Акт инвентаризации наличных денежных средств
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт инвентаризации наличных денежных средств». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Следующая часть формы ИНВ-15 относится непосредственно к подсчету суммы средств в кассе. Но прежде материально-ответственное лицо, на которое возложена функция за контролем кассовой наличности и соблюдением установленных законом норм дает специальную расписку. Роспись ответственного лица будет свидетельствовать о том, что все приходники и расходники переданы в бухгалтерию, а наличные средства предприятия в полном объеме находятся на данный момент в кассе. Затем этот сотрудник должен от руки вписать в документ свою должность, поставить дату, подпись и расшифровку подписи.
Выявленные при инвентаризации расхождения подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Закона № ФЗ-402).
В бухгалтерском учете расхождения между фактическим наличием денежных средств в кассе организации и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке (п. 28 Положения № 34н):
- излишек денежных средств, увеличивает финансовые результаты организации;
- недостача денежных средств относится на счет виновных лиц, а если виновные не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то списывается на уменьшение финансовых результатов деятельности.
На счетах бухгалтерского учета списание недостачи денежных средств в кассе отражается записями в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета (утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) и планом счетов в программе «1С:Бухгалтерия 8»:
- Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 50 «Касса» – в размере выявленной недостачи денежных средств в кассе организации.
- Дт 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (76.2 «Расчеты по претензиям») Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – в сумме недостачи денежных средств, признанной виновным лицом или присужденной судом к взысканию;
- Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (76.2 «Расчеты по претензиям») – в сумме удержания недостачи из заработной платы сотрудника;
- Дт 91.02 «Прочие расходы» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – в сумме недостачи денежных средств, если виновные лица не выявлены или суд отказал во взыскании с них убытков.
Кто проводит инвентаризацию кассы в 2021 году
Независимо от того, плановая это проверка или нет, руководитель организации должен издать соответствующий приказ. С его помощью он назначает членов комиссии, которая будет заниматься инвентаризацией. Обычно создается постоянно действующая комиссия. Однако бывают ситуации, когда в организации нужно выполнить большой объем инвентаризационных работ. В этом случае можно дополнительно создавать рабочие комиссии. Как правило, в состав проверяющей группы входят:
- бухгалтерские работники;
- представители руководства компании;
- сотрудники внутреннего аудита и работники независимых аудиторских организаций;
- менеджеры;
- экономисты;
- сотрудники службы безопасности компании.
Каждого участника лично утверждает руководитель. Присутствовать при проверке должны все участники проверяющей группы. При отсутствии одного из них проверка будет считаться недействительной. Если в компании не было кадровых перестановок, руководитель имеет право пользоваться тем же приказом о составе проверяющей группы, который издавался в прошлый раз.
Пример акта инвентаризации финансов в наличном эквиваленте – ИНВ-15
Акт имеет состав в виде 2-х листов.
Первый лист:
- Заполнение наименования компании и иерархии подразделения.
- Фиксируется вид деятельности, номерной знак и дата приказа на «опись».
- Назначается индивидуальный номерной знак на акт, фиксируется дата.
- Заверяется росписью ответственного человека в строке «Расписка», производится указание должности и полные инициалы. При этом ответственный человек фиксирует информацию, что финансовые средства в наличном эквиваленте располагаются в кассе, кассовая документация направляется в бухгалтерский отдел.
- Члены комиссии указывают информацию о количестве финансовых средств в наличном эквиваленте, ценных бумаг и других элементов описи, которые были пересчитаны, а также документации, находящейся в кассе. Количество финансов фиксируется в рублевом эквиваленте. Внесение информации осуществляется на основе пересчета кассы.
- Следующий этап – указание суммы всей документации, которая находится в кассе.
- Также прописывается общее количество по информации бух.учета. Производится сравнение этих цифр.
- При излишке денег производится указание данной суммы внизу.
- При недостатке производится указание в соответствующем поле.
- Не стоит забывать об указании последних номерных знаков ордеров.
- По окончанию заполнения акта производится заверение членами комиссии.
- Отмечается подписью и главный ответственный.
Второй лист бланка ИНВ-15:
- Здесь указывается причины появления недостатка или излишков средств. Заполнение такой информации производится лицом, которое ответственно за сохранение средств в наличном эквиваленте.
- Управляющий организации анализирует и выносит решение о факте недостатков или излишков.
- Он указывает решение на данной странице.
Что такое недостача при инвентаризации
Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.
Нехватка ТМЦ — это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс — перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.
Еще одна особенность при данном процессе — указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.
В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком — владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.
К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.
Порядок оформления дефицита
Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.
В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара — проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.
Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.
Есть еще один вариант оформления дефицита — удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.
Бланк и образец заполнения ИНВ-15
Унифицированный бланк «Акт инвентаризации наличных денежных средств (ИНВ-15)» утвержден постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
Скачать бланк акта инвентаризации наличных денежных средств формы ИНВ-15 можно в начале статьи.
Быстро разобраться с тем, как заполняется этот бланк, вам поможет образец заполнения акта инвентаризации наличных денежных средств ИНВ-15.
Оборотная сторона акта может не заполняться, если по результатам инвентаризации никаких нарушений не выявлено.
***
Инвентаризация кассы регулярно проводится комиссией, состав которой утверждает руководитель. Ее результаты отражаются в акте ИНВ-15. Этот документ не только подтверждает фактические остатки денег и ценностей в кассе, но и позволяет руководству сделать вывод о компетентности и дисциплинированности сотрудников, отвечающих за кассовые операции и сохранность наличных средств, и при необходимости принять соответствующие меры.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Акт».
Какими документами оформляется проведение инвентаризации?
Касса инвентаризируется в ходе выездной проверки (которая проводится учредителем, различными контрольными органами) и в результате мероприятий внутреннего контроля.
В статье 19 Закона о бухгалтерском учете установлено, что экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.
Для проведения инвентаризации в рамках внутреннего контроля в учреждении создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, которая в том числе осуществляет проверку кассы (п. 2.2 Методических указаний № 49). Состав этой комиссии утверждается приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний № 49).
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации учреждения, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (ревизоры, экономисты и т. д.).
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.
До начала проверки фактического наличия денежных средств в кассе учреждения инвентаризационная комиссия получает приходные кассовые ордера (ф. 0310001) и расходные кассовые ордера (ф. 0310002), составленные в день проведения кассовых операций, которые еще не были отражены в кассовой книге (ф. 0504514).
В процессе инвентаризации может быть выявлена недостача. Это касается не только продуктовых магазинов, но и любого предприятия, складских помещений. Контролю и описи подлежат мебель, техника, трудовые книжки, документация.
Оформлять результат проведения инвентаризации в виде составления акта нужно только после того, как будет проведена полная ревизия.
Функции акта о недостаче следующие:
- Позволяет определить точную сумму убытка.
- Отображает сумму, которую руководитель может взыскать с материально-ответственного лица.
- Используется для составления отчетности.
- Позволяет определить уровень работы предприятия.
Если размер недостачи будет выше, чем допустимая норма, то в организации назначается служебная проверка для выявления виновного лица.
Дисциплинарная ответственность
Помимо материальной ответственности, за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право применить к работнику дисциплинарное взыскание (ст. ст. 192 и 193 ТК РФ). Так, в случае выявления недостачи в кассе кассиру может быть сделано замечание или объявлен выговор, а при определенных обстоятельствах работодатель вправе даже уволить его. Принимая решение о наложении дисциплинарного взыскания, необходимо учитывать тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен (ст. 192 ТК РФ).
Примечание. За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание (абз. 5 ст. 193 ТК РФ).
До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен потребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней работник его не представил, составляется соответствующий акт. Между тем непредставление работником письменных объяснений не является препятствием для наложения дисциплинарного взыскания (абз. 1 и 2 ст. 193 ТК РФ).
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка. Однако если к моменту выявления проступка прошло со дня его совершения больше шести месяцев (в случае выявления проступка по результатам ревизии кассы или аудиторской проверки — больше двух лет), то привлечь работника к дисциплинарной ответственности уже нельзя. Основание — абз. 4 ст. 193 ТК РФ.
Приказ (распоряжение) руководителя организации о применении дисциплинарного взыскания доводится до сведения работника под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания (не считая времени отсутствия сотрудника на работе). Если работник отказывается ознакомиться с данным приказом (распоряжением) под роспись, то об этом факте составляется соответствующий акт (абз. 6 ст. 193 ТК РФ).
Обратите внимание! Недостача в кассе — повод для увольнения!
Отражение недостачи в налоговом и бухгалтерском учете
Недостача возникла по вине кассира. В этом случае сумма выявленной недостачи не является расходом организации ни в налоговом, ни в бухгалтерском учете. Она подлежит взысканию с виновного работника по распоряжению руководителя организации или через суд.
По мнению автора, сумма недостачи, возмещенная кассиром организации-работодателю, при налогообложении прибыли не учитывается. Эту сумму не следует включать во внереализационные доходы, например, на основании п. 3 ст. 250 НК РФ. Дело в том, что при возникновении в кассе недостачи и ее последующем возмещении виновным сотрудником у организации не возникает дохода. Напомним, что согласно ст. 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, которую можно оценить. Очевидно, что если кассир, виновный в недостаче, возмещает работодателю недостающую в кассе сумму, то у последнего не возникает экономической выгоды и, значит, не образуется дохода, подлежащего налогообложению.
Обратите внимание: изложенный подход применим только к случаям возмещения работником недостачи в кассе и иным аналогичным ситуациям. Допустим, устраняя ущерб, нанесенный работником, организация осуществила какие-либо расходы (например, отремонтировала помещение кассы или сейф, поврежденные работником, либо приобрела запчасти для ремонта принадлежащего ей автомобиля, попавшего по вине работника в дорожно-транспортное происшествие) и правомерно учла их при расчете налога на прибыль. В этом случае сумма ущерба, возмещенная работником (взысканная с него), признается доходом организации-работодателя. Она включается во внереализационные доходы на основании п. 3 ст. 250 НК РФ.
Примечание. Доходы в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании решения суда, вступившего в законную силу, штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных обязательств, а также сумм возмещения убытков или ущерба признаются внереализационными доходами налогоплательщика (п. 3 ст. 250 НК РФ).
Если работник отказался возмещать недостачу и организация вынуждена взыскивать ее в судебном порядке, понесенные при этом судебные издержки и сумму уплаченной государственной пошлины она вправе включить во внереализационные расходы на основании пп. 10 п. 1 ст. 265 НК РФ.
В бухгалтерском учете организации сумма недостачи, возмещенная работником, отражается в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99). Указанные поступления учитываются в том отчетном периоде, в котором они признаны должником или судом вынесено решение об их взыскании (п. 16 ПБУ 9/99). Если кассир возмещает сумму недостачи в добровольном порядке (вносит в кассу единовременно всю сумму или по частям или недостача удерживается из его зарплаты), в бухучете организация включает эту сумму в прочие доходы в день, когда работник был ознакомлен под роспись с приказом руководителя о взыскании с него недостачи. Считается, что работник, подписавший указанный приказ и не представивший никаких возражений, фактически признал свой долг.
Инвентаризация кассы: цели и периодичность проведения
Инвентаризация кассы, как эффективный контролирующий инструмент, является основным мероприятием по проверке своевременности проведения денежных операций и принятия к учету, а также соблюдения требований закона при их оформлении. Ревизия кассы может проводиться, как самостоятельная проверка, либо быть одним из разделов комплексной ревизии производственно-финансовой деятельности фирмы. Проходит она в два этапа:
- инвентаризация денежной наличности и сопоставление документально подтвержденной информации с фактическим наличием денег;
- проверка соблюдения кассовой дисциплины.
Осуществлять контроль соблюдения кассовой дисциплины могут внутренние аудиторы компании, а также внешние ревизоры – органы Росфиннадзора и ИФНС.
В рамках внутрифирменного аудита периодичность инвентаризации устанавливается руководителем, а порядок проведения разрабатывается и закрепляется локальными актами.
Проверка кассы, как правило, производится:
- раз в месяц, квартал или полугодие (в соответствии с принятой учетной политикой), и обязательно на 1-е число года, следующего за финансовым;
- при передаче полномочий кассира другому сотруднику;
- при реорганизации/ликвидации компании;
- при возникших форс-мажорных обстоятельствах.
Виды ответственности за недостачу
- Полная материальная ответственность. Подразумевает возмещение всей недостающей суммы за счет кассира. Если сумма, которую нужно возместить, не больше, чем среднемесячная зарплата виновника, то он должен ее возместить по распоряжению руководства, изданному не позже месяца со дня обнаружения недостачи. Большие суммы взыскиваются только судебным порядком. Для обращения в суд по этому поводу у работодателя есть год.
ВНИМАНИЕ! В суд придется подавать иск, если кассир не согласен добровольно выплатить средства, а также по истечении установленного срока в месяц.
- кража – тайное присвоение чужого;
- мошенничество – приобретение права на чужие средства вследствие злоупотребления доверием или обмана;
- растрата – похищение вверенного имущества или средств и последующая реализация, употребление, передача третьим лицам;
- присвоение – неправомерное удерживание в своем пользовании вверенных активов.
Эти действия наказываются, в зависимости от степени тяжести, возможности рецидива и категории виновного сотрудника, либо штрафом, либо обязательными или исправительными работами, либо ограничением свободы, арестом или тюрьмой. Конкретные сроки зависят от вида виновного действия.
Как отразить недостачу в кассе проводки
В ООО «Орбита» выявлен недостаток товаров на сумму 32 тыс. руб. (рыночная стоимость потерь – 38 тыс. руб.). В качестве виновного лица установлен менеджер по продажам. Согласно соглашению с виновным сотрудником, он обязуется возместить недостачу в течение 6 месяцев. Взыскание будет производиться из заработной платы менеджера.
Проверить фактическое наличие и остатки имущества – непосредственная заинтересованность самой компании, это позволит убедиться в точности подготавливаемой к сдаче в ФНС отчетности. Как провести и правильно оформить результаты ревизии, какими документами руководствоваться, как отразить в проводках излишки и недостачи, выявленные при инвентаризации – расскажем в статье.
Если сотрудник знает, что он непричастен к недостаче, он должен подробно изложить все обстоятельства произошедшего в объяснительной. В частности, если работодатель не обеспечил условий, в части оборудования помещений для хранения ценностей или ограничения доступа посторонних на территорию предприятия, на это необходимо обязательно указать. Любые обстоятельства, которые могут поставить под сомнение виновность подозреваемого должны быть изложены в пояснениях.
До начала проверочных процедур с материально-ответственного лица берется расписка в том, что он завершил оформление всех приходно-расходных документов, передал их в бухгалтерию. При этом он заверяет подписью, что все принятые ценности им оприходованы, а израсходованные, списаны. Условно процесс инвентаризации состоит из нескольких этапов:
- при смене материально-ответственного лица. Актомзакрепляется материальная ответственность за определенным сотрудником: если онувольняется, и на его место берут другого – нужно составить актприема-передачи;
- при совершении сделок с покупкой (или продажей)ценностей;
- при передачи товарно-материальных ценностей навременное или ответственное хранение