Документы при увольнении от работодателя: список

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы при увольнении от работодателя: список». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При расторжении трудовых договоров с сотрудниками работодатели возвращают полученные от них оригиналы трудовых и медицинских книжек, дипломов, фотографий и т. п. Однако этого недостаточно. Каждый работодатель, будь то ИП или юрлицо, обязан по умолчанию предоставить увольняемому пакет документов, закрепленных законодательством. Желание самого сотрудника при этом не учитывается.

Какие документы выдавать при увольнении в 2023 году: сравнительная таблица с комментариями

Какие документы были выданы в 2022 году	Какие документы будут выдавать в 2023 году	Документ, утвердивший форму 2023 года	Что изменилось
Обязательно
Бумажная тетрадь для тех, кто сохранил бумажную версию	Бумажная рабочая тетрадь для сотрудников, которые ведут бумажную версию книжки	По существующей форме (фактически).	Без изменений
Форма СТД-Р при переходе на электронный формат трудового коллектива	Форма СТД-Р при переходе на электронный формат трудового коллектива	Утверждена приложением № 1 к приказу Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н	Без изменений
Выписка из раздела 3 РСВ «Персональные сведения о застрахованных лицах» (год)	Выписка из раздела 3 РСВ «Персональные сведения о застрахованных лицах» (год)	Утверждены приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. № ЭД-7-11/878@	С 2023 года используется новая форма.
Выписка из СЗВ-СТАЖ (год)	Выдержка из EFS-1. Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» в пункте 1.	УФС-1 утвержден постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 31 октября 2022 г. № 245п.	Форма СЗВ-СТАЖ была отдельной, с 2023 года она стала частью единой формы ЭФС-1. По сути, он не изменился.
Выписка из СЗВ-М (последний месяц)	Выписка из персонифицированной информации о физических лицах	Утверждены приказом ФНС России от 29 сентября 2022 г. № ЭД-7-11/878@ в приложении № 2.	Форма снова утверждена.
Оригиналы документов, если они были переданы в отдел кадров	Оригиналы документов, если они были переданы в отдел кадров	Разные.	Без изменений
Платежная квитанция	Расчетный лист за последний месяц (или рабочий период месяца)	По форме утвержденной и заявленной в компании.	Без изменений
Трудовой сертификат на 2 года по форме 182н			Отменено с 2023 г
Справка о доходах на физическое лицо (бывшая Форма 2-НДФЛ, с 2022 года вошла в состав 6-НДФЛ) Примечание. См раздел о запросе работника.			Выдается по запросу
По желанию работника
	Справка о доходах работников и НДФЛ по форме приложения 1 для расчета 6-НДФЛ (ранее 2-НДФЛ)	Утвержден в составе 6-НДФЛ приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЭД-7-11/881@	Выдается надежно.
Справка о среднем заработке для службы занятости	Справка о среднем заработке для службы занятости	Форма аттестации утверждена региональными центрами занятости. По Москве: Приложение 1 к приказу ДЦЗН по городу Москве от 24.12.2018 № 1721	Без изменений
Приказы о приеме, увольнении, выделениях, переводах	Приказы о приеме, увольнении, выделениях, переводах	По формам, используемым в организации	Без изменений
Плюс
Выписка из формы ДСВ-3 за окончание квартала, переведенных вкладов в накопительную часть пенсии.	Выдержка из EFS-1. Абзац третий «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечисляются дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачивается взнос работодателя»	УФС-1 утвержден постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 31 октября 2022 г. № 245п.	Форма ДСВ-3 включена в единую форму отчетности ЭФС-1, которая направляется в Соцфонд России

Ответственность за невыдачу документов

Документы при увольнении от работодателя должны быть выданы в установленные сроки. В противном случае работодатель может причинить уволенному ущерб, за что придется понести ответственность.

К примеру, если отдел кадров задержит трудовую книжку, то человек не сможет оформиться у другого работодателя и приступить к новой работе. В результате упустит заработок по вине работодателя. Однако виновнику с рук это не сойдет. Суд обяжет его компенсировать материальный ущерб бывшему работнику согласно ст. 234 ТК РФ.

Невыдача других документов или выдача с опозданием классифицируется как нарушение трудового законодательства, что в свою очередь ведет к штрафам. Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ предприниматель или должностное лицо за такое деяние заплатит от 1 до 5 тыс. Для организаций штраф будет в разы выше — от 30 до 50 тыс. руб.

Какие получает штрафы руководитель за задержку или отказ?

Почти для каждого вида документов, не выданных работнику при увольнении вовремя, предусмотрена ответственность:

• трудовая книжка – возмещение материального ущерба за все дни задержки в размере среднего заработка (ст. 234 ТК). Трудовым законодательством этот период признается временем вынужденного прогула и подлежит материальному возмещению;
• справка 2-НДФЛ – административная ответственность в виде штрафа (ст. 5.27 и 5.39 КоАП). Размер его составляет 1 000 — 5 000 рублей для должностных лиц и ИП; 30 000-50 000 для юридических лиц;
• справок и сведений персонифицированного учета (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, расчет по страховым взносам), а также справка для службы занятости – аналогично справке 2-НДФЛ ответственность предусмотрена ст .5.27 КоАП.

Документы, подлежащие выдаче работодателем

При прохождении процедуры прекращения трудовых правоотношений сотруднику нужно выдать необходимые бумаги. Для того, чтобы понять принцип, нужно понимать процесс увольнения работника по его желанию. Он состоит из следующих этапов:

1. Подача заявления о расторжении соглашения.
2. Издание приказа на бланке формы Т-8 и его подписание директором организации.
3. Проставление записи в личной карте увольняющегося лица.
4. Работника под роспись знакомят с соответствующим приказом и записью в индивидуальной карточке. Он проставляет свою роспись и дату.
5. Уполномоченный сотрудник отдела кадров проставляет запись в трудовой книжке на основании требований делопроизводства.
6. Она заверяется руководством компании либо другим уполномоченным лицом.
7. Документы выдаются в последний трудовой день увольняющемуся гражданину.

Работодатель обязан выдать:

• Трудовую книжку;
• Справочную информацию о размере заработка и иных вознаграждений за период его работы на предприятие по установленной форме 182Н;
• Другую документацию по заявлению увольняющегося.

Какие документы включают в дело

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. При формировании личного дела работника в 2022 году в папку включают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Документы в ЛД делятся на:

• формируемые в момент устройства человека на работу;
• возникающие в процессе работы в фирме;
• документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу входят:

• справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
• справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
• трудовой договор (оригинал работодателя);
• приказ о приеме на работу.

Во второй группе — договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:

• копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
• объяснительные записки;
• служебные записки;
• различные акты и уведомления.

Документы для формирования личного дела

Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.

Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий.

Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:

• Резюме кандидата, анкета, характеристика или же автобиография;
• Заявление о приеме;
• Копии паспорта, документа об образовании, свидетельств СНИЛС, ИНН, о браке, рождении детей.
• Копия военного билета (при наличии)
• Справки о прошедшем медосмотре, медицинские книжки;
• Справки об отсутствии судимости.
• Справки с прежних мест работы и т. д.

Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении:

Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:

• Должностная инструкция;
• Документы по аттестации или повышении квалификации работника;
• Согласие на обработку ПД;
• Заявление о предоставлении вычетов;
• Заявления на отпуска;
• Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
• Справки о последующих медосмотрах;
• Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
• Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.

Список документов при увольнении: обязательные и необязательные формы

На основании ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения производят окончательный расчет с работником, а также выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Какие документы при увольнении выдают обязательно:

1. Трудовая книжка. Оформлять можно накануне дня расторжения договора, выдавать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получить согласие на отправление почтой либо хранить в организации до обращения владельца.

2. Медицинская книжка (при наличии). Никаких записей в ней делать работодателю нельзя.

3. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.

4. Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Выдается лицом, отвечающим за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.

5. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.

6. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.

7. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.

По заявлению увольняющегося работодатель должен предоставить:

— форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;

— справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;

— копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;

— копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.

Обратите внимание: документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.

Начальник и подчиненный имеют свои права и обязанности друг перед другом, соблюдение которых определяется Трудовым кодексом РФ.

Нанимателю следует помнить, что все действия, противоречащие законам, могут караться не только штрафом, но и административной ответственностью.

Если вы оказались в подобной ситуации, следуйте рекомендациям специалистов. Не стоит забывать: подписывая любое свидетельство, нужно внимательно изучить его, а также понимать ответственность, что вы берете на себя и какими правами обладаете. Если вы знаете, какие документы вам обязательно должны выдать при увольнении по собственному, о необходимых сроках выдачи после, где взять оформляемые и подписываемые бланки, но видите, что работодатель пытается вас обмануть, опирайтесь на букву закона.

Важность справок и свидетельств обусловлена возможностью возникновения конфликтов между нанимателем и подчиненным. Наличие документации позволяет осуществить защиту своих прав. Рекомендуется иметь копию экземпляра любого документа, для избежания лишних проблем.

Справки о размерах заработной платы

Этот документ следует отличать от предыдущего. Данная бумага содержит информацию о зарплате за последние три месяца, которые получатель трудился в компании. Это документ требуется для его последующей подачи на биржу труда с целью получения пособия по безработице.

Информация Допускается ее составление как заранее, перед тем как произойдет само увольнение, так и уже после того, как он случится.

Универсальная обязательная форма отсутствует, однако рекомендуется заполнять его по бланку, который приведен в письме Министерства Труда от 15 августа 2016 года. Однако даже при составлении его в произвольной форме сотрудники службы занятости не вправе отказать в его приеме.

Требуется указать в нем все виды выплат за это время, включая:

• собственно зарплату;
• премии (их совокупная сумма на год делится на 12 и такая величина добавляется к каждой из трех месячных зарплат, указываемых в данном документе);
• доплаты и надбавки;
• комиссионные;
• «тринадцатую зарплату».

Последствия невыдачи документов и справок для работодателя

В трудовом кодексе предусмотрено, что работодатель безусловно обязан предоставить увольняющемуся все справки, включая обязательные, а также те, для получения которых необходимо подать запрос. При его наличии у компании отсутствуют уважительные причины для отказа в этих бумагах.

При невыполнении работодателем законной просьбы сотрудника последние имеет право:

• подать руководителю заявление, составленное в двух экземплярах, один из которых он вручает секретарю, а второй сохраняет себе, при этом секретарь должен указать на его копии, что заявление было принято;
• направить этот же документ по почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении.

После этого компания в течение трех дней обязана составить все запрошенное.

Какие выплаты получают при увольнении

Помимо документов, уходящий сотрудник получает расчет. Окончательная сумма к выплате состоит из:

• зарплаты за последние рабочие дни, отработанные с начала месяца;
• отпускных за неотгулянное время;
• пособие в связи с болезнью во время отработки.

Ответственность за непредоставление документов при увольнении

Не всегда работодатель проявляет ответственность и пунктуальность в вопросах увольнения нежеланных сотрудников или, наоборот, противится уходу ценных работников. Между тем, ст. 62 в Трудовом кодексе устанавливается обязанность выдать бумаги в день увольнения.

Невыполнение влечет за собой административное наказание. Штраф за невыдачу трудовой книжки при увольнении составляет 30-50 тысяч рублей для предприятия, и для руководителя – до 5 тысяч рублей. В крайнем случае, работодателю грозит приостановка деятельности до 3 месяцев.

Если документы не были предоставлены сразу, стоит написать заявление и передать его на предприятие в письменном виде. Если в трехдневный срок просьба не была исполнена, сотрудник вправе обращаться в надзорные органы с жалобой:

• трудовую инспекцию;
• прокуратуру.

Похожие записи:

• Статья 117 СК РФ. Индексация алиментов (действующая редакция)
• Куда сдать оружие после окончания / сдачи лицензии на оружие в 2023
• Уточненные декларации: кто может не сдавать