Обстоятельства, когда требуется заверенная копия трудовой книжки в 2020 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обстоятельства, когда требуется заверенная копия трудовой книжки в 2020 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда нам нужно подтвердить свою занятость в различных организациях. Например, в банках обычно не выдают даже небольшие кредиты, если человек не может предоставить документ, подтверждающий его занятость. Копия трудовой также может понадобиться для устройства на дополнительную работу, поскольку предоставить второму работодателю оригинал невозможно.

После увольнения сотрудника

Все документы, касающиеся профессиональной деятельности, работодатель обязан предоставить бесплатно. Если же вы уволились и вам понадобилась заверенная копия ТК, то делать её придётся у нотариуса за деньги.

Бывает и обратная ситуация: нанимателю вдруг требуются документы на уже выбывших сотрудников. Почему? Да мало ли: отдел кадров сгорел вместе с личными делами. Не мучайте себя вопросом, зачем моему бывшему работодателю копия моей трудовой: никаких НПА, по которым вы обязаны её предоставить, нет.

С другой стороны, ничем, кроме дополнительных хлопот, вам это не грозит. Если на прежней работе вас не обидели и проблема серьёзная — почему бы не помочь. Но, повторимся, вы никому ничем не обязаны.

• Информация о трудовой деятельности заемщика-физлица позволяет банку судить о надежности его как плательщика. Поэтому в комплект документов на ипотеку кредитные учреждения включают копию трудовой книжки или выписку из нее.
• Копию трудовой книжки работодатель должен выдать работнику по его заявлению в течение 3 рабочих дней, заверив ее подписью ответственного лица и печатью. Срок действия для такого документа законодательно не установлен, поэтому банки определяют его самостоятельно. У каждого из банков в этом отношении могут быть свои требования.
• С 2020 года копия трудовой книжки перестает быть единственным документом, подтверждающим трудовую занятость. Связано это с появлением электронного способа накопления данных о ней, допускающего при этом продолжение ведения бумажной трудовой книжки. Для тех, кто отказывается от ведения бумажной трудовой книжки, информация о трудовой занятости после 2019 года формируется в виде документа со сведениями о трудовой деятельности. Получить такой документ можно в нескольких местах (у работодателя — за период работы у него, в МФЦ, в ПФР, на портале Госуслуг), выбрав при этом варианты оформления (на бумаге или в виде электронного файла).

Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу

Так что же значит указанное в ст. 62 ТК РФ «копии должны быть заверены надлежащим образом»? Рассказываем.

Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.

С 01.07.2018 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):

Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.

Должность Подпись Расшифровка

Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:

В какие сроки и кому выдаются документы, связанные с работой?

Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.

Сотрудница обратилась к бывшему работодателю с письменным заявлением о направлении ей заказным письмом документов, связанных со службой. Требуемые документы ответчик направил в адрес бывшей сотрудницы заказным письмом на пятый день. Считая нарушенными свои права, предусмотренные ст. 62 ТК РФ, в связи с невыдачей ей указанных документов в течение трех рабочих дней, женщина обратилась в суд с иском о взыскании компенсации морального вреда. Отказывая в удовлетворении заявленных исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что работодатель исполнил требования уволенной сотрудницы в разумный срок для совершения указанных действий, документы направлены ей по почте заказным письмом по истечении трех дней в первый рабочий день (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.06.2016 по делу № 33‑3912/2016).

Если нарушить срок выдачи документов, что грозит работодателю?

В КоАП РФ есть ст. 5.39, согласно которой нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом в размере от 1 000 до 3 000 руб. Кроме этого, работники часто обращаются в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов. И довольно часто суд встает на сторону истца.

Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.

Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники. Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека – супруга, ребенка, мать и т. п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности. Чтобы доверенное лицо смогло получить документы, оно должно предъявить работодателю:

– заявление, написанное работником;

Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые нужны работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления.

Директору ООО «Ромашка»

от менеджера Т. Д. Красновой

о выдаче документов, связанных с работой

На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:

– копию приказа о переводе на должность менеджера;

– копию трудового договора.

Для чего надо предъявлять оригинал трудовой книжки

Если заемщик является держателем зарплатной карты банка, в котором оформляется заем, то копия может не понадобиться: все зависит от условий кредитной организации.

• Для трудоустройства: владелец книжки может взять в отделе кадров копию, чтобы вместе с ней направиться на потенциальное новое место работы. Для руководителя это может послужить доказательством наличия требующегося опыта и отсутствия негативных причин увольнения: за пьянство, кражу и т.д.
• Для пенсионного фонда: через него происходит расчет страхового стажа и пенсии.
• Для получения загранпаспорта: одним из условий ФМС является предоставление копии трудовой.
• Для восстановления оригинала трудовой, если он утерян. Если утрата книжки произошла по вине кадровика или руководителя, то восстановлением должны заниматься они.

Нужно ли делать копии пустых страниц трудовой книжки

Директор организации должен рассмотреть поданное заявление, проставить на нем резолюцию, заверить печатью организации и подписать в случае согласия.

• Руководителем компании издается приказ о выдаче дубликата.
• На титульном листе трудовой книжки пишется слово «дубликат», далее указывается фамилия, имя и отчество сотрудника, а также место и дата рождения, образование (среднее, среднее специальное, профессиональное или высшее). Здесь же должен быть указан суммарный стаж работника до поступления на текущее место работы.
• По порядку, согласно датам приема и увольнения, вписываются сведения о предыдущих местах работы (наименование организации, дата приема и увольнения, номер и дата документа, подтверждающего работу специалиста в той или иной компании).

Алгоритм заверения трудовой: шаг за шагом

Чтобы произвести процедуру заверения копии трудовой, не отклоняясь от требований Трудового Кодекса РФ, а также, чтобы копия была гарантированно принята в нужной инстанции, необходимо соблюдать ряд важных нюансов.

ВНИМАНИЕ! Не всегда нужно копировать каждую страницу книжки, ведь иногда требуется информация лишь об определенном периоде трудоустройства. Тем не менее копия титульного листа с личными данными сотрудника обязательна во всех случаях.

ВАЖНО! Получив на руки копию, сотрудник должен убедиться в правильности заверения (наличии отметки, подписи и печати на каждой странице либо наличие шнуровки и нумерации страниц), чтобы при необходимости своевременно внести корректировки. Несмотря на максимально отведенный срок в три дня, в большинстве организаций принято заверять копии трудовой прямо при работнике.

Отказ работодателя предоставить заверенную копию или допущенные отклонения от формы являются законодательными нарушениями.

Когда может понадобиться заверение трудовой книжки в 2020 году

Трудовые отношения гражданина подкрепляются трудовой книжкой. В ней указана квалификация работника, его стаж и опыт, бывшие места трудоустройства и другие важные нюансы. Заверение рассматриваемого документа, может потребоваться в следующих случаях:

• для предоставления документа в Пенсионный фонд, где рассматриваемые сведения будут учтены в процессе подсчета пенсии;
• чтобы обратиться в банк за займом или для оформления ипотеки (требуется подтвердить трудовой опыт гражданина, что у него есть работа или возможность получить её в случае возникновения такой необходимости);
• если человек выступает поручителем при оформлении кредита или займа (ведь если заемщик не сможет справиться с кредитными обязательствами, их будет покрывать поручитель);
• для получения паспорта другой страны или в процессе оформления визы;
• при устройстве на работу (чтобы работодатель мог получить представление о предыдущем трудовом опыте гражданина);
• при судебных разбирательствах;
• при оформлении наследства, социальных выплат;
• при создании ИП;
• для ускорения процедуры усыновления ребенка.

Заверить трудовую книжку в 2020 году может нотариус, если ему будет предоставлен оригинал и копия рассматриваемого документа. Специалист оценит соответствие оригинала и копий – только после этого поставит свою подпись и печать.

Когда нотариус не может заверить копию трудовой книжки

В 2020 году действуют правила, согласно которым трудовая книжка не всегда заверяется нотариусом, которому предоставлены её образцы. Причины отказа в следующем:

• часть или вся информация в книжке заполнена карандашом, а значит, может быть просто подделанной;
• в образце присутствуют ошибки, исправления, подтеки и другие недочеты, указывающие, что документ может быть поддельным;
• образец поврежден, из него вырваны страницы и есть другие серьезные проблемы, из-за которых невозможно разобрать запись;
• имеются подделанные или скопированные подписи руководителей (невозможно уточнить их подлинность);
• данные в трудовой книжке оформлены неправильно, есть неточности;
• оригинал трудовой книжки не предоставлен нотариусу для сравнения с данными копии.

Если имеются эти или другие проблемы, нотариус не сможет на законных основаниях заверить документ, так как не уверен в подлинности образца – оригинала трудовой.

Как же правильно заверить копию

Это довольно нелегкий процесс, так как все должно быть правильно сделано и соответствовать определенным критериям. Как это сделать, мы сейчас опишем:

1. Для начала вам требуется скопировать все страницы трудовой книжки, на которых содержится вся важная информация.
2. Не разрешается делать копию на одном листе с двух сторон, ее могут попросту не принять.
3. Не забудьте после того, как сделаете все копии, отнести нанимателю или руководителю для того, чтобы он поставил на них печать или свою подпись. Это делается, чтобы удостовериться в том, что в информации, содержащейся в документе, нет ошибки. Каждый лист должен быть заверен подписью должностного лица.
4. Можете не переживать по поводу формы печати – для заверения страницы можно использовать любую печать компании или же взять ее в канцелярии.
5. Если вдруг ваш начальник требует деньги за распечатку и выдачу данного документа, то вы просто обязаны этого не делать, потому что такое требование является незаконным.
6. После этого на основании вашего заявления делается документация.

Это важно знать, так как копия наряду с самим документом имеет юридическую силу. Действие копии трудовой книжки аналогично оригиналу.

Для чего и кому может понадобиться копия трудовой книжки

Наиболее часто информация из трудовой книжки используется для получения банковских кредитов, так что рекомендуется указывать именно такую причину. Для оформления загранпаспорта копия этого документа по новым правилам уже не требуется. Если вы хотите устроиться на дополнительную работу, то об этом благоразумнее будет промолчать во избежание недоразумений.

Предприятия и организации готовы предоставить своим сотрудникам копии трудовой даже без указания причины. Тем более, что сам процесс создания и правильного оформления копий не слишком трудоемкий. По закону копия должна быть предоставлена не позднее трех дней с момента подачи заявления.

Если вы не знаете, куда требуется копия трудовой книжки, вы можете сделать ее заранее «на всякий случай», даже если в текущий период она вам и не нужна. В современном ритме жизни никогда не знаешь, что тебе может понадобиться в ближайшие дни.

Многие люди уже взяли за правило всегда иметь при себе ксерокопию паспорта и многих других важных документов. Так почему бы не обзавестись и копией трудовой? Этот документ является наглядным доказательством вашей занятости, в нем указана полная история всей вашей трудовой деятельности. Это может оказаться полезным в различных ситуациях: от оформления срочного кредита до устройства на дополнительную работу.

Важно Аналогично обстоят дела и с лицами, в трудовых книжках которых имеются записи об увольнении по так называемым виновным основаниям, предусмотренным ст.

ТК РФ (за систематические нарушения трудовой дисциплины, прогул, появление на работе в нетрезвом виде, совершение хищения по месту работы и др.).
Образец заверенной записи. Многие организации требуют указания в заверительной записи факта настоящего трудоустройства.

Копия трудовой книжки для чего может понадобится? Получить трудовую можно лишь при увольнении.

Внимание

Копия трудовой книжки необходима для предоставления по месту требования в различные инстанции. Понадобиться она может в любых ситуациях, когда при оформлении каких-либо документов требуется подтверждение трудового стажа.

• должны соблюдаться определенные требования, предъявляемые к качеству имеющегося изображения, поэтому все данные должны быть читаемы, а также малейшие буквы или цифры обязаны быть хорошо различимы;
• если требуется передавать копию в ПФ, то создавать ее надо сразу перед обращением в это учреждение, так как принимается только документ, созданный в течение последнего месяца;
• если вносятся какие-либо корректировки в трудовую книжку или изменяется место работы гражданина, то имеющаяся у него правильно сформированная копия признается недействительной, поэтому не может применяться для каких-либо целей.

Работодатель должен либо самостоятельно заниматься процессом формирования такого документа, либо доверять этот процесс только ответственным и квалифицированным работникам, обладающим соответствующими знаниями и полномочиями.
Копия трудовой также может понадобиться для устройства на дополнительную работу, поскольку предоставить второму работодателю оригинал невозможно. Копия обязательно должна быть качественной. Если на какой-либо ее странице будет плохо видно какое-то слово, печать или подпись, то лучше переделать заново.
Каждая страница должна быть помечена надписью «копия верна». Рядом ставится подпись, подтверждающая достоверность информации. Это не обязательно должна быть подпись руководителя предприятия. Вместо него может расписаться, например, начальник отдела кадров. Рядом с автографом должна быть написана расшифровка должности и фамилии. Страницы копии желательно пронумеровать. Круглая печать предприятия подтверждает достоверность предоставляемой информации. Ее лучше всего поставить рядом с подписью (или прямо на ней).

Но законной силой копия трудовой обладает только в том случае, когда она правильно заверена.Заверение копии любого документа предполагает проставление на ней определенной записи, подписи ответственного лица и печати. Но при этом требуется правильное оформление.

Неправильно проставленный оттиск печати или ненадлежащая запись превращает копию в обычную бумажку, не обладающую никакой юридической силой. Какова роль документа Заверенная правильно копия трудовой книжки представляет собой практически аналог оригинального документа.

Когда признается недействительной? Существуют ситуации, при которых выданный на месте работы документ разными организациями признается недействительным. Копия трудовой книжки не будет приниматься при условиях:

• в документе имеется недостоверная информация или ошибки в личных сведениях гражданина;
• на титульном листе нет подписи руководителя или печати предприятия;
• дата, когда был выпущен бланк, не совпадает с датой, когда он был заполнен.

Если на тот момент, когда требуется документ, человек не является официально трудоустроенным, то для заверения копии придется обращаться к нотариусу. Услуги данного специалиста являются платными, но в результате будет получена правильная копия трудовой книжки. Срок действия документа В законодательстве отсутствуют точные сведения о том, как долго может использоваться правильно заверенная документация.

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий факт трудоустройства гражданина. Она требуется не только для исчисления страхового стажа и последующего получения пенсии, но и для многих других операций, т.к. в ней содержится вся важная информация о деятельности:

• Периоды работы в различных организациях.
• Причины увольнения.
• Должности, на которых работал владелец документа.

Чаще всего требуют предоставить заверенную копию трудовой именно банки. Это им нужно для следующих целей:

• Удостовериться, что клиент имеет основной источник дохода и является платежеспособным.
• Если заемщик систематически не будет вносить платежи по кредиту, банк имеет право потребовать возврат долга через суд, и в случае удовлетворения иска необходимую сумму будут снимать с зарплаты по месту официальной работы.
• Для подтверждения достоверности предоставленных в анкете данных. При оформлении кредита клиенты обычно составляют анкету, в которой указывают место работы, но подтвердить данную информацию можно только посредством предоставления копии трудовой или справки 2-НДФЛ, которую тоже зачастую требуют.
• Для того, чтобы убедиться в постоянстве своих клиентов: как правило, граждане, часто меняющие места работы, не вызывают доверия у кредитной комиссии.
• Чтобы ознакомиться с причинами увольнения: если потенциальный заемщик когда-либо был уволен с предыдущего места работы за кражу, пьянство или другое грубое нарушение, шансы на одобрение уменьшаются. Если банк не требует копию или оригинал трудовой, то предоставлять их не надо, т.к. наличие негативной причины увольнения может послужить поводом для отказа в кредитовании, ведь законодательство оставляет право решения об одобрении/не одобрении кредита за кредитной организацией.

Не стоит сомневаться в том, нужна ли трудовая книжка для оформления кредита: предоставление ее копии в банк при подаче заявки на заем в разы увеличивает вероятность одобрительного решения, ведь любой кредитной организации в первую очередь важно убедиться в платежеспособности своих клиентов.

Вторая по популярности организация, где нужна копия трудовой книжки – это УФМС. В нее обращаются те, кто хотят получить или поменять загранпаспорт. Что для этого нужно сделать:

• Отксерокопировать каждую страницу трудовой.
• Переписать информацию обо всех местах работы за последние 10 лет, затем заверить документ в отделе кадров.

Несмотря на то, что Приказом МВД №320 от 07.04.13г. обязательное предоставление копии трудовой для замены или получения загранпаспорта было отменено, некоторые подразделения ФМС продолжают придерживаться правил старых нормативных актов, но это считается незаконным. Чтобы избежать лишних проблем, лучше все же выполнить требования ФМС и предоставить все необходимые документы.

Копия трудовой может понадобиться не только для получения загранпаспорта, но и для визы, и здесь нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

• Потребность в предоставлении ксерокопии зависит от того, в какую страну гражданин планирует поехать.
• Полный перечень необходимых документов регламентируется законодательными актами государства, в которое запланирована поездка.

Пенсионный фонд – это третья и самая важная организация, в которую в большинстве случаев требуется копия трудовой книжки. Она нужна для официального подтверждения страхового стажа несмотря на то, что сейчас его можно рассчитать в ПФР по количеству произведенных страховых выплат. Ранее существовало понятие «непрерывный трудовой стаж», но сейчас оно отменено, поэтому рассчитать размер пенсии не составит и труда даже в том случае, если между увольнениями и последующими трудоустройствами были большие промежутки времени.

П. 6 Постановления Правительства РФ от 24.07.2002 №555 установлено, что трудовая книжка является основным документом, подтверждающим периоды работы. Если по каким-либо причинам при оформлении пенсии владелец не может ее предоставить, то вместо нее можно использовать трудовые договоры с работодателями, выписки из приказов, справки, зарплатные ведомости и иные подтверждающие материалы.

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий официальное трудоустройство и рабочий стаж гражданина. Работодатель обязан безвозмездно выдать его копию по письменному запросу работника (ст. 62 ТК РФ) в течение 3-х дней.

Внимание! Незаверенная ксерокопия не может применяться в качестве юридически значимого документа.

Ситуации, когда возникает необходимость сдать заверенную копию трудовой книжки:

• Получение займа, вне зависимости от выбранного банковского учреждения и суммы;
• Оформление резюме и предоставление его к изучению потенциальному работодателю;
• Направление документов в Пенсионный фонд РФ;
• Сбор документов для оформления загранпаспорта;
• Желание выступить в качестве поручителя по займу третьего лица и т.д.

При потере (порче) сотрудником или руководством трудовой книжки потребуется её восстановление. Процесс займет немного времени, если у вас «на руках» есть заверенная копия документа.

От того, где трудовая книжка хранится, зависит место её заверки:

1. У работодателя. Выдача осуществляется по его приказу специалистом отдела кадров.
2. У нотариуса. Если гражданин не имеет официального трудоустройства и книжка находится у него на хранении.

Как сделать трудовую книжку? Как оформить трудовую книжку, если устраиваетесь впервые?

Далеко не любое должностное лицо имеет право производить эту процедуру. Ответственность за хранение и выдачу трудовой книжки законодательно лежит на работодателе, поэтому без его подписи и официальной печати, проставленных на каждой странице, копия не будет действительной. На некоторых предприятиях эти полномочия могут быть делегированы главному бухгалтеру или специально уполномоченному руководителем кадровому сотруднику.

Чтобы произвести процедуру заверения копии трудовой, не отклоняясь от требований Трудового Кодекса РФ, а также, чтобы копия была гарантированно принята в нужной инстанции, необходимо соблюдать ряд важных нюансов.

1. Обращение за заверением. Закон не предусматривает письменной просьбы – заявления о предоставлении требуемой копии. Достаточно устного обращения в отдел кадров, в бухгалтерию или прямо к руководству. Но в крупных компаниях с разветвленной структурой может быть принят порядок письменного обращения. В этом случае его нужно адресовать на имя начальника отдела кадров либо же генерального директора. Копию должны выдать не позже, чем в трехдневный срок.
2. Подготовка копии. Не имеет значения, каким образом будет снята копия с документа. Чаще всего используется ксерокс, но можно применить сканер, фотографию или распечатать текст из книжки на компьютере. Последний способ особенно удобен тогда, когда записи в книжке сделаны не вполне разборчивым почерком или не получается качественный ксерокс. Разрешается даже сделать выписку от руки.

ВНИМАНИЕ! Не всегда нужно копировать каждую страницу книжки, ведь иногда требуется информация лишь об определенном периоде трудоустройства. Тем не менее копия титульного листа с личными данными сотрудника обязательна во всех случаях.

Можно воспользоваться еще одним вариантом заверения, разрешенным законом. Он не требует специальных отметок на каждом листе копии, а только на последнем. При этом дубликат должен быть сброшюрован (прошит), а каждый его лист пронумерован. На шнуровку, выведенную на последнюю страницу, наклеивается прямоугольник из белой бумаги, на котором и ставится подпись и печать уполномоченного лица (печать должна затрагивать и часть листа копии), а также наносится информация о количестве сброшюрованных листов.

Для такого варианта заверения копию нужно выполнить на листах формата А4, причем каждая страница оригинала должна занимать отдельный лист.

К СВЕДЕНИЮ! В некоторых организациях, например, в банках, может существовать свой порядок, требуемый для удостоверения подлинности дубликатов. Рекомендуем сначала обратиться за инструкциями и образцом в учреждение, куда будет предоставляться копия документа.

Самые распространенные ошибки, могущие свести на нет действительность заверенного дубликата или выписки из трудовой книжки:

• отсутствие копии титульной страницы с личными данными;
• наличие отметки «Копия верна», подписи, даты и печати не на всех страницах копии (для утраты актуальности достаточно отсутствия любого из этих элементов);
• в сброшюрованном варианте не указано количество листов копии;
• печать не захватывает текста копии, а стоит на пустом поле под ним.

ВНИМАНИЕ! Копия станет недействительной спустя месяц после выдачи, а также в том случае, если в оригинал в течение этого месяца были внесены дополнительные записи. Исключение составляет нотариально заверенная копия – ее срок действия неограничен.

Обстоятельства, когда требуется заверенная копия трудовой книжки в 2020 году

Формулировка «работает в настоящее время» указывается на последней странице трудовой книжки. Не допускается перефразирование или перестановка слов в записи. Она указывается специалистом кадрового отдела, рядом должна находиться дата её написания.

Важно, что в дубликат такая надпись не вносится. Копия достоверна, пока действителен оригинал.

Работодатель в продолжение 3-х дней с момента передачи ему к рассмотрению заявления от работника обязан выдать последнему надлежаще заверенную копию.

Алгоритм:

1. Получение письменного запроса от сотрудника, где указываются такие сведения:
   1. Наименование организации, ФИО руководителя и занимаемая им должность;
   2. ФИО заявителя и занимаемая им должность;
   3. Просьба о выдаче ксерокопии трудовой книжки;
   4. Подпись заявителя и дата написания обращения.

Причину запроса копии работник не должен прописывать, а работодатель не вправе требовать её озвучивания. Однако при желании сотрудник может указать цель получения документа – на порядок его выдачи это не повлияет.

1. Издание приказа о выдаче копии. Осуществляется в продолжение 3-х суток после получения запроса от работника. За выполнением приказа устанавливается ответственный сотрудник (к примеру, специалист из кадрового отдела).
2. Назначенное лицо делает копии с каждой страницы документа. Для этого им может применяться любая копировальная техника, но копируемая информация должна быть разборчивой – без полос, подчисток или исправлений.
3. Заверка листов в соответствии с положениями Правил Госстандарта. Работодателем используется любая печать. На последней страничке указывается «Работает по настоящее время», рядом с подписью должна находиться роспись ответственность сотрудника.
4. Листы документа пронумеровываются, затем скрепляются и передаются сотруднику.

Срок действия копии определяется самостоятельно государственным органом или организацией, в которую требуется её предъявление. Так, банки обычно устанавливают «срок годности» в 14-30 дней. Период предоставления документа судье не ограничивается.

Если время было пропущено, то для дальнейшего использования ксерокопии потребуется удостоверить её повторно (проставляется роспись ответственного лица, прописывается другая дата и повторно ставится штамп).

Если копия трудовой книжки требуется для передачи в банк (в целях получения займа, выступления в качестве поручителя и т.д.), то порядок выдачи документа работодателем не будет отличаться.

Внимание! Главное – соблюсти сроки, потому что некоторые банки могут определить «срок годности» документа в 7 дней.

Наряду с копией может запрашиваться выписка из трудовой книжки и трудового договора, подписанного с работодателем при приеме. Работник обладает правом их получения (ст. 89 ТК РФ) в такие же сроки – 3 суток.

Ксерокопия трудовой книжки – это подтверждение официального трудоустройства гражданина. Органы социальной защиты населения обращают внимание на рабочий стаж, кредитные учреждения оценивают платежеспособность лица и т.д.

Копия документа с заверенной последней страницей – это возможность работника реализовывать свои права, связанные с осуществлением им трудовой деятельности (например, получать льготы от ПФР, оформлять заграничный паспорт, получать заём и др.).

• 1 Копия трудовой книжки нужно ли спрашивать для чего
• 2 Зачем требуется копия трудовой книжки
• 3 Копия трудовой книжки заверенная работодателем для чего нужна
  • 3.1 Для чего нужна копия трудовой
  • 3.2 Копия трудовой книжки
• 4 Куда нужна трудовая книжка кроме работы
• 5 Зачем нужна копия трудовой книжки
• 6 Правильное оформление копии трудовой книжки
• 7 В каких случаях нужна копия трудовой книжки заверенная работодателем
• 8 Зачем работнику копия трудовой

В списке необходимых документов банки прописывают, сколько действует копия трудовой книжки для кредита или другого банковского продукта. Практика показывает, что действие этого документа длится месяц после его заверения у руководителя учреждения или кадрового специалиста. Даже при оформлении ипотеки актуален такой временной промежуток.

Ряд банков принимает копию трудовой только в течение 14 дней после ее оформления. Некоторые финансовые учреждения и вовсе устанавливают срок действия, равный 3–5 дням. Оформление копии трудовой для УФМС Для оформления ряда документов в УФМС гражданин должен принести трудовую книжку. Если он официально трудоустроен, то достаточно ее копии, заверенной кадровым специалистом.

Книжка является важным документом, поэтому ее хранение строго регулируется Трудовым законодательством. Согласно ему при оформлении человека на работу, он сдает свою книжку работодателю. И она должна храниться в течение всего времени трудоустройства у него. Выдается она в последний день работы сотрудника. При необходимости работнику подтверждения стажа или трудоустройства предоставляется заверенная копия книжки.

Единственным исключением из правил является необходимость предоставления ее в Соцстрах. В этом случае работодатель обязан выдать под роспись оригинал документа. Но сотрудник обязан вернуть его не позднее 3 дней после того момента, как ему вернут книжку из Соцстраха.

Все остальные организации, независимо от их государственного или коммерческого направления, не имеют права требовать предоставления оригинала книжки, если человек официально трудоустроен.

Чаще всего копия книжки требуется в следующих ситуациях:

1. При направлении запроса в кредитную организацию о выдаче кредита или займа. С помощью этого документа банковские сотрудники убеждаются в том, что человек имеет официальную работу в определенной должности и работает уже определенное количество времени.
2. При составлении резюме и поиске новой работы. Не всегда бывает легко вспомнить названия всех организаций, где человек был трудоустроен ранее. И тем более сложно определиться с датами приема и увольнения. Чтобы правильно составить резюме, а также подтвердить потенциальному руководителю ваш стаж и опыт работы предоставление копии книжки будет отличным вариантом при прохождении собеседования. В большинстве случаев требуется оригинал книжки, но если вы не готовы уволиться, а затем только искать работу, этот документ легко заменить копией.
3. Для восстановления дубликата книжки. При утрате или порче книжки необходимо ее восстановление. Однако для внесения записей в дубликат, потребуется подтверждение каждой записи. Чтобы не запрашивать такую информацию у каждого работодателя, вы можете подтвердить ее копией своей книжки.
4. Для предоставления в ПФР. При оформлении различных видов пособий, пенсий, от вас обязательно потребуют копию данного документа.
5. Для оформления различных льгот и пособий в соцзащите. В некоторых случаях, чтобы получать определенные льготы, вам потребуется доказать, что вы трудоустроены и получаете доход.
6. При судебных разбирательствах. Например, при расторжении семейного союза супруге иногда приходится подтверждать, что она трудоустроена и сможет обеспечить ребенку хорошую жизнь. Точно так же и отец должен подтвердить свое место работы и получаемые доходы, чтобы ему были назначены алиментные выплаты в пользу ребенка.
7. Для оформления визы на въезд в другую страну. Копия будет свидетельствовать о том, что вы имеете постоянный доход, а также привязаны к данной стране работой.

Узнать о некоторых из этих случаев более подробно вы можете из представленного видео.

В настоящее время весь стаж человека отражается в электронной базе ПФР. У каждого трудоустроенного сотрудника есть СНИЛС. Это номер, который позволяет его идентифицировать в общей базе трудоспособного населения. В данной базе сохраняется теперь вся информация о работодателях, сроках работы, стаже и произведенных выплатах. В дальнейшем на основании этих сведений происходит начисление пенсионных выплат.

Российские граждане могут въезжать без ограничений далеко не во все страны мира. И условия оформления визы в каждой стране могут быть различны. Например, для оформления Шенгена обязательным является предъявление документов, подтверждающих свое трудоустройство. Если человек нигде не работает и не имеет собственного бизнеса, который он может подтвердить документально, получить визу в страны Евросоюза практически невозможно.

Принимающая страна должны убедиться, что вас удерживают обязательства в своей стране, и вы не задержитесь нелегально за рубежом.

Ранее копия книжки требовалась и при получении загранпаспорта. Но сейчас в ней нет необходимости. Если при оформлении загранника с вас будут требовать предъявление копии, знайте, что это незаконно.

Помните, что вы не можете самостоятельно сделать копию своей книжки, так как она должна быть правильно заверена. Порядок оформления будет следующий:

1. Должны быть сделаны копии всех заполненных страниц.
2. Обязательно наличие штампа или подписи, что копия верна с указанием даты должности и подписи заверяющего.
3. Важно наличие подписи о том, что сотрудник до сих пор работает.
4. С июля текущего года обязательно наличие подписи о том, где хранится оригинал книжки.

Также должна стоять печать предприятия, сотрудник которого заверил данный документ. При отсутствии печати у организации, должна стоять подпись «Верить без печати».

Каждый работодатель обязан знать данные правила заполнения. Однако на практике нередко допускаются ошибки и неточности. Чтобы их избежать каждый сотрудник также должен знать порядок заверения копии.

Гражданину России иногда приходится обращаться в банк за кредитами, получать субсидии, оформлять загранпаспорт и многое другое, для чего нужно собирать целый пакет документов. В состав этих бумаг часто входит трудовая книжка или ее ксерокопия. Такой бланк строгой отчетности несет в себе информацию о трудовой деятельности человека. В этой статье мы расскажем, для чего нужна копия трудовой книжки.

Сразу скажем, что трудовая может понадобиться далеко не всегда. Но во многих случаях все-таки требуют данную бумагу. По сути, ТК является вторым по степени важности документом для человека после его паспорта. Ее утеря приводит к негативным последствиям, а восстановить все записи в ней довольно сложно, особенно если ее владелец сменил несколько мест работы.

Заранее сделать ксерокопию трудовой – вряд ли разумное решение, потому что такая бумага имеет ограниченный срок годности.

Вот ситуации, когда чаще всего просят показать такую копию:

• Оформление визы, чтобы посетить другую страну.
• Получение загранпаспорта.
• Предоставление в ПФР сведений о месте работы и общем трудовом стаже.
• Когда нужно восстановить свою трудовую.
• При создании своего резюме и его предъявлении работодателю.
• Чтобы получить денежные займы в кредитных организациях.

Во всех этих случаях необходима копия трудовой и без нее не обойтись.

Чаще всего с таким документом человек идет в банковское учреждение за получением кредитов. А банку необходимы о своем новом заемщике такие сведения, как стаж работы, компания, где он трудится, уровень заработной платы и наличие официального трудоустройства. На основе такой информации банк и решает, выдавать своему клиенту деньги или же отказать ему.

Организации по социальной защите граждан тоже часто просят трудовую, когда гражданин приходит к ним за получением пособий. Просят такой документ и в суде. В общем, случаев, когда берут копию ТК, довольно много, и все их перечислить невозможно. Мы отметили только самые популярные.

Порядок действий при заверении следующий:

1. Кадровик организации делает ксерокопии страниц, на которых есть записи, и прошивает их.
2. На страницах ксерокопии ставится отметка «Копия верна». Надпись может быть поставлена ручкой или штампом организации. Если сшить документ, допускается одна отметка о достоверности всего документа.
3. Прописывается информация о сотруднике, который заверил документ (должность и Ф. И. О.).
4. Ставится дата, подпись и расшифровка подписи кадровика.
5. На последней странице делается запись: «Сотрудник работает по настоящее время».
6. Все страницы нужно прошить и пронумеровывать.

ВНИМАНИЕ! При заверке документов компания может использовать собственную печать или штамп отдела кадров.

Комментарий к ст. 62 ТК РФ

1. Часть 1 ст. 62 обязывает работодателя по письменному заявлению работника выдавать ему копии документов, связанных с работой, в т.ч. и документов о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование. При этом работодатель не вправе требовать от работника объяснения причины, по которой копия того или иного документа ему необходима.

Перечень документов (копий документов), перечисленных в ч. 1 ст. 62, не является исчерпывающим. Помимо названных, работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему и другие документы, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Например, работодатель обязан выдать работнику характеристику, если она необходима ему для участия в конкурсе.

Все выдаваемые работнику по его просьбе документы (копии документов) должны быть надлежащим образом оформлены. Они должны быть заверены подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации. На документе должны быть указаны номер и дата его выдачи. Если выдается копия документа (например, копия приказа о приеме на работу или об увольнении), то на нем должна быть сделана отметка о том, что подлинник находится в данной организации.

Работник должен обратиться к работодателю с требованием о выдаче документов, связанных с работой, в письменной форме, т.е. путем подачи заявления.

По требованию работника работодатель обязан выдать необходимые ему документы не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления о выдаче документов.

2. Общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

В соответствии с названным Указом организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

В таком же порядке организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данной организации.

Организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

Основные ситуации, когда она требуется

Чаще всего копия книжки требуется в следующих ситуациях:

1. При направлении запроса в кредитную организацию о выдаче кредита или займа. С помощью этого документа банковские сотрудники убеждаются в том, что человек имеет официальную работу в определенной должности и работает уже определенное количество времени.
2. При составлении резюме и поиске новой работы. Не всегда бывает легко вспомнить названия всех организаций, где человек был трудоустроен ранее. И тем более сложно определиться с датами приема и увольнения. Чтобы правильно составить резюме, а также подтвердить потенциальному руководителю ваш стаж и опыт работы предоставление копии книжки будет отличным вариантом при прохождении собеседования. В большинстве случаев требуется оригинал книжки, но если вы не готовы уволиться, а затем только искать работу, этот документ легко заменить копией.
3. Для восстановления дубликата книжки. При утрате или порче книжки необходимо ее восстановление. Однако для внесения записей в дубликат, потребуется подтверждение каждой записи. Чтобы не запрашивать такую информацию у каждого работодателя, вы можете подтвердить ее копией своей книжки.
4. Для предоставления в ПФР. При оформлении различных видов пособий, пенсий, от вас обязательно потребуют копию данного документа.
5. Для оформления различных льгот и пособий в соцзащите. В некоторых случаях, чтобы получать определенные льготы, вам потребуется доказать, что вы трудоустроены и получаете доход.
6. При судебных разбирательствах. Например, при расторжении семейного союза супруге иногда приходится подтверждать, что она трудоустроена и сможет обеспечить ребенку хорошую жизнь. Точно так же и отец должен подтвердить свое место работы и получаемые доходы, чтобы ему были назначены алиментные выплаты в пользу ребенка.
7. Для оформления визы на въезд в другую страну. Копия будет свидетельствовать о том, что вы имеете постоянный доход, а также привязаны к данной стране работой.

Узнать о некоторых из этих случаев более подробно вы можете из представленного видео.

Практически все кредитные организации требуют от своих заемщиков подтверждение о наличии работы и получаемых доходах. Есть возможность получить займ и без предоставления этих сведений, однако условия в этом случае будут крайне невыгодными для заемщика. Исходя из сведений в копии книжки, банк получает следующую информацию о потенциальном клиенте:

1. Основной источник дохода. Компания, в которой работает человек, иногда имеет большое значение. Если он является госслужащим, работником надежного банка или иной крупной организации, этот факт дает большее количество уверенности в том, что человек не будет сокращен без причин. А трудоустройство в маленьких фирмах говорит о больших шансах работника попасть под сокращение.
2. Размер дохода. В зависимости от указанной должности сотрудники банка могут определить потенциально возможный размер дохода человека, ориентируясь на среднестатистические данные в этом регионе. Например, сотрудники банка не поверят, что уборщица будет зарабатывать в маленьком городке 50 000 рублей. А увидев руководящую должность, могут предположить, что доход в 50 000 рублей вполне объективная сумма для такого городка.
3. Стаж сотрудника. Обычно многие банки требуют, чтобы человек проработал в новой компании 3-6 месяцев, и только после этого они готовы выдать кредит. Связано это с тем, что первые 3 месяца могут быть испытательными. А в этом случае расторжение трудового соглашения осуществляется в упрощенном порядке. Также не все сотрудники могут справиться с возложенными на них обязательствами. И в этом случае человек попадает в ситуацию риска по невозврату кредита. В другом же случае, когда человек работает уже несколько лет в компании, рисков его увольнения намного меньше. Или по крайней мере, он сможет заранее найти себе место работы перед своим уходом, что обеспечит ему стабильный доход.
4. При просрочке платежей банк знает место работы человека, поэтому ему не составит труда взыскать положенные средства с его зарплаты в порядке приказного судопроизводства.

Для чего нужна копия трудовой

Кредиторы требуют документ, сделанный перед непосредственным обращением за заемной суммой, так как хотят быть уверенны, что копия содержит действительно актуальные сведения. Особенности обращения к нотариусу Если человеку нужна копия трудовой книжки, а при этом он является безработным, то ему придется обращаться за услугами к нотариусу. Для этого важно предоставить специалисту паспорт, оригинал трудовой книжки и другие документы при необходимости.

Заверение такого документа считается простым и быстрым процессом, но при этом придется заплатить нотариусу за услуги достаточно значительную сумму средств. Правильно заверенный документ действует бессрочно, поэтому теряет юридическую силу исключительно после того, как в оригинал вносятся какие-либо изменения.

Похожие записи:

• Чем различаются соцнорма и норматив потребления коммунальных услуг
• Как разводить хлорку для дезинфекции: описание, пропорции раствора и замена
• Что входит в соцпакет в Казахстане