Простая инструкция по суммированному учету рабочего времени
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Простая инструкция по суммированному учету рабочего времени». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ч. 2 ст. 91 ТК РФ). Не все работодатели могут обеспечить еженедельное соблюдение 40-часовой нормы. Например, на одной неделе работник отработал 35 часов, а на другой – 45 часов при норме 40 часов в неделю. Чаще всего подобные трудности возникают при сменной работе, работе с чередованием рабочих и выходных дней по скользящему графику, гибком графике работы и при вахтовом методе. В таких ситуациях чаще всего и применяют суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Он позволяет работодателю соблюсти норму рабочего времени за более длительный учетный период. И подсчитывать сверхурочную работу именно по итогу данного периода.
Положение о суммированном учете рабочего времени
Некоторые работодатели, помимо ПВТР, принимают отдельный специальный локальный нормативный акт – Положение о суммированном учете рабочего времени. Это право, а не обязанность работодателя. Такой документ целесообразен, если суммированный учет рабочего времени устанавливается для значительного числа сотрудников и процедура его применения требует регламентации, определения ответственных лиц и пр 4. В нем подробно прописываются нюансы выбранной системы, перечисляются должности (профессии), на которые распространяется действие документа, а также обязанности сотрудников, занимающихся сбором, систематизацией и учетом данных об отработанном времени.
В документе рекомендуется указать общие понятия, связанные с данным видом учета рабочего времени, порядок его учета, права и обязанности работников и работодателя, а также должности (профессии), в отношении которых применяется суммированный учет.
Особый вид учета рабочего времени — суммированный
В 2022 году под данным понятием принято понимать специализированный трудовой режим, базирующийся на установлении «скользящего» и сменного графиков. Главная причина, заставляющая предпринимателей составлять и вводить подобные нормативы, заключается в невозможности планирования функциональных недель, содержащих твердое количество трудочасов:
- 24 ч. — люди, не достигшие совершеннолетия;
- 35 — обладатели статуса инвалида;
- 36 — преподаватели и персонал особо опасных фабрик;
- 39 — для сотрудников медицинского сектора;
- 40 — классическая продолжительность.
Проще говоря, работодатель, задействующий график сменности при суммированным учетном периоде рабочего времени, по Трудовому кодексу обязан проводить расчеты, в рамках которых недоработка в одном месяце компенсируется переработкой в другом.
Причем суммарный результат всегда обязан сопутствовать шаблонам, представленным в ТК. Нарушение законодательства — это недопустимый факт, который, однако, многие предприниматели оспаривают. Результатом такого несогласия может стать комплекс проблем, исходящих от Государственной инспекции труда и прочих государственных надзорных учреждений. Отделения таких ведомств находятся на территории практически всех крупных городов Российской Федерации, и функционируют они, кстати, достаточно исправно.
Пример расчета суммированного учета рабочего времени
Приведем конкретный пример расчета СУРВ.
В организации принят суммированный учет рабочего времени. За норму принята стандартная неделя в 40 часов, учетным периодом выбран квартал.
Сначала вычисляется норма рабочего времени. Для этого 40 часов нужно разделить на 5 дней (стандартную продолжительность рабочей недели), а затем умножить на количество рабочих дней в каждом месяце. Не забываем вычесть по 1 часу за каждый предпраздничный день. Можно не производить этих вычислений, а просто посмотреть данные производственного календаря, где они уже заранее подсчитаны и приведены для разных вводных данных: для учетного периода в неделю, месяц, квартал или год при рабочей неделе различной продолжительности.
Теперь посмотрим фактически отработанные временные показатели. За 1 квартал года время, фактически отработанное в соответствии с графиком, составило:
- в январе – 158 часов;
- в феврале – 150 часов;
- в марте – 172 часа.
Итого в сумме 480 часов.
Если свериться с производственным календарем на этот год, то в 1 квартале норма рабочего времени насчитывает 482 часа. Таким образом, мы видим 2-часовую недоработку по вине работодателя, которую работникам нужно будет оплатить по среднечасовому тарифу, он вычисляется путем деления месячной заработанной суммы на количество часов, отработанных в этом месяце.
За 2 квартал отработанные часы составили:
- в апреле – 164 часа;
- в мае – 156 часов;
- в июне – 188 часов.
В сумме это 508 часов.
Производственный календарь предусматривает как раз это количество, так что график выполнен без переработок и недоработок.
В 3 квартале наблюдалась такая картина по графику:
- в июле – 166 часов;
- в августе –174 часа;
- в сентябре – 172 часа.
Сумма составляет 512 часов, тогда как производственный календарь на 3 квартал данного года предусматривает 500 часов. Получается переработка в 12 часов, которую по закону надо оформить и оплатить как сверхурочные: 2 часа по полуторному тарифу, остальные 10 часов – по двойному. Дополнительная выплата должна быть начислена в сентябре.
Если работать пришлось в выходной
В производственных процессах, где невозможна приостановка работы из-за технологических или организационных причин, выходные дни предоставляются в различные дни недели поочередно каждой группе работников. Соответствующие положения закрепляются правилах внутреннего трудового распорядка (ч.3 ст.111 ТК РФ). Так, если по графику предстоит работать в воскресенье, то для работника этот день не будет являться выходным. Соответственно, оплачиваться этот день будет как обычно, без дополнительных доплат.
Пример 1
Продавцу Ложкиной Анне установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период – 1 месяц. По графику 3 марта 2019 года (воскресенье) у Ложкиной рабочая смена. Она ее отработала с 08.00 до 20.00 часов. 5 марта (вторник) и 6 марта (среда) выходные дни. Значит, 3 и 4 марта оплачиваются в обычном порядке, без доплат за работу в выходной день, а 5 и 6 марта оплате не подлежат.
Работодатель может привлечь работника к работе в его выходной день по графику. В таком случае этот день является для работника выходным и оплачивается в двойном размере (ст.153 ТК РФ). Или, если работник согласен, то взамен потраченного выходного дня ему можно предоставить другой день отдыха, а день работы оплатить в одинарном размере.
Особенности определения
В зависимости от специфики работы, устанавливаются свои нормы, а продолжительность рабочего периода определяется по особым характеристикам рабочей деятельности:
- Для лиц, занятых на вредном, опасном производстве период составляет 1-3 месяца.
- Для остальных – 1-12 месяцев.
При подсчете времени, проведенного на работе, учитывается предельная занятость по ТК РФ, равная 40 часовой неделе.
Подобный способ учета продолжительности характерен для следующих профессий:
- водитель;
- работник в сфере охраны, сторож;
- стюард на борту транспортного средства;
- проводник.
Когда применяется суммированный учёт
Как уже было сказано выше, режим суммированного учёта применяется в ситуации производственной необходимости. Подразумевается введение на предприятии ненормированного рабочего дня. Такое решение принимается, когда фирма не может продолжать работать в штатном режиме по причине неравномерного распределения труда на отрезок времени. То есть, в какую-то часть недели работы на предприятии совсем нет, но в конце недели наваливается много обязанностей. Таким образом, нецелесообразно будет платить заработную плату работникам за то, что они ничем не занимаются на рабочем месте. И наоборот, в конце недели потребуется серьёзная переработка, которая запрещена законодательством. Так как работники всё же находились на предприятии в моменты отсутствия работы, эти часы будут считаться рабочими.
В таких ситуациях и принимается решение о суммированном учёте рабочего времени. Подразумевается, что сотрудник за определённый период, пусть и не нормировано, но отработает положенные 40 часов в неделю или 160 в месяц. В какую-то смену продолжительность рабочей смены может составить 5 часов, а в другую 10. В конечном итоге должна получиться норма времени за период.
В ситуации с суммированным учетом рабочего времени нередко путают такие понятия, как «сменный режим работы» и «рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику». Стоит иметь в виду, что это два разных режима рабочего времени.
Ст. 103 ТК РФ определяет сменную работу как работу в две, три или четыре смены, которая «вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг».
Самое главное условие при сменной работе — это сменяемость работников (одна смена / бригада сменяет другую). При сменном режиме работодатель обязан знакомить работника с графиком смены не позднее чем за один месяц до его введения в действие. Работа в течение двух смен подряд запрещается.
Особенности определения
В зависимости от специфики работы, устанавливаются свои нормы, а продолжительность рабочего периода определяется по особым характеристикам рабочей деятельности:
- Для лиц, занятых на вредном, опасном производстве период составляет 1-3 месяца.
- Для остальных – 1-12 месяцев.
При подсчете времени, проведенного на работе, учитывается предельная занятость по ТК РФ, равная 40 часовой неделе.
Подобный способ учета продолжительности характерен для следующих профессий:
- водитель;
- работник в сфере охраны, сторож;
- стюард на борту транспортного средства;
- проводник.
Такие же нормы учета времени часто востребованы в организациях, чья деятельность имеет четко выраженную сезонность, либо на производствах, где обеспечен непрерывный режим работы (круглые сутки, с посменной работой потоков).
Шаг 7. Оплатить труд работников с учетом особенностей
Примечание. См. статью «Выбираем систему оплаты труда при суммированном учете рабочего времени» на с. 40 журнала N 7, 2015.
Рассмотрим особенности оплаты сверхурочной работы при суммированном учете рабочего времени.
- В отличие от обычного графика, когда сверхурочная работа оплачивается ежемесячно, сверхурочная работа при суммированном учете оплачивается по окончании учетного периода (ст. 99 ТК РФ). Как и при обычном графике, неоплата сверхурочных может повлечь не только их взыскание в судебном порядке, но и взыскание процентов (ст. 236 ТК РФ), а также взыскание компенсации морального вреда (ст. 237 ТК РФ) (Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 23.01.2015 по делу N 33-323).
- Статья 152 ТК РФ указывает, что при сверхурочной работе оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном. Если для работника установлена тарифная ставка, то применение этого условия не составит труда. Однако если работнику установлен оклад, возникает вопрос: на какую сумму — оклада или средней зарплаты — следует начислить полуторный или двойной размер.
В связи с тем что в ст. 152 ТК РФ нет норм на этот счет, можно воспользоваться правилами ч. 1 ст. 153 ТК РФ, которая говорит именно об использовании при расчете оклада, а не средней заработной платы. Такой вывод содержится в Решении Верховного Суда РФ от 21.06.2007 N ГКПИ07-516 (см. также Апелляционное определение Оренбургского областного суда от 03.07.2012 по делу N 33-3812/2012).
- Согласно ст. 152 ТК РФ оплата сверхурочной работы работникам, получающим месячный оклад, будет производиться в следующем порядке:
- за первые два часа — не менее чем в полуторном размере;
- за последующие часы — не менее чем в двойном размере.
Если при расчете двойного или полуторного размера при тарифной ставке расчет очевиден, то расчет повышенной оплаты при установленном работнику окладе может вызывать вопросы. Как рассчитать тарифную ставку из оклада? Законом не определен порядок расчета часовой тарифной ставки исходя из оклада. На практике встречаются два варианта расчета тарифной ставки из оклада. Постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 27.12.1972 N 383/35 «Об утверждении Разъяснения «О порядке исчисления часовых тарифных ставок работникам, труд которых оплачивается по дневным и месячным ставкам (окладам), для определения дополнительной оплаты труда за работу в ночное время» предлагает рассчитывать тарифную ставку исходя из месячной нормы. Письмо Минздрава от 02.07.2014 N 16-4/2059436 — исходя из годовой нормы.
Рассмотрим указанное на конкретном примере.
Пример 6. Расчет тарифной ставки из оклада.
Правило 1. Суммированный учет рабочего времени вводят в строго определенных случаях
- Суммированный учет рабочего времени вводят, когда по условиям производства, работы при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда, — не исключение. Правило касается организаций и индивидуальных предпринимателей.
Суммированный учет рабочего времени надо вводить, если:
- работа круглосуточная;
- в организации применяется междусменный режим работы;
- есть работники, котором установлено гибкое рабочее время;
- при вахтовом методе работы — в этом случае введение суммированного учета обязательно.
Суммированный учет вводят в целом по организации или для определенных категорий работников. Например, проводникам, продавцам, охранникам и др.
Некоторым работникам суммированный учет рабочего времени устанавливают на основании нормативных правовых актов органов исполнительной власти:
- Пример: водителям автомобилей устанавливают суммированный учет с учетным периодом в месяц, если им невозможно соблюдать нормы ежедневной (еженедельной) продолжительности рабочего времени ( п. 8 Приказа Минтранса России от 20.08.2004 № 15) .
Правило 3. Продолжительность рабочего времени за учетный период в целом не должна превышать нормальное число рабочих часов
Это правило является одним из самых важных при суммированном учете рабочего времени.
Из ст. 104 ТК РФ следует, что нормальное число рабочих часов за учетный период определяют из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени:
- Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ).
- Другую продолжительность рабочего времени в неделю можно установить отдельным категориям работников. Пример: работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, — 36 часов в неделю.
За несоблюдение еженедельной нормальной продолжительности рабочего времени компанию могут оштрафовать на сумму от 30 000 руб. до 50 000 руб. Разрабатывая график работы при суммированном учете, учитывайте ограничения, приведенные в ст. 91 ТК РФ.
Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н.
- При подсчете нормы рабочего времени исключаются периоды, когда работник фактически не работал. Например, был в отпуске, на больничном, в командировке, проходил профессиональное обучение и пр.
- Если работник в учетном периоде отработал все дни по графику (не был в отпуске, на больничном, в командировке и т.д.), то норма часов за учетный период будет соответствовать норме часов за месяцы этого периода по производственному календарю.
Суммированный учет при сверхурочной работе
Суммированный учет предприятия вводят чаще всего в том случае, когда не могут предложить сотрудникам 8-часовой рабочий день без переработок. Например, курьер службы доставки пиццы может работать 12-14 часов в день. Тогда предприятие организует посменный режим, чтобы компенсировать переработки в одни дни отдыхом в другие дни. Но даже при таком режиме сотрудники иногда работают сверхурочно. Тогда за переработки они получают доплату, которая рассчитывается по итогам учетного периода.
Переработку считайте по итогам установленного учетного периода. Может получиться так, что в предпраздничный день сотрудник отработал на час больше остальных, а по итогам всего учетного периода его отработанные часы вписались в норму. В таком случае сверхурочных не будет. Это главная особенность суммированного учета.
Первые два часа переработки должны оплачиваться не менее чем в полуторном размере, а дальнейшие часы переработки — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ). Это гарантии ТК РФ, но организация может предлагать и большее вознаграждение за сверхурочную работу. Вместо выплат сотруднику можно предложить отдых на то количество часов или дней, которые он переработал.
В трудовом кодексе четко не указано, как рассчитывать сверхурочные при переработке. Если переработка составила, например, 10 часов в месяц, рекомендуем оплатить первые два часа по коэффициенту 1,5, а остальные 8 — по коэффициенту 2. Некоторые работодатели предпочитают разбивать часы переработки по сменам и использовать ставку 1,5 для большего количества часов. Суды с этим, как правило, не соглашаются.
Если рабочий день совпадает с праздничным, и это происходит в соответствии с установленным графиком рабочего времени, то этот день оплачивается обычным образом. Если же работа в праздник не входила в норму рабочего времени по графику и является переработкой, то оплата за этот день должна быть минимум вдвое больше, чем в простой день (ст. 153 ТК РФ). По желанию работника вместо денежной компенсации он может взять другой день отдыха.
Существуют ограничения по сверхурочной работе: например, нельзя превышать 4 часа переработки в двух рабочих днях подряд, а годовой предел переработки составляет 120 часов (ст. 99 ТК РФ).
Пример оплаты сверхурочной работы
На предприятии установлен суммированный учет рабочего времени и фиксированная ставка оплаты труда 200 рублей в час. Сотрудник в течение мая 2021 года отработал 160 часов, из них сверхурочно — 8 часов. Предприятие следует ТК РФ и первые два часа переработки оплачивает в полуторном размере, а последующие часы — в двойном. По фиксированной ставке рассчитаем оплату за отработанные по нормативу часы:
(160 – 8) × 200 = 30 400 рублей
Первые два часа переработки: 2 × 200 × 1,5 = 600 рублей.
Последующие часы переработки: (8 – 2) × 200 × 2 = 2 400 рублей.
Итого сотрудник получит оплату: 30 400 + 600 + 2 400= 33 400 рублей.
В каких случаях применяется суммированный учет
На большинстве предприятий и организаций учет рабочего времени ведется по стандартной схеме — ежедневно и составляет 8-ми часовой рабочий день или 40-ка часовую рабочую неделю соответственно.
Но в некоторых случаях продолжительность рабочего дня определяется индивидуально, в зависимости от самых разных факторов: загруженности предприятия, особенностей условий труда работника и т.п. При таком гибком графике, когда устанавливать точную длительность смены нецелесообразно, руководство принимает решение о суммированном учете рабочего времени.
Иными словами сотрудник работает по собственному режиму: например, в понедельник отрабатывает 6 часов, во вторник — 9, в среду — 10 и так до конца недели. В результате его рабочее время к концу недельного периода должно равняться стандартным 40 часам, как и положено по закону. В приведенном примере рассматривался суммированный учет рабочего времени, равный одной неделе.
Общие положения о суммированном учете рабочего времени
СУРВ — это специфический режим трудовой деятельности, базирующийся на соблюдении ряда расписаний. Зачастую подобный учет характерен для компаний, в которых сотрудники трудятся по скользящему или сменному графикам.
Внедрение такого порядка рабочей деятельности происходит «от противного» − то есть, применяется только в тех условиях, когда другие варианты невозможны. В соответствии со ст. 91-92 ТК РФ, нормальное число трудовых часов в неделю фиксируется на таких отметках:
- 24 часа − для работников, которым еще не исполнилось 16 лет;
- 35 – для лиц, у которых имеется документальное подтверждение их инвалидности;
- 36 – для субъектов, трудящихся в педагогической сфере, а также для тех граждан, которые работают на производствах с наличием пагубных факторов, отрицательно влияющих на здоровье;
- 39 – для врачей и иных медицинских работников;
- 40 – стандартный норматив для трудоустроенного населения.
Следовательно, рабочая неделя не может быть более 40 часов. В условиях, когда на предприятии установлен СУРВ, данное правило не является строгим. Например, если в рамках одной недели сотрудник отработал только 30 часов, то на следующей неделе он правомерно может отработать 50. Главное требование – чтобы по результатам отчетного периода показатель фактически отработанного времени не превышал нормы.
В соответствии со ст. 103 ТК РФ, оформление графика для СУРВ необходимо только для сменных режимов труда. В условиях, когда субъекты работают на основании иных условий, составление графика может быть неактуальным. Впрочем, как демонстрирует практика, наниматели, тем не менее, составляют графики работы при СУРВ, так как обеспечить итоговое соответствие трудового времени нормам другим путем почти невозможно.
СУРВ может устанавливаться как для целой компании, так и для определенной категории рабочих. Помимо прочего, СУРВ может внедряться как временно, так и на постоянной основе.
Что такое суммированный учет рабочего времени
Если нельзя установить для работника фиксированный рабочий день, вводят сменные или скользящие графики. Например, водитель междугороднего автобуса не может работать точно восемь часов в день.
Его смена может длиться дольше или, наоборот, меньше. Длительность его смены зависит от нескольких условий: расстояния между пунктами отправления и назначения, количества поездок, погодных условий.
В результате количество отработанных часов может превысить или оказаться меньше 40 часов в неделю.
Стандартное количество рабочих часов установлено в ст. 91, 92 ТК РФ:
- Стандартная рабочая неделя – 40,
- Рабочая неделя медика – 39,
- Норма для педагогических работников – 36,
- Норма для работающих инвалидов – 35,
- Рабочая неделя сотрудников до 16 лет – 24.
При скользящем или сменном графике количество отработанных часов в неделю может оказаться больше или меньше нормы. Но работодатель учитывает не недельный показатель.
Подсчет отработанного времени ведется в течение учетного периода. Например, месяца, квартала или даже года. Недоработка на одной неделе может компенсироваться переработкой в течение другой.
Норма отрабатывается в течение месяца, квартала или года.