроизводственных, может сыграть на руку контролерам.
В подведении итогов следует отметить следующее. Чтобы выплаты за эксплуатацию собственного транспортного средства работника являлись компенсационными, необходимо соблюдать порядок использования личного автомобиля в служебных целях:
- Эксплуатация автомобиля связана с выполнением трудовых обязательств.
- Компенсационная выплата выдается на основании приказа работодателя. Величина возмещения обозначенных затрат при этом обязана отвечать экономически обоснованным расходам.
Если данные правила не исполнены, то стоит подписать с сотрудником соглашение или договор об использовании личного автомобиля в служебных целях с водителем и учитывать все налоги и взносы.
Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях
Нужно ли выплачивать компенсацию сотрудникам, которые используют личный транспорт для служебных поездок? Как рассчитать размер компенсации и провести ее по бухгалтерии? В статье рассказываем, кому и в каких размерах выплачивается компенсация и как она отражается в финансовом учете.
В Московском городском суде (определение № 33-37107) бывшая сотрудница — региональный торговый представитель — требовала возместить компенсацию за использование личного транспортного средства в служебных целях. Работодатель с иском не согласился, так как между ним и сотрудницей соглашение на использование личного автомобиля не заключалось.
Однако по должностной инструкции, работнику необходимы навыки вождения, чтобы лично посещать каждого заказчика и искать новых клиентов. Поэтому суд обязал работодателя выплатить бывшей сотруднице расходы за использование автомобиля в размере 1200 рублей за каждый месяц работы.
Организация компенсирует расходы сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Это могут быть курьеры, менеджеры, снабженцы, прорабы, руководители компании и другие сотрудники, если разъездной характер работы закреплен в трудовом договоре и должностной инструкции.
Компенсация — это возмещение расходов, связанных с использованием и амортизацией личного транспорта. Кроме компенсации, работодатель покрывает расходы на бензин, ремонт и парковку машины в рабочее время.
Когда, кому и сколько выплачивать, фиксируется в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Компенсации могут носить регулярный или разовый характер, например, компенсация за поездку главного бухгалтера в налоговую инспекции.
Отражение в 6 ндфл компенсации парковки автомобиля
Следующая запись о подоходном налоге в 6-НДФЛ при аренде у физ.
лица – отчисление в казну. Важно Закон говорит, что перечисление в этом случае должно происходить не позднее следующего за датой выплаты рабочего дня.
Отражают эту дату в форме 6-НДФЛ по строке 120. ПРИМЕРСредства за аренду физлицо получило от компании 14 октября 2021 года. Эту же дату нужно указать в строке 100 заполняемой формы 6-НДФЛ. Порядка заполнения 6-НДФЛ): — строка 010 «Ставка налога»; — строка 020 «Сумма начисленного дохода» — это строка будет включать в себя общую сумму арендных платежей, выплаченных налогоплательщику на отчетную дату с начала налогового периода; — строка 040 «Сумма исчисленного налога» — по данной строке необходимо отразить сумму исчисленного с этих платежей НДФЛ нарастающим итогом с начала налогового периода; — строка 070 «Сумма удержанного налога» — эта строка будет включать общую сумму удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.
Издание приказа руководителем
Компенсация за использование личного автомобиля выплачивается только при грамотном оформлении необходимых документов. Сюда относится и издание директором компании приказа, на основании которого назначается выплата владельцу ТС.
Допускается вместо постоянного издания приказов закреплять необходимость начисления компенсационных выплат в локальных внутренних актах компании.
Форма приказа может разрабатываться каждой компанией отдельно. В этом документе прописываются следующие сведения:
- наименование компании, в которой работает автовладелец;
- занимаемая им должность и Ф. И. О.;
- название и параметры используемого для работы автомобиля;
- условия, на которых выплачивается компенсация, например, она может быть представлена твердой денежной суммы, перечисляемой сотруднику в конце каждого месяца, а также может рассчитываться на основании платежных документов, переданных работником работодателю.
В качестве основания для издания приказа выступает трудовой договор или дополнительное соглашение. Данные документы должны содержать сведения о том, что конкретный работник во время исполнения трудовых обязанностей пользуется собственным автомобилем.
Образец служебной записки на компенсацию затрат
Оплата затрат на ГСМ и компенсация других расходов, понесенных в ходе эксплуатации собственного автомобиля в рабочих целях, производится на основании поданной служебной записки на имя руководителя.
ТК не предъявляет особых требований к оформлению документа — его можно написать или напечатать на листе А4 с указанием таких данных:
- сведения о работодателе;
- информация о работнике;
- краткое описание автомобиля, регистрационный номер;
- количество служебных поездок за последний месяц;
- значения тахометра машины на начало месяца и на дату подачи заявления;
- сумма затрат с подтверждающими документами (чеки, квитанции, выписки, путевые листы и т.д.);
- сумма к выплате;
- дата составления заявления;
- собственноручная подпись заявителя.