Планово-экономический отдел. Функции. Структура
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Планово-экономический отдел. Функции. Структура». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работники ПЭО занимаются сбором информации об экономическом положении компании, составлением планов и прогнозов. На основании проведенных экономических расчетов аналитики подготавливают отчеты, справки, аналитические записки. Зачастую на специалистов структурного подразделения ложится обязанность по составлению бизнес-планов или инвестиционных проектов.
Чем занимается планово экономический отдел
Данный отдел экономики работает над сбором финансовых показателей любых бюджетных организаций, их анализом, а также учреждением планов развития, что делаются на основе выводов, полученных экономистами в ходе проведения анализа.
В работе малого бизнеса подобная функция может быть возложена целиком на плечи руководителя предприятия (или ИП). По мере увеличения масштабов компании данные полномочия руководитель может переложить на второе лицо или даже на группу лиц. Чем крупнее предприятие, тем больше людей в нем отвечают за финансовое планирование. Все эти люди и объединяются в ПЭО.
Планово-экономический отдел имеет следующие задачи и функции:
- Сформировать цельную экономическую политику компании на основе разбора состояния отрасли и тенденций ее развития. Улучшать планирование затрат на реализацию деятельности компании.
- Сформировать и определить экономическую стратегию развития фирмы с целью приспособления ее хозяйственной деятельности к финансовым условиям (внутренним и внешним), которые постоянно изменяются.
- Разработать экономическое планирование и проанализировать экономическое положение предприятия. Осуществлять контроль за применением законодательства в экономической сфере подразделениями компании.
- Разработать и подготовить к утверждению проекты текущих и перспективных планов хозяйственной работы и развития компании. Руководить подготовкой среднесрочных и долгосрочных всеобщих планов производственной, финансово-хозяйственной деятельности организации.
- Создать ценовую политику компании. Разработать прогнозы народнохозяйственного развития предприятия, которые будут соответствовать потребностям рынка.
- Разработать и согласовать с главной бухгалтерией и отделом расчеты по мобилизации личных средств.
Неправильная организация работы планового отдела
Рассмотрим неправильную организацию работы планового отдела на большом производственном предприятии, которая характерна для многих российских предприятий, получивших плановый отдел «в наследство» от социалистического прошлого и не представляющих зачем нежен плановый отдел в современных условиях развития бизнеса.
Работа планового отдела на таком крупном предприятии заключается в наполнении нескольких десятков таблиц, каждая по 20–30 колонок и 50–100 строк, сначала плановыми, а затем фактическими данными, причем иногда при самой минимальной автоматизации, когда фактические данные нужно узнавать по телефону у бухгалтеров. Два раза в месяц (план и факт) пухлая папка с распечатками формата А3 ложится на стол генеральному директору, причем факт за месяц делается лишь к концу следующего месяца. Директор эту папку через некоторое время возвращает с вопросом, наподобие: «А сколько у нас прибыль по холдингу за период?» При этом начальник планового отдела искренне считает, что отчет составляется зря, так как директор его даже не открывает.
На самом деле, чтобы проанализировать наполнение такой папки, уйдет неделя, а то и больше. Причем там действительно нет ни плановой, ни фактической прибыли по холдингу, так как представлена прибыль отдельно по юридическим лицам, которые входят в структуру холдинга. Но чтобы «высмотреть» прибыль в дальних колонках разных «простыней» ни у одного директора никогда не хватит времени. При всем при этом плановый отдел всегда укомплектован согласно штатному расписанию, состоит из шести человек, которые под завязку загружены работой.
В действительность такая работа предприятию не нужна, так как фактически она отвлекает внутренние ресурсы предприятия на процессы, которые не прибавляют эффективности деятельности предприятия в целом.
Среди причин такой ситуации следует выделить две наиболее распространенные:
- Плановый отдел существует только ради «существования».
- В силу отсутствия необходимого образования сотрудники планового отдела не представляют, как организовать работу отдела так, чтобы она имела эффект.
В каждом учебнике по экономике сказано, что ПЭО – действительно нужное структурное подразделение компании. Без него эффективность работы многих предприятий и организаций значительно снижается. Хотя не во всех компаниях деятельность ПЭО налажена правильно.
Где-то четко не определены функции отдела, где-то – задачи сотрудников. В некоторых фирмах складывается сложная обстановка с подчиненностью работников ПЭО. Хотя планирование в условиях рыночной экономики – важнейший процесс.
Для устранения проблемы необходимо, чтобы руководитель фирмы четко понимал ответы на следующие вопросы:
Если однозначно принято решение о создании ПЭО, то стоит немедленно перейти к оформлению регламентирующей документации, где помимо общих положений будут прописаны:
- структура отдела;
- права и функции;
- ответственность;
- работа с другими структурами фирмы.
Если придерживаться этих рекомендаций при оформлении планово-экономического отдела и его функций, тогда у компании появится эффективная структурная единица.
Действительно, если работа данного подразделения четко налажена, то его специалисты способны оптимизировать без вреда для деятельности все производственные процессы. Переводя на язык денег это значит, что наличие эффективно работающего ПЭО позволяет тратить меньше ресурсов, а зарабатывать больше.
Место и назначение планово-экономического отдела, задачи, решаемые отделом
Плановая работа на предприятии охватывает большой комплекс вопросов: разработку плана производства, планирование технического развития и совершенствование организации производства и труда, планирование затрат живого труда, расходов материальных и денежных ресурсов, планирование издержек производства, прибыли, а также доведение этих планов до производственных подразделений и организацию контроля за их выполнением.
Руководство работой по экономическому планированию на предприятии, направленной на организацию рациональной хозяйственной деятельности, выявление и использование резервов производства, осуществляет планово-экономический отдел (ПЭО). Он проводит экономическое планирование на предприятии, направленное на организацию рациональной хозяйственной деятельности, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей экономической эффективности; проводит комплексный экономический анализ деятельности предприятия и расчет мероприятий по ускорению темпов роста производительности труда, эффективному использованию производственных мощностей, материальных и трудовых ресурсов, повышению рентабельности производства.
ПЭО имеет стандартную структуру. Во главе данного отдела стоит лицо, которое напрямую подчиняется финансовому руководителю, директору по рекламе и продвижению или даже генеральному директору. Все зависит от структуры организации компании в целом.
Выделяют два типа структурной организации ПЭО:
Последний тип организации характерен для производственных компаний.
Преимущество первого типа организации состоит в том, что работу такой структурной единицы компании легко контролировать. Недостаток же заключается в том, что информация до сотрудников ПЭО поступает не всегда своевременно.
Если использовать первый вариант организации планово-экономического отдела и его функций, то за его сотрудниками следует закрепить следующие функции:
Не реже используется и второй метод организации ПЭО. В таком случае сотрудникам отдела следует доверить следующие функции:
Важно, чтобы сотрудникам ПЭО, работающим вне своего подразделения, предоставляли всю необходимую для дальнейшего анализа и построения планов относительно экономики организаций и предприятий.
Работники ПЭО могут быть подчинены и непосредственно руководителю отдела, и руководителю какого-либо производственного подразделения. В первом случае подчинение называется функциональным, во втором – административным. Так выглядит двойное подчинение.
За экономистом планово-экономического отдела следует закрепить следующие функции:
Преимущества данного типа организации планово-экономического отдела и его функций в том, что вся необходимая информация поступает к аналитикам подразделения без задержек. Недостатком является слабый контроль работы экономистов, которые работают вне отдела, а также факт двойного подчинения сотрудников.
Такой способ организации работы может значительно увеличить штат ПЭО до неоправданных размеров.
Связь функции ПЭО и бизнес-процессов в фирме
Основными бизнес-процессами, происходящими в компании, являются:
Для каждого из этапов работы фирмы у ПЭО предусмотрена своя задача.
При работе с продажами продукции ПЭО осуществляет планирование продаж, производит их контроль и дальнейший анализ. При производстве продукции задачи ПЭО аналогичные.
Когда производственный процесс находится на этапе закупки необходимых ресурсов, ПЭО также занимается планированием закупок, их контролем и анализом приобретенных ценностей и средств. С научно-исследовательскими и экспериментальными разработками ситуация такая же.
Планирование, контроль и анализ – три обязанности экономиста на предприятии при работе с основными бизнес-процессами. Зачем этим заниматься? Чтобы в дальнейшем эти же процессы оптимизировать.
Бизнес-процессы бывают и вспомогательными. Они представляют собой:
Какие задачи у ПЭО в данном случае? Те же: планирование, контроль и анализ. В первом случае работа ведется над технологией производства опытных разработок, во втором – над сертификацией, лицензированием и метрологией, в третьем – над обслуживанием техники и энергообеспечением, в четвертом – над строительством зданий, в пятом – над транспортными расходами.
Выделяют обслуживающие бизнес-процессы организации, в которые входят:
В этом случае обязанности экономиста на предприятии не меняются.
Связь функции ПЭО и бизнес-процессов в фирме
Основными бизнес-процессами, происходящими в компании, являются:
Для каждого из этапов работы фирмы у ПЭО предусмотрена своя задача.
При работе с продажами продукции ПЭО осуществляет планирование продаж, производит их контроль и дальнейший анализ. При производстве продукции задачи ПЭО аналогичные.
Когда производственный процесс находится на этапе закупки необходимых ресурсов, ПЭО также занимается планированием закупок, их контролем и анализом приобретенных ценностей и средств. С научно-исследовательскими и экспериментальными разработками ситуация такая же.
Бизнес-процессы бывают и вспомогательными. Они представляют собой:
Выделяют обслуживающие бизнес-процессы организации, в которые входят:
В этом случае обязанности экономиста на предприятии не меняются.
ПЭО имеет стандартную структуру. Во главе данного отдела стоит лицо, которое напрямую подчиняется финансовому руководителю, директору по рекламе и продвижению или даже генеральному директору. Все зависит от структуры организации компании в целом.
Выделяют два типа структурной организации ПЭО:
- Организация, при которой рабочие места сотрудников ПЭО находятся внутри отдела.
- Организация, при которой часть сотрудников работает вне отдела (занимаются сбором сведений о работе фирмы), а часть – внутри (занимаются анализом полученных сведений и составлением планов).
Последний тип организации характерен для производственных компаний.
Преимущество первого типа организации состоит в том, что работу такой структурной единицы компании легко контролировать. Недостаток же заключается в том, что информация до сотрудников ПЭО поступает не всегда своевременно.
Если использовать первый вариант организации планово-экономического отдела и его функций, то за его сотрудниками следует закрепить следующие функции:
- получение первичных данных от финансовых источников и структурных подразделений;
- создание методов планирования, а также управленческой отчетности;
- непосредственное создание управленческой отчетности;
- контроль и анализ работы фирмы в целом.
Не реже используется и второй метод организации ПЭО. В таком случае сотрудникам отдела следует доверить следующие функции:
- контроль за выполнением разработанных планов;
- контроль за реализацией бюджета конкретного подразделения;
- анализ эффективности работы конкретного подразделения.
Важно, чтобы сотрудникам ПЭО, работающим вне своего подразделения, предоставляли всю необходимую для дальнейшего анализа и построения планов относительно экономики организаций и предприятий.
Работники ПЭО могут быть подчинены и непосредственно руководителю отдела, и руководителю какого-либо производственного подразделения. В первом случае подчинение называется функциональным, во втором – административным. Так выглядит двойное подчинение.
За экономистом планово-экономического отдела следует закрепить следующие функции:
- Разработку методологий направлений деятельности (как во всей фирме, так и в отдельных подразделениях организации).
- Разработку основных справочников, содержащих показатели эффективности работы подразделений фирмы.
- Разработку политики управления компанией.
- Разработку плановых и отчетных форм.
- Разработку методов анализа и оценивания эффективности работы фирмы.
Преимущества данного типа организации планово-экономического отдела и его функций в том, что вся необходимая информация поступает к аналитикам подразделения без задержек. Недостатком является слабый контроль работы экономистов, которые работают вне отдела, а также факт двойного подчинения сотрудников.
Такой способ организации работы может значительно увеличить штат ПЭО до неоправданных размеров.
Регламентация работы ПЭО
Некоторые компании создают ПЭО, но совершенно не заботятся о регламентации работы этого структурного подразделения. Не создается никакого положения о планово-экономическом отделе.
Если в организации никак не регламентирована работа ПЭО, нужно срочно подготовить документ, который решит этот недочет. Данный документ станет базой для создания должностных инструкций сотрудников, работающих в ПОЭ, что позволит решить проблемы, описанные в начале статьи.
Стандартный регламентирующий документ планово-экономического отдела и его функций содержит следующие пункты:
- Общие положения.
- Структура отдела.
- Основные задачи отдела.
- Функции отдела.
- Права.
- Работа с другими структурами предприятия.
- Ответственность.
- Критерии оценки деятельности отдела.
Далее будет более подробно описана структура документа, регламентирующего работу и задачи планово-экономического отдела.
ПЭО имеет стандартную структуру. Этот отдел возглавляет человек, который подчиняется непосредственно финансовому директору, директору по рекламе и продвижению или даже генеральному директору. Все зависит от организационной структуры компании в целом.
Существует два типа структурной организации ПЭО:
- Организация, в которой рабочие места сотрудников ПЭО расположены в составе отдела.
- Организация, в которой часть сотрудников работает вне отдела (сбор информации о работе компании), а часть внутри (анализ полученной информации и составление планов).
Последний тип организации типичен для производственных компаний.
Преимущество первого типа организации в том, что работу такого структурного подразделения компании легко контролировать. Обратной стороной является то, что информация для сотрудников PEO не всегда поступает своевременно.
Если вы используете первый вариант организации планово-экономического отдела и его функций, то на его сотрудников должны быть возложены следующие функции:
- создание методик планирования, а также управленческой отчетности;
- получать первичные данные из финансовых источников и структурных подразделений;
- прямое создание управленческой отчетности;
- контроль и анализ работы компании в целом.
Не менее часто используется и второй способ организации ПЭО. В этом случае на сотрудников отдела следует возложить следующие функции:
- контроль за исполнением бюджета данного подразделения;
- контроль за реализацией разработанных планов;
- анализ эффективности того или иного отдела.
важно, чтобы сотрудники PEO, работающие вне своего подразделения, были оснащены всем необходимым для дальнейшего анализа и составления планов, касающихся экономики организаций и предприятий.
Сотрудники ПЭО могут быть подчинены как напрямую начальнику отдела, так и руководителю любого производственного подразделения. В первом случае подчинение называется функциональным, во втором — административным. Так выглядит двойное подчинение.
На экономиста планово-экономического отдела возложить следующие функции:
- Разработка методологий по направлениям деятельности (как в компании в целом, так и в отдельных подразделениях организации).
- Разработка основных справочников, содержащих показатели эффективности подразделений компании.
- Разработка политики управления компанией.
- Разработка форм планирования и отчетности.
- Разработка методов анализа и оценки эффективности компании.
Преимущества такого типа организации планово-экономического отдела и его функций в том, что вся необходимая информация поступает к аналитикам отдела незамедлительно. Недостатком является слабый контроль за работой экономистов, работающих вне отдела, а также факт двойного подчинения сотрудников.
Такой способ организации работы может значительно увеличить штат ПЭО до неоправданной численности.
Связь функции ПЭО и бизнес-процессов в фирме
Основные бизнес-процессы, которые происходят в компании:
- производство;
- продажа;
- поход по магазинам;
- экспериментальные исследования и разработки.
На каждый из этапов работы предприятия у ПЭО своя задача.
Работая с продажами продукции, PEO выполняет планирование продаж, проверки и дальнейший анализ. В производстве продукции задачи ПЭО схожи.
Когда производственный процесс находится в фазе закупки необходимых ресурсов, PEO также занимается планированием закупок, их контролем и анализом стоимости и приобретенных средств. То же самое и с исследованиями и разработками.
Планирование, контроль и анализ — три обязанности экономиста в бизнесе при работе с фундаментальными бизнес-процессами. Зачем это делать? Чтобы оптимизировать эти процессы в будущем.
Бизнес-процессы также являются вспомогательными. Они представляют:
- инженерное дело;
- технология производства;
- качество выпускаемой продукции;
- строительство капитальных сооружений;
- логистика.
Каковы задачи PEO в этом случае? То же: планирование, контроль и анализ. В первом случае ведутся работы по технологии производства опытных разработок, во втором — по сертификации, лицензированию и метрологии, в третьем — по обслуживанию оборудования и энергоснабжению, в четвертом — по строительству здания, в пятом — на транспортные расходы.
Выделяют организации, поддерживающие бизнес-процессы, к которым относятся:
- финансовый менеджмент;
- работа с персоналом;
- маркетинг;
- юридические услуги;
- общее руководство.
При этом задачи экономиста в фирме не меняются.
Работники ПЭО занимаются сбором информации об экономическом положении компании, составлением планов и прогнозов. На основании проведенных экономических расчетов аналитики подготавливают отчеты, справки, аналитические записки. Зачастую на специалистов структурного подразделения ложится обязанность по составлению бизнес-планов или инвестиционных проектов.
На планово-экономический отдел возложены следующие функции:
- проведение анализа финансово-хозяйственной деятельности компании;
- формирование плана (прогноза) будущих экономических результатов;
- мониторинг конечных финансовых результатов;
- выявление резервов повышения эффективности деятельности компании;
- регулирование производства;
- контроль над расходованием средств, над целевым использованием денежных ресурсов, над эффективностью их распределения;
- координация политики ценообразования;
- участие в распределении денежных средств.
Зачастую работники планово-экономического отдела, кроме выполнения основных функций, занимаются ведением управленческого учета.
Взаимосвязь деятельности предприятия и функций планово-экономического отдела
Деятельность всего предприятия тесно связана с функциями, которые выполняет планово-экономический отдел. Чтобы ясно увидеть данную корреляцию, работу компании делят на группы: основную, вспомогательную и обслуживающую:
| Классификация деятельности компании | Вид деятельности фирмы | Функции планово-экономического отдела |
| Основная | Исследование и разработка новых видов производства | Прогнозирование, контроль проведения научно-исследовательских разработок, анализ результатов, расчет и планирование закупок сырья и НМА |
| Реализация продукции | Прогнозирование уровня продаж, контроль над исполнением плана, анализ реализационной деятельности | |
| Производство товаров и услуг | Планирование объема производства, координация производственных цехов, анализ конечного результата отдела изготовления продукции. | |
| Закупки | Планирование объема приобретения сырья, материалов, ОС, НМА, управление деятельностью закупочного отдела, анализ объема закупок. | |
| Вспомогательная | Выбор технологии производства | Анализ исследований, нормирование выработки, определение технологии и контроль над ее применением |
| Отслеживание качества | Разработка нормативов качества продукции, контроль над производством товаров без брака, проведение анализа в области лицензирования и сертификации. | |
| Инженерная и капитальное строительство | Анализ, прогнозирование и управление ремонтно-конструкторскими работами | |
| Транспортная деятельность | Разработка транспортной карты, определение вида транспорта, расчет топлива, прогноз затрат, анализ фактических показателей и регулирование этапов выполнения плана. | |
| Обслуживающая | Обслуживание персонала | Прогнозирование, оценка и управление оплатой труда, созданием условий работы и затратами на управление сотрудниками |
| Проведение маркетинговой работы | Прогнозирование, оценка и регулирование затрат, направленных на осуществление маркетинговой деятельности | |
| Финансовая деятельность | Прогнозирование, оценка и регулирование финансов. | |
| Деятельность по юридическому сопровождению сделок | Прогнозирование, оценка и регулирование затрат работы юридического отдела | |
| Административная работа | Прогнозирование, оценка и управление тратами на администрирование |
Структура планового отдела
В плановый отдел входит весь спектр специалистов, которые непосредственно помогают осуществлять функции планирования. Каждое предприятие организовывает работу своего планового отдела исходя из специфики собственного производства. Чтобы работа планового отдела была наиболее продуктивной, он должен находиться в постоянной информационной связи с другими подразделениями предприятия. Наиболее тесное сотрудничество на практике бывает с бухгалтерией, специалистами сметного дела, производственным отделом, отделами сбыта, маркетинга, материально-технического обеспечения, организации труда и заработной платы. В штате сотрудников должны обязательно присутствовать:
— начальник планово-экономического отдела;
— заместитель;
— экономист по ценообразованию;
— профильные экономисты.
Количественный состав планового отдела оговаривается штатным расписанием предприятия и напрямую зависит от масштабов производства. А в штате небольших фирм планового отдела может и не быть. В этом случае, его обязанности исполняет либо отдел маркетинга, либо непосредственно руководство.